Strona główna 9 O enova365 9 enova365 Procesy, workflow

enova365 Procesy, workflow

Z enova365 szybko uporządkujesz dokumenty w swojej firmie oraz zautomatyzujesz ich obieg. Dzięki modułowi Workflow możesz wprowadzić elektroniczną wersję swoich dokumentów i ustawić procesy oraz zadania z nimi powiązane. Rozwiązanie wspiera model pracy zdalnej, zadaniowej oraz asynchronicznej. Zobacz, jak to działa.

enova365 wie, jak pomóc Twojej firmie w zarządzaniu zasobami ludzkimi.
Centrum Wdrożeń Informatycznych wie, jak ją dobrze wdrożyć.

Prosta obsługa

Workflow to intuicyjny i łatwy w obsłudze system. Jest stworzony z myślą o całej firmie – różnych stanowiskach. Jego nadrzędną funkcją jest ułatwienie pracy i przekazywania informacji w Twoim zespole.

Pomoc w codziennych zadaniach

Dzięki systemowi powiadomień i podpowiedzi użytkownicy Workflow mogą lepiej zrozumieć działanie systemu. Z pomocą nawigacji w formie Listy zadań operatora, użytkownicy mogą sprawniej realizować zlecone czynności i oznaczać je jako zakończone.

Automatyczny

W enova365 Workflow możesz dodawać zadania automatyczne. Ta funkcja świetnie sprawdza się przy realizacji powtarzalnych czynności. Jest to niewątpliwe usprawnienie i oszczędności twojego czasu. Ponadto system poinformuje cię o rozpoczęciu realizacji zadania zgodnie z kalendarzem.

Dostępny w każdym miejscu

Z enova365 Workflow możesz korzystać nie tylko stacjonarnie w firmie. System dostępny jest na urządzeniach mobilnych, dzięki czemu jesteś zawsze na bieżąco z tym, co dzieje się w Twojej firmie.

Zorganizuj swoją firmę – sprawnie i nowocześnie

Workflow – oprogramowanie enova365

Z poziomu modułu Workflow możesz zarządzać procesami w całej aplikacji. W tym miejscu istnieje również możliwość wykonywania zadań z innych modułów. Automatyczne zarządzanie systemem obiegu dokumentów to znaczne ułatwienie w codziennych obowiązkach, a także skrócenie czasu potrzebnego na wykonie wielu czynności.

Moduł workflow posiada wbudowane automatyczne powiadomienia, a także opcję dodania powiadomień mailowych. W panelu użytkownika znajdziemy listę zadań do wykonania, razem z terminem realizacji. Jest to znaczne ułatwienie, ponieważ wszystkie czynności do wykonania są zebrane w jednym miejscu i żadnej z nich nie sposób przeoczyć. Ponadto system powiadamia użytkownika o dodaniu kolejnego zadania do jego listy.
Po wybraniu konkretnego zadania dostępnego na liście pojawi się formularz kreatora, a w nim zestaw kroków do uzupełnienia. Po realizacji każdego z nich możesz oznaczyć jego zakończenia. Pozwala to na łatwe rozeznanie, jakie czynności powinniśmy wykonać w danym procesie.
Zadanie może zostać sklasyfikowane jako wykonane, jeśli zostaną spełnione odpowiednie warunki. Wtedy proces przesuwa się na kolejny etap.
W programie enova365 Workflow sam określasz kryteria, jakie muszą być spełnione, aby zadanie zostało oznaczone jako zrealizowane. Może to być np. zatwierdzenie dokumentu, wysłanie wiadomości, czy przekazanie zadania dalej.
W Edytorze Procesu możesz rozpocząć dowolny proces z poziomu listy, a także na bieżąco weryfikować jego postępy.

Przepływ i ewidencja dokumentów

W enova365 Workflow możesz również bez przeszkód zarządzać dokumentami firmowymi. Znajdziesz tam narzędzia o charakterze ewidencyjnym. Dzięki DMS możesz ulepszyć i przyspieszyć elektroniczny obieg dokumentów w Twojej firmie. Wszystkie dokumenty będziesz przechowywać w jednym miejscu, w należytym porządku, wraz z możliwością archiwizowania potrzebnych informacji i dokumentów. Możesz też skorzystać z opcji, które wspierają wprowadzanie danych do programu.

Harmonogram zadań

Dzięki możliwości ustalania harmonogramów działań, jakie znajdziesz w enova365, możesz bez trudu usprawnić i mieć pod kontrolą różne procesy w firmie. Jeśli dobrze skonfigurujesz harmonogram system rozpocznie zadania we właściwym czasie.

W ramach modułu Workflow możesz jeszcze skuteczniej weryfikować niezapłacone należności. System sam wyszukuje faktury, które przekroczyły termin płatności i wysyła powiadomienia do właściwych osób w wiadomości e-mail.
W enova365 Workflow w ramach harmonogramu zadań możesz wybrać aktualizację kursów walut według NBP. Możesz wskazać dogodną godzinę importu danych.
W harmonogramie zadań istnieje również opcja wysyłania automatycznych powiadomień o zadaniach za pomocą sms lub e-mailem. Jest to znaczne ułatwienie w codziennej komunikacji w firmie.
Wśród wielu innych funkcji harmonogramu zadań znajdziesz również możliwość stworzenia specyfikacji projektu razem z fakturą, która trafia do klienta.

Edycja procesów i zastępstwa

Dzięki enova365 Workflow wyznaczone zadania zawsze trafią do odpowiedniego adresata. Nawet, jeśli w Twoje firmie jest duży przepływ pracowników lub trwa sezon urlopów. System sam definiuje zastępstwa, na podstawie złożonych wniosków urlopowych i innych niezbędnych dokumentów.

W Workflow na bieżąco obserwujesz kolejne kroki obiegu dokumentów – w każdej fazie procesu.

System enova365 Workflow jest dostępny na urządzaniach mobilnych. Dzięki temu możesz cały czas mieć wgląd w aktualne procesy, które toczą się w firmie i na bieżąco je weryfikować.

Elektroniczny obieg dokumentów - co to oznacza dla mojej firmy?

W każdej firmie trudną kwestią jest przechowywanie sporej ilości dokumentów firmowych, które po prostu generują się w trakcie działalności firmy. Część z nich jesteśmy zobligowani przechowywać, aby móc je przedstawić w trakcie kontroli.

Warto przechowywać je w odpowiednim porządku i warunkach. Tu z pomocą przychodzi elektroniczny obieg dokumentów, który umożliwia odpowiednią segregację, podgląd i archiwizację dokumentów firmowych, w formie elektronicznej.

System DMS

System DMS (Document Management System) jest jednym z modułów, które znajdziesz w enova365 Workflow. Dzięki systemowi możesz w prosty sposób gromadzić, uporządkować, a nawet archiwizować informacje. W DMS możesz bez trudu wprowadzać dane z systemów zewnętrznych, a także otrzymywać listy dokumentów, które możesz dowolnie przeszukiwać i analizować. W ramach systemu otrzymujesz listę zadań tożsamą z zasadami bezdziennikowego lub mieszanego systemu kancelaryjnego. W ramach enova365 Workflow możesz również korzystać z narzędzi OCR – odpowiedzialnych za identyfikację znaków i całych tekstów, który znacząco wpływa na ułatwienie wprowadzania danych z plików typu graficznego czy PDF.

Od czego zacząć wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentami?

Przede wszystkim elektroniczny obieg dokumentów opiera się na systemie informatycznym, który obsługuje dokumenty w formie elektronicznej. Jest to sposób, który będzie odpowiedni dla każdej firmy, bez względu na jej wielkość. Przed wdrożeniem takiego systemu, wskazane jest dookreślenie procesu, który będzie obowiązywał w Twojej firmie.

Dzięki wdrożeniu takiego systemu możesz zarządzać dostępem do dokumentacji w dowolny sposób oraz przyznawać dostępy wyznaczonym osobom. Dzięki elektronicznemu katalogowaniu dokumentów niwelujesz problem zniszczeń, czy zgubienia ważnych dokumentów. Ponadto jest to doskonały sposób na usprawnienie procesów udostępniania, archiwizacji i wyszukiwania informacji.

Jak możesz wdrożyć elektroniczne zarządzanie dokumentami?

Na początek należy wybrać odpowiedni program do organizacji przebiegu takiego procesu. Świetnym wyborem, który sprawdzi się w Twojej firmie jest DMS enova365. Jest to narzędzie, które w widoczny sposób usprawnia zarządzanie dokumentami firmowymi. Ważne jest to, że jeżeli masz już system enova365, to w każdym momencie możesz dodać moduł DMS jako jego rozbudowę.

W procesie wdrożenia modułu DMS ważne jest zwrócenie uwagi na czas potrzebny do zaznajomienia się z systemem, a także wprowadzanymi zmianami w procedurach przez Twoich pracowników. Jest to szczególnie ważne, kiedy chcesz uniknąć przerw i nieprawidłowości w funkcjonowaniu firmy, a także spadku jakości i efektywności wykonywanych przez Twoich pracowników zadań.

Dla kogo jest elektroniczny system obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów jest dobrym wyborem dla wielu firm, bez względu na obszar prowadzonej działalności.
Specjaliści Centrum Wdrożeń Informatycznych, pomogą Ci wdrożyć system enova365 w Twojej firmie, a także przeprowadzą niezbędne prezentacje i szkolenia na temat systemu. Oferujemy również różne rodzaje wsparcia po wdrożeniu, dopasowane do Twoich potrzeb.

Co zyskujesz dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów?

Po wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji zyskasz wiele korzyści i nowych możliwości. Nadrzędnym walorem jest lepsza organizacja pracy. System enova365 automatyzuje większość zadań związanych z uporządkowaniem, archiwizowaniem i przechowywaniem dokumentów. Ponadto to Ty decydujesz o tym, kto ma dostęp do wybranych danych. Dzięki systemowi DMS odzyskujesz czas, który dotychczas poświęcałeś na codzienne lub cykliczne czynności.

Możesz automatycznie wysyłać powiadomienia dotyczące zaległych płatności, aktualizacje o zadaniach – tych nadchodzących, nowych i niewykonanych, a także mieć w zasięgu ręki informacje o urlopach pracowniczych. Dzięki enova365 ograniczasz wykonywanie prostych zadań cyklicznych, co powoduje zwolnienie czasu na inne, ważniejsze zadania, zarówno w Twoim obszarze, jak i Twoich pracowników.

Postaw na lepszą komunikację i wymianę informacji w obrębie Twojego zespołu. Dzięki enova365 Workflow możesz znacznie polepszyć i przyspieszyć kontakt między Twoimi pracownikami i kontrahentami. Co więcej, masz dostęp do systemu nie tylko w firmie, ale w każdym dowolnym miejscu, dzięki aplikacji mobilnej. Możesz również sprawdzać listę zadań Twoich pracowników, a także jej realizację.

Zobacz, jak Twoja firma skorzysta po wdrożeniu enova365 Workflow

Workflow

Dzięki modułowi Workflow enova365, usprawnisz działanie i zautomatyzujesz procesy oraz proste czynności w Twojej firmie.

DMS

Zarządzanie dokumentami i ich obieg elektroniczny, to szczególne ułatwienia w codziennych działaniach firmy oraz usprawnienia w komunikacji pomiędzy pracownikami i działami.

Podgląd

Wraz z szybkim dostępem do danych w enova365, możesz na bieżąco sprawować pieczę nad sprawną realizacją wyznaczonych czynności.

Business Intekkigence

Dzięki enova365 możesz na bieżąco śledzić postępy w wykonywanych zadaniach i procesach.

Harmonogram Zadań

System sam przypomina o zbliżającym się zadaniu lub nadchodzącym czasie jego zakończenia. Jest to znaczne ułatwienie dla Ciebie i Twoich pracowników.

Workflow w pulpitach

Dzięki temu modułowi możesz organizować i automatyzować procesy w pulpitach pracownika i kierownika.

e-mail

Rozwiązanie umożliwiające automatyczne powiadamianie poprzez e-mail, wyzwalane po konkretnych zdarzeniach.

CRM

CRM enova365 udostępnia możliwość prezentacji dokumentów magazynowych i zakupów w ewidencji kontaktu z klientem.

enova365 – elektroniczny obieg dokumentów w całej firmie

Z pomocą enova365 w łatwością wdrożysz w swojej firmie elektroniczny obieg dokumentów. Będzie to możliwe dzięki modułowi Workflow, który udostępnia funkcjonalność DMS. Dzięki temu rozwiązaniu będziesz mógł w prosty i przystępny sposób porządkować, udostępniać i archiwizować dokumenty firmowe. Ponadto zyskasz możliwość korzystania z funkcji OCR, która pozwala na cyfryzację dokumentów, w tym także wyszukiwanie pełnotekstowe.

Dzięki funkcjonalnościom dostępnym w enova365 możesz stworzyć w pełni indywidualny system do pracy, oparty na elektronicznym obiegu dokumentów. Zrobisz to na przykład poprzez utworzenie własnych formularzy kartotek, czy wybranie zakresu prezentowanych danych. Możesz także skorzystać z dostępnych szablonów rejestrów dokumentów i kartotek.
System enova365 możesz wykorzystać do usprawnienia wszystkich procesów, które zachodzą w Twojej firmie.

Dla kogo jest enova365

Dyrektor finansowy

Z enova365 Workflow, możesz szybko znaleźć i otworzyć wybrany dokument np. wniosek inwestycyjny, dokument kosztowy lub inny dokument związany z Twoim obszarem odpowiedzialności.

Specjalista ds. HR

enova365 Workflow łączy informacje z zakresu kadr i automatyzuje przepływ dokumentów (np. CV, zaświadczenia). Może pobierać dane z formularza, poczty e-mail, czy systemu CRM.

Asystent biura

Dzięki enova365 usystematyzujesz przepływ dokumentów w swojej firmie. Asystent ma nadzór nad tym, jakie dokumenty trafiają do poszczególnych osób i co się z nimi dalej dzieje.

Aktualizacje oprogramowania

W zakresie wsparcia powdrożeniowego dostarczamy nowe wersje oprogramowania enova365 dla naszych Klientów. Zobacz, co zyskuje Twoja firma, poprzez gwarancję na aktualizację systemu enova365.

Zmiany w prawie

enova365 jest zawsze zgodna z przepisami księgowymi, kadrowymi i gospodarczymi.

Nowatorskie technologie

System enova365 jest tworzony przez najwyższej klasy specjalistów, zgodnie ze sprawdzonymi trendami technologicznymi.

Nowe funkcjonalności

Oprogramowanie enova365 jest cały czas rozwijane, a nowe funkcje na bieżąco wdrażane do systemu.

Stabilność biznesowa

Dzięki ciągłemu rozwijaniu systemu enova365, możemy zapewnić Twojej firmie bezpieczeństwo i stabilność biznesową.

enova365 – różne licencje,te same funkcjonalności

Zakup

Jest to tradycyjna forma nabycia oprogramowania enova365. Pozwala ona na zostanie dożywotnim właścicielem licencji, z dostępem do aktualizacji systemu do nowszych wersji. Zakup systemu obejmuje również 12-miesięczną gwarancję. Jest to doskonały wybór dla osób, które chcą posiadać oprogramowanie na własność oraz dla osób, które otrzymały dotację lub leasing na zakup i wdrożenie oprogramowania.

Abonament

Jest to doskonały wybór dla małych i średnich firm, z dużą rotacją pracowników. W abonamencie wynajmujesz oprogramowanie w modelu opłat cyklicznych za wykorzystywanie wybranych modułów enova365.

Chmura

Możliwość korzystania z systemu w chmurze to model usługowy. W jej skład wchodzi korzystanie z modułów w abonamencie razem z serwerem w chmurze Microsoft Azure, aktualizacjami oraz backupami, za abonamentową, miesięczną opłatę. Jest to bardzo dobry wybór dla firm, które aktualnie nie planują inwestycji w zaplecze IT.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Nasz zespół jest do dyspozycji, by odpowiedzieć na każde Twoje pytanie.
Czekamy na Twój kontakt telefoniczny lub mailowy.