Strona główna 9 ERP dla branż 9 Systemy ERP w instytucjach kultury

Systemy ERP w instytucjach kultury

System klasy ERP, taki jak enova365 nierozerwalnie kojarzy się z biznesem. Czy jest to jedyne słuszne skojarzenie? Czy muzea, teatry, biblioteki to organizacje biznesowe? W tym artykule wskażemy Wam, że oprócz kluczowej roli w organizacji życia kulturalnego dla społeczeństwa, prowadzicie w nich działalność biznesową, często bardziej złożoną niż w średniej wielkości spółkach.

Spis treści

  1. Czy system ERP jest potrzebny w instytucjach kultury?
  2. Możliwości oraz cele dla branży kultury i sztuki z wykorzystaniem enova365
  3. Wyzwania wdrożeniowe i sposoby ich rozwiązania
  4. Korzyści dla organizacji i spodziewane efekty po wdrożeniu enova365
  5. Najczęściej wykorzystywane moduły enova365 w instytucjach kultury i sztuki
  6. Centrum Wdrożeń Informatycznych – wiedza i doświadczenie w zakresie wdrożeń w instytucjach kultury

Czy system ERP jest potrzebny w instytucjach kultury?

Myśląc o instytucji związanej z kulturą jako klienci, mamy przed sobą obraz sali, spektaklu lub zasobów, do których kupujemy bilet. Dzięki niemu dowiadujemy się czegoś więcej, miło spędzamy czas, a także mamy możliwość podzielenia się dziedzictwem kulturowym z kolejnymi pokoleniami. Jeżeli pracujesz w takiej instytucji, wiesz, że za tym, aby klient kupił bilet stoi szereg innych czynności do wykonania. Pracujesz w swoim dziale, wiesz które zadania wydają Ci się niepotrzebnie skomplikowane, co można by zautomatyzować, a co być może w ogóle wyeliminować. Pracujesz z systemem informatycznym, w którym nie wszystko da się zrobić, a nazewnictwo formularzy i komunikatów interfejsu nijak ma się do organizacji, w której pracujesz.

Nasze doświadczenia pokazują, że poruszając się po strukturze organizacyjnej, na każdym poziomie słyszymy podobne stwierdzenia i wnioski. Jako firma wdrożeniowa, patrzymy na instytucje kulturalne zdecydowanie szerzej. Dostrzegamy nie tylko punkty styku z klientami, ale przede wszystkim procesy i zasoby wewnętrzne oraz szereg osób, próbujących je ogarnąć.

W porównaniu do typowego biznesu, w instytucjach związanych z kulturą, m.in. w muzeach, w kinach, w teatrach, w bibliotekach, zdecydowanie częściej spotkaliśmy się ze współistnieniem takich struktur jak:

  • wieloodziałowość i współpraca szeregu jednostek, znajdujących się w różnych obszarach geograficznych – krajowych i zagranicznych,
  • charakter sieciowy, szczególnie w przypadku kin i jednostek prywatnych,
  • obsługa nieruchomości – na potrzeby własne, ale również najmu długoterminowego i krótkoterminowego, wśród których wyróżniamy lokale o przeznaczeniu biurowym, magazynowym, hotelowym, konferencyjnym oraz widowiskowo-koncertowym,
  • obsługa floty samochodowej, pojazdów osobowych oraz technicznych,
  • obsługa wielu magazynów i specyficzne ruchy oraz procesy związane z przesuwaniem zasobów pomiędzy nimi,
  • rozgrzane do czerwoności kartoteki, zawierające setki tysięcy pozycji, przechowujących specyficzne dane oraz zdjęcia i załączniki,
  • rozbudowana oferta, na którą składają się usługi np. biletowane wejścia oraz sprzedaż produktów fizycznych i cyfrowych np. książek, biuletynów czy e-booków,
  • obecność działów badań i rozwoju, prowadzących działalność badawczą i naukową,
  • skomplikowane rozliczenia projektowe w przypadku instytucji publicznych, w których nie można przekroczyć budżetu, jednocześnie należy go w pełni zagospodarować,
  • obecność różnych źródeł finansowania, takich jak: przychody ze sprzedaży, dotacje, dofinansowania i granty publiczne oraz od prywatnych sponsorów.

To nie lada połączenie i wyzwanie organizacyjne. Wszystkimi obszarami zarządzają zespoły ludzkie o określonej strukturze, wyraźnych obszarach odpowiedzialności, sformalizowanych procedurach i powiązanych z nimi dokumentami, wnioskami i formularzami. Myślę, że nie musimy już nikogo przekonywać o biznesowym aspekcie w działalności instytucji kulturalnych. Pozytywny jest jednak fakt, że pomimo wyraźnej specyfiki w działaniu Waszych instytucji, typowo biznesowy system jakim jest enova365 odnajduje się w niej bardzo dobrze.

Kluczowym aspektem związanym z rozbudowaną strukturą organizacyjną, nie rzadko rozproszoną w kilku budynkach lub oddziałach, o mocno sformalizowanych procedurach jest zarządzanie przepływem informacji. Niezależnie od tego jakiego typu jest to sprawa, z punktu widzenia całokształtu działania instytucji oraz osób bezpośrednio uczestniczących w danej sprawie, ważne są czas działania, kompletność informacji, poprawność w wyciągniętych wnioskach oraz łatwość w wykonaniu zadania.

Większość powtarzalnych, już dobrze sprocedurowanych działań w instytucjach, takich jak: wnioski o wydatek, wnioski urlopowe, akceptacje faktur kosztowych, rozliczanie delegacji, wystarczy przenieść do systemu enova365, aby zadbać o ich terminowść i kompletność, zdalną obsługę bez konieczności dostarczania fizycznych wydruków do wielu osób oraz zaoszczędzić tysiące jak nie dziesiątki tysięcy złotych każdego miesiąca. W systemie enova365 jest to możliwe m.in. dzięki korzystaniu z aplikacji mobilnej oraz funkcjonalności pulpitów pracowniczych.

Możliwości oraz cele dla branży kultury i sztuki z wykorzystaniem enova365

Dzięki pracy w jednym, zintegrowanym systemie jakim jest enova365, w Wasze ręce może zostać oddane kompletne rozwiązanie, poprawiające organizację zarządzania dokumentami (moduł DMS), zarządzania projektami (moduł Projekty), przepływu informacji, wniosków i obsługi krytycznych procesów (moduł Workflow), naturalnie połączone z modułami związanymi z budżetowaniem, finansami oraz procesami HR (moduł Kadry i Płace, moduł Księgowość, moduł Projekty, moduł Opis Analityczny).

Podnoszenie konkurencyjności i atrakcyjności jednostek działających w obszarze kultury i sztuki to wymagające zadanie, w którym kluczową rolę odgrywa optymalizacja procesów wewnątrz instytucji. W tym wypadku, jako osoby decyzyjne macie również 100% wpływ na efektywność Waszej instytucji, a dzięki dostępowi do danych i rozwiązaniom analitycznym będziecie w stanie automatycznie obserwować wybrane przez Was kluczowe wskaźniki efektywności. Pomoże w tym m.in. moduł enova365 Business Intelligence pozwalający na wygodną, graficzną wizualizację danych z wielu modułów i źródeł.

Oprócz powyższych, warto również przyjrzeć się wielu praktycznym i codziennym zastosowaniom systemu klasy ERP enova365 w instytucjach kultury i sztuki. Zaliczamy do nich:

  • automatyzacja procesów – system enova365 daje możliwość automatyzacji wielu codziennych zadań w różnych obszarach, np. raportowanie, rezerwacja biletów,
  • możliwość szybkiej i dokładnej analizy – liczbę sprzedanych biletów, liczbę osób, które wzięły udział w zorganizowanym wydarzeniu, nieobecności pracowników, liczbę nadgodzin. Takie działanie pozwala na dokładną analizę wydatków i przychodów, a także trendów i poziomu zainteresowania wydarzeniami, które organizujemy,
  • łatwiejsze planowanie i organizacja wydarzeń – z enova365 na liście zadań możesz z łatwością planować wydarzenia z wyprzedzeniem, pod kątem dostępności zasobów, skuteczności promocji, a także kosztów,
  • poprawa efektywności działania instytucji – dzięki korzystaniu z poszczególnych modułów systemu enova365 jesteśmy w stanie w zauważalny sposób poprawić ogólną efektywność działania instytucji. Takie działanie przekłada się bezpośrednio na lepszą obsługę interesantów oraz większe zainteresowanie miejscem,
  • ułatwienie współpracy pomiędzy działami – enova365 pozwala na lepszą komunikację i współpracę pomiędzy różnymi działami instytucji. Pozwala to skuteczniej przekazywać informacje.

Wyzwania wdrożeniowe i sposoby ich rozwiązania

Przy prowadzeniu projektów wdrożeniowych związanych z enova365 w branży kultury i sztuki, spotkaliśmy się z wieloma wątpliwościami, nie tylko na polu technicznym. Są to dla nas normalne sytuacje, w których pomagamy Wam spojrzeć na organizację od nowa, w ujęciu całościowym, przez pryzmat stabilnych i sprawdzonych metod działania, nowoczesnych rozwiązań oraz w podejściu procesowym. W Centrum Wdrożeń Infromatycznych, jako rzetelny partner, od samego początku jesteśmy otwarci na Wasze problemy oraz chętnie zagłębiamy się w specyfikę działania poszczególnych wydziałów. Dostrzerzecie to w trakcie prac związanych z ofertowaniem, jak również w trakcie analizy przedwdrożeniowej.

Nasz zespół składa się z osób przygotowanych do pracy metodycznej i szkoleniowej. To osoby cechujące się wysoką kulturą, których zadaniem jest nie tylko paramteryzacja systemu czy inne aspekty techniczno – programistyczne, ale przede wszystkim bezstresowe, płynne i skuteczne wprowadzenie Waszego zespołu do współpracy z systemem enova365. Proces wdrożenia to czas, w którym wprowadzamy ludzi w nowy system oraz utrwalamy nowe podejście do procesów i zadań w ludziach.

Pomagamy Waszej organizacji w poradzeniu sobie z najczęściej pojawiającymi się obawami związanymi z wdrożeniem nowego systemu, takimi jak:

  • brak zrozumienia celu wdrożenia systemu – aby wdrożenie systemu enova365 miało sens dla instytucji, wszyscy pracownicy powinni zrozumieć istotę oraz możliwości jakie ono daje. Zmieniamy sposób myślenia i utrwalone nawyki, dzięki czemu dotychczasowe zadania wykonywane są szybciej oraz rzetelniej,
  • obawa przed redukcją etatów – nieodłącznym elementem automatyzacji, digitalizacji oraz informatyzacji procesów jest pojawiająca się w zespołach obawa o własną pracę. Zadaniem systemu enova365 jest wsparcie pracy wykonywanej przez ludzi oraz oszczędność ich czasu,
  • integracje z istniejącymi systemami – przed każdym wdrożeniem Centrum Wdrożeń Informatycznych analizuje dokładnie sytuację firmy, oraz rozwiązania, z których korzystają pracownicy. Określa możliwości i cele integracji z systemem enova365 oraz ich celowość (czy jest potrzeba aby pozostały inne systemy). Wdrożenie enova365 jest elastyczne, dzięki wielu możliwościom parametryzacji systemu oraz otwartości na wprowadzanie zmian poprzez programowanie niestandardowych funkcjonalności,
  • przeniesienie danych – w przypadku instytucji związanych z kulturą i sztuką, oprócz przeniesienia danych finansowych czy kadrowo – płacowych, musimy również wykonać migrację lub inwentaryzację i wprowadzenie różnych zbiorów. Jest to jeden z etapów wdrożenia,
  • poprawność procesów, naliczania wynagrodzeń itp. – w pierwszym okresie po uruchomieniu systemu, wspólnie z zespołem Twojej instytucji prowadzimy prace na dwóch systemach równolegle, sprawdzając poprawność wszystkich procesów i obliczeń dokonywanych przez system,
  • wyzwania nieokreślone – w trakcie wdrożenia mogą pojawić się wyzwania, których wcześniej nie braliśmy pod uwagę. W takim przypadku niezbędna jest elastyczność oraz odpowiednia reakcja na wystąpienie problemu. Dzięki zdobytemu doświadczeniu oraz wdrożeniom w obszarze instytucji kultury Centrum Wdrożeń Informatycznych potrafi opanować nieprzewidzianą sytuację,
  • szkolenie w wielu oddziałach – prowadzimy szkolenia na różnym poziomie zaawansowania, w formie stacjonarnej oraz zdalnej. Dojeżdżamy na szkolenia na terenie całego kraju. Szkolenie z obsługi systemu, jest nieodłączonym elementem procesu wdrożeniowego, w którym dzielimy się wiedzą merytoryczną, ustalonym i oddanym w systemie sposobem realizowania poszczególnych czynności oraz pokazujemy jak obsługiwać interfejs programu. Przygotowujemy instrukcje stanowiskowe oraz pomagamy we wdrażaniu nowych członków zespołu,
  • wątpliwości co dalej po wdrożeniu – świadczymy wysokiej klasy usługi serwisowe. Doskonale znając Twoją organizację, jesteśmy w stanie realnie wspierać Twój zespół w wykonywaniu codziennych czynności, rozwiązywać pojawiające się problemy techniczne, asystować podczas korzystania z nowości. Jesteśmy również źródłem nowoczesności i jako autoryzowany partner enova365, dostarczamy aktualizacje systemu, szkolenia z nowych modułów i funkcjonalności oraz pomagamy w rozwoju systemu.

Korzyści dla organizacji i spodziewane efekty po wdrożeniu enova365

Wśród korzyści, jakie instytucje kulturalne mogą osiągnąć po wdrożeniu systemu enova365 możemy wymienić:

  • usprawnienie procesów w całej organizacji,
  • dostęp do danych i informacji w jednym miejscu,
  • sprawne zarządzanie zbiorami,
  • rzetelniejsze zarządzanie finansami i rozliczenia projektów,
  • efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi,
  • samoobsługa pracowników,
  • cyfryzacja dokumentów i przyśpieszenie ich obiegu,
  • łatwiejsza i lepiej uporządkowana współpraca między pracownikami.

Dzięki tym korzyściom instytucje kultury mogą szybciej i sprawniej osiągać zamierzone cele i podnosić swoją atrakcyjność na rynku: klientów i pracowników.

Najczęściej wykorzystywane moduły enova365 w instytucjach kultury i sztuki

Ze wszystkich dostępnych modułów podstawowych oraz dodatkowych systemu enova365, ze względu na swoją specyfikę pracy, instytucje kultury wykorzystują ich najwięcej spośród innych branż. Zaliczamy do nich, m.in.

Centrum Wdrożeń Informatycznych – wiedza i doświadczenie w zakresie wdrożeń w instytucjach kultury

Dobrze dobrany system ERP to taki, który optymalizuje pracę i daje realne korzyści dla pracowników i samej firmy. Centrum Wdrożeń Informatycznych to doświadczony partner wdrożeniowy, który przeprowadzi Twoją firmę przes cały proces. Współpracujemy z takimi instytucjami, jak: Muzeum Łazienki Królewskie, Muzeum Narodowe o. Nieborów.

Skontaktuj się i poznaj szczegóły.