Systemy ERP w instytucjach kultury

System klasy ERP, taki jak enova365 nierozerwalnie kojarzy się z biznesem. Czy jest to jedyne słuszne skojarzenie? Czy muzea, teatry, biblioteki to organizacje biznesowe? W tym artykule wskażemy Wam, że oprócz kluczowej roli w organizacji życia kulturalnego dla społeczeństwa, prowadzicie w nich działalność biznesową, często bardziej złożoną niż w średniej wielkości spółkach.

Spis treści

1. Czy system ERP jest potrzebny w instytucjach kultury?
2. Możliwości oraz cele dla branży kultury i sztuki z wykorzystaniem enova365
3. Wyzwania wdrożeniowe i sposoby ich rozwiązania
4. Korzyści dla organizacji i spodziewane efekty po wdrożeniu enova365
5. Najczęściej wykorzystywane moduły enova365 w instytucjach kultury i sztuki
6. Centrum Wdrożeń Informatycznych – wiedza i doświadczenie w zakresie wdrożeń w instytucjach kultury

Czy system ERP jest potrzebny w instytucjach kultury?

Myśląc o instytucji związanej z kulturą jako klienci, mamy przed sobą obraz sali, spektaklu lub zasobów, do których kupujemy bilet. Dzięki niemu dowiadujemy się czegoś więcej, miło spędzamy czas, a także mamy możliwość podzielenia się dziedzictwem kulturowym z kolejnymi pokoleniami. Jeżeli pracujesz w takiej instytucji, wiesz, że za tym, aby klient kupił bilet stoi szereg innych czynności do wykonania. Pracujesz w swoim dziale, wiesz które zadania wydają Ci się niepotrzebnie skomplikowane, co można by zautomatyzować, a co być może w ogóle wyeliminować. Pracujesz z systemem informatycznym, w którym nie wszystko da się zrobić, a nazewnictwo formularzy i komunikatów interfejsu nijak ma się do organizacji, w której pracujesz.

Nasze doświadczenia pokazują, że poruszając się po strukturze organizacyjnej, na każdym poziomie słyszymy podobne stwierdzenia i wnioski. Jako firma wdrożeniowa, patrzymy na instytucje kulturalne zdecydowanie szerzej. Dostrzegamy nie tylko punkty styku z klientami, ale przede wszystkim procesy i zasoby wewnętrzne oraz szereg osób, próbujących je ogarnąć.

W porównaniu do typowego biznesu, w instytucjach związanych z kulturą, m.in. w muzeach, w kinach, w teatrach, w bibliotekach, zdecydowanie częściej spotkaliśmy się ze współistnieniem takich struktur jak:

• wieloodziałowość i współpraca szeregu jednostek, znajdujących się w różnych obszarach geograficznych – krajowych i zagranicznych,
• charakter sieciowy, szczególnie w przypadku kin i jednostek prywatnych,
• obsługa nieruchomości – na potrzeby własne, ale również najmu długoterminowego i krótkoterminowego, wśród których wyróżniamy lokale o przeznaczeniu biurowym, magazynowym, hotelowym, konferencyjnym oraz widowiskowo-koncertowym,
• obsługa floty samochodowej, pojazdów osobowych oraz technicznych,
• obsługa wielu magazynów i specyficzne ruchy oraz procesy związane z przesuwaniem zasobów pomiędzy nimi,
• rozgrzane do czerwoności kartoteki, zawierające setki tysięcy pozycji, przechowujących specyficzne dane oraz zdjęcia i załączniki,
• rozbudowana oferta, na którą składają się usługi np. biletowane wejścia oraz sprzedaż produktów fizycznych i cyfrowych np. książek, biuletynów czy e-booków,
• obecność działów badań i rozwoju, prowadzących działalność badawczą i naukową,
• skomplikowane rozliczenia projektowe w przypadku instytucji publicznych, w których nie można przekroczyć budżetu, jednocześnie należy go w pełni zagospodarować,
• obecność różnych źródeł finansowania, takich jak: przychody ze sprzedaży, dotacje, dofinansowania i granty publiczne oraz od prywatnych sponsorów.

To nie lada połączenie i wyzwanie organizacyjne. Wszystkimi obszarami zarządzają zespoły ludzkie o określonej strukturze, wyraźnych obszarach odpowiedzialności, sformalizowanych procedurach i powiązanych z nimi dokumentami, wnioskami i formularzami. Myślę, że nie musimy już nikogo przekonywać o biznesowym aspekcie w działalności instytucji kulturalnych. Pozytywny jest jednak fakt, że pomimo wyraźnej specyfiki w działaniu Waszych instytucji, typowo biznesowy system jakim jest enova365 odnajduje się w niej bardzo dobrze.

Kluczowym aspektem związanym z rozbudowaną strukturą organizacyjną, nie rzadko rozproszoną w kilku budynkach lub oddziałach, o mocno sformalizowanych procedurach jest zarządzanie przepływem informacji. Niezależnie od tego jakiego typu jest to sprawa, z punktu widzenia całokształtu działania instytucji oraz osób bezpośrednio uczestniczących w danej sprawie, ważne są czas działania, kompletność informacji, poprawność w wyciągniętych wnioskach oraz łatwość w wykonaniu zadania.

Większość powtarzalnych, już dobrze sprocedurowanych działań w instytucjach, takich jak: wnioski o wydatek, wnioski urlopowe, akceptacje faktur kosztowych, rozliczanie delegacji, wystarczy przenieść do systemu enova365, aby zadbać o ich terminowść i kompletność, zdalną obsługę bez konieczności dostarczania fizycznych wydruków do wielu osób oraz zaoszczędzić tysiące jak nie dziesiątki tysięcy złotych każdego miesiąca. W systemie enova365 jest to możliwe m.in. dzięki korzystaniu z aplikacji mobilnej oraz funkcjonalności pulpitów pracowniczych.

Możliwości oraz cele dla branży kultury i sztuki z wykorzystaniem enova365

Dzięki pracy w jednym, zintegrowanym systemie jakim jest enova365, w Wasze ręce może zostać oddane kompletne rozwiązanie, poprawiające organizację zarządzania dokumentami (moduł DMS), zarządzania projektami (moduł Projekty), przepływu informacji, wniosków i obsługi krytycznych procesów (moduł Workflow), naturalnie połączone z modułami związanymi z budżetowaniem, finansami oraz procesami HR (moduł Kadry i Płace, moduł Księgowość, moduł Projekty, moduł Opis Analityczny).

Podnoszenie konkurencyjności i atrakcyjności jednostek działających w obszarze kultury i sztuki to wymagające zadanie, w którym kluczową rolę odgrywa optymalizacja procesów wewnątrz instytucji. W tym wypadku, jako osoby decyzyjne macie również 100% wpływ na efektywność Waszej instytucji, a dzięki dostępowi do danych i rozwiązaniom analitycznym będziecie w stanie automatycznie obserwować wybrane przez Was kluczowe wskaźniki efektywności. Pomoże w tym m.in. moduł enova365 Business Intelligence pozwalający na wygodną, graficzną wizualizację danych z wielu modułów i źródeł.

Oprócz powyższych, warto również przyjrzeć się wielu praktycznym i codziennym zastosowaniom systemu klasy ERP enova365 w instytucjach kultury i sztuki. Zaliczamy do nich:

• automatyzacja procesów – system enova365 daje możliwość automatyzacji wielu codziennych zadań w różnych obszarach, np. raportowanie, rezerwacja biletów,
• możliwość szybkiej i dokładnej analizy – liczbę sprzedanych biletów, liczbę osób, które wzięły udział w zorganizowanym wydarzeniu, nieobecności pracowników, liczbę nadgodzin. Takie działanie pozwala na dokładną analizę wydatków i przychodów, a także trendów i poziomu zainteresowania wydarzeniami, które organizujemy,
• łatwiejsze planowanie i organizacja wydarzeń – z enova365 na liście zadań możesz z łatwością planować wydarzenia z wyprzedzeniem, pod kątem dostępności zasobów, skuteczności promocji, a także kosztów,
• poprawa efektywności działania instytucji – dzięki korzystaniu z poszczególnych modułów systemu enova365 jesteśmy w stanie w zauważalny sposób poprawić ogólną efektywność działania instytucji. Takie działanie przekłada się bezpośrednio na lepszą obsługę interesantów oraz większe zainteresowanie miejscem,
• ułatwienie współpracy pomiędzy działami – enova365 pozwala na lepszą komunikację i współpracę pomiędzy różnymi działami instytucji. Pozwala to skuteczniej przekazywać informacje.

Wyzwania wdrożeniowe i sposoby ich rozwiązania

Przy prowadzeniu projektów wdrożeniowych związanych z enova365 w branży kultury i sztuki, spotkaliśmy się z wieloma wątpliwościami, nie tylko na polu technicznym. Są to dla nas normalne sytuacje, w których pomagamy Wam spojrzeć na organizację od nowa, w ujęciu całościowym, przez pryzmat stabilnych i sprawdzonych metod działania, nowoczesnych rozwiązań oraz w podejściu procesowym. W Centrum Wdrożeń Infromatycznych, jako rzetelny partner, od samego początku jesteśmy otwarci na Wasze problemy oraz chętnie zagłębiamy się w specyfikę działania poszczególnych wydziałów. Dostrzerzecie to w trakcie prac związanych z ofertowaniem, jak również w trakcie analizy przedwdrożeniowej.

Nasz zespół składa się z osób przygotowanych do pracy metodycznej i szkoleniowej. To osoby cechujące się wysoką kulturą, których zadaniem jest nie tylko paramteryzacja systemu czy inne aspekty techniczno – programistyczne, ale przede wszystkim bezstresowe, płynne i skuteczne wprowadzenie Waszego zespołu do współpracy z systemem enova365. Proces wdrożenia to czas, w którym wprowadzamy ludzi w nowy system oraz utrwalamy nowe podejście do procesów i zadań w ludziach.

Pomagamy Waszej organizacji w poradzeniu sobie z najczęściej pojawiającymi się obawami związanymi z wdrożeniem nowego systemu, takimi jak:

• brak zrozumienia celu wdrożenia systemu – aby wdrożenie systemu enova365 miało sens dla instytucji, wszyscy pracownicy powinni zrozumieć istotę oraz możliwości jakie ono daje. Zmieniamy sposób myślenia i utrwalone nawyki, dzięki czemu dotychczasowe zadania wykonywane są szybciej oraz rzetelniej,
• obawa przed redukcją etatów – nieodłącznym elementem automatyzacji, digitalizacji oraz informatyzacji procesów jest pojawiająca się w zespołach obawa o własną pracę. Zadaniem systemu enova365 jest wsparcie pracy wykonywanej przez ludzi oraz oszczędność ich czasu,
• integracje z istniejącymi systemami – przed każdym wdrożeniem Centrum Wdrożeń Informatycznych analizuje dokładnie sytuację firmy, oraz rozwiązania, z których korzystają pracownicy. Określa możliwości i cele integracji z systemem enova365 oraz ich celowość (czy jest potrzeba aby pozostały inne systemy). Wdrożenie enova365 jest elastyczne, dzięki wielu możliwościom parametryzacji systemu oraz otwartości na wprowadzanie zmian poprzez programowanie niestandardowych funkcjonalności,
• przeniesienie danych – w przypadku instytucji związanych z kulturą i sztuką, oprócz przeniesienia danych finansowych czy kadrowo – płacowych, musimy również wykonać migrację lub inwentaryzację i wprowadzenie różnych zbiorów. Jest to jeden z etapów wdrożenia,
• poprawność procesów, naliczania wynagrodzeń itp. – w pierwszym okresie po uruchomieniu systemu, wspólnie z zespołem Twojej instytucji prowadzimy prace na dwóch systemach równolegle, sprawdzając poprawność wszystkich procesów i obliczeń dokonywanych przez system,
• wyzwania nieokreślone – w trakcie wdrożenia mogą pojawić się wyzwania, których wcześniej nie braliśmy pod uwagę. W takim przypadku niezbędna jest elastyczność oraz odpowiednia reakcja na wystąpienie problemu. Dzięki zdobytemu doświadczeniu oraz wdrożeniom w obszarze instytucji kultury Centrum Wdrożeń Informatycznych potrafi opanować nieprzewidzianą sytuację,
• szkolenie w wielu oddziałach – prowadzimy szkolenia na różnym poziomie zaawansowania, w formie stacjonarnej oraz zdalnej. Dojeżdżamy na szkolenia na terenie całego kraju. Szkolenie z obsługi systemu, jest nieodłączonym elementem procesu wdrożeniowego, w którym dzielimy się wiedzą merytoryczną, ustalonym i oddanym w systemie sposobem realizowania poszczególnych czynności oraz pokazujemy jak obsługiwać interfejs programu. Przygotowujemy instrukcje stanowiskowe oraz pomagamy we wdrażaniu nowych członków zespołu,
• wątpliwości co dalej po wdrożeniu – świadczymy wysokiej klasy usługi serwisowe. Doskonale znając Twoją organizację, jesteśmy w stanie realnie wspierać Twój zespół w wykonywaniu codziennych czynności, rozwiązywać pojawiające się problemy techniczne, asystować podczas korzystania z nowości. Jesteśmy również źródłem nowoczesności i jako autoryzowany partner enova365, dostarczamy aktualizacje systemu, szkolenia z nowych modułów i funkcjonalności oraz pomagamy w rozwoju systemu.

Korzyści dla organizacji i spodziewane efekty po wdrożeniu enova365

Wśród korzyści, jakie instytucje kulturalne mogą osiągnąć po wdrożeniu systemu enova365 możemy wymienić:

• usprawnienie procesów w całej organizacji,
• dostęp do danych i informacji w jednym miejscu,
• sprawne zarządzanie zbiorami,
• rzetelniejsze zarządzanie finansami i rozliczenia projektów,
• efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi,
• samoobsługa pracowników,
• cyfryzacja dokumentów i przyśpieszenie ich obiegu,
• łatwiejsza i lepiej uporządkowana współpraca między pracownikami.

Dzięki tym korzyściom instytucje kultury mogą szybciej i sprawniej osiągać zamierzone cele i podnosić swoją atrakcyjność na rynku: klientów i pracowników.

Najczęściej wykorzystywane moduły enova365 w instytucjach kultury i sztuki

Ze wszystkich dostępnych modułów podstawowych oraz dodatkowych systemu enova365, ze względu na swoją specyfikę pracy, instytucje kultury wykorzystują ich najwięcej spośród innych branż. Zaliczamy do nich, m.in.

• Kadry i Płace,
• Księga Handlowa,
• Księga Inwentarzowa,
• Pulpity,
• Projekty,
• DMS,
• Workflow,
• Sprzedaż i CRM,
• Business Intelligence.

Centrum Wdrożeń Informatycznych – wiedza i doświadczenie w zakresie wdrożeń w instytucjach kultury

Dobrze dobrany system ERP to taki, który optymalizuje pracę i daje realne korzyści dla pracowników i samej firmy. Centrum Wdrożeń Informatycznych to doświadczony partner wdrożeniowy, który przeprowadzi Twoją firmę przes cały proces. Współpracujemy z takimi instytucjami, jak: Muzeum Łazienki Królewskie, Muzeum Narodowe o. Nieborów.

Skontaktuj się i poznaj szczegóły.