Pigułka wiedzy o KSeF w Streamsoft

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi centralną platformę rządową, która umożliwia kompleksowe zarządzanie procesem fakturowania w firmach. W jego zakres wchodzi wystawianie, przesyłanie, pobieranie i archiwizowanie faktur w formie elektronicznej, co przekłada się na pełniejszą analizę działalności firm przez organy administracji skarbowej. Korzystanie z KSeF w systemie Streamsoft przynosi także liczne korzyści, przy uwzględnieniu specyfiki tak zaawansowanego narzędzia.

Co to jest KSeF i kogo dotyczy?

Przystąpienie do KSeF wprowadza konieczność wystawiania faktur w ustrukturyzowanym formacie XML. Zrozumienie, czym jest KSeF jest kluczowe, ponieważ mamy tu do czynienia nie tylko z regulacją dotyczącą formy wystawianych faktur, ale także obslugą kompleksowej platformy, która spełnia wszystkie nowe wymogi związane z fakturowaniem.

W firmach, które korzystają z zaawansowanych systemów ERP, jak Streamsoft, wydaje się niemożliwe wykonywanie procesu fakturowania w innym systemie. W oprogramowaniu Streamsoft możliwe jest wykonywanie wszystkich operacji związanych z obsługą KSeF.

Konieczność korzystania z KSeF obejmuje:

• aktywnych podatników VAT,
• przedsiębiorców zwolnionych z VAT,
• osoby uczestniczące w procedurze OSS i posiadające polski numer NIP.

KSeF – przygotowanie do wdrożenia

Proces uruchomienia obsługi KSeF wymaga dostosowania Twojego obecnego systemu księgowego oraz procedur Twojej firmy do nowych przepisów. Producent oprogramowania Streamsoft zapewnia techniczne podłoże integracji z systemem KSeF.

Pozostałe aspekty, którymi musisz się zająć to:

• połączenie systemu z KSeF,
• zmiana sposobu wystawiania faktur oraz dokumentów powiązanych,
• przeprowadzenie testów,
• przeszkolenie zespołu.

We wszystkich powyższych możesz liczyć na wsparcie serwisu Centrum Wdrożeń Informatycznych. Sprawdź swoją aktualną umowę serwisową lub podpisz nową.

Obsługa KSeF w systemie Streamsoft

Obecnie w systemie Streamsoft możliwe jest eksportowanie dokumentów do KSeF z modułu handlowo-magazynowego oraz import dokumentów sprzedażowych i zakupowych z modułów handlowo-magazynowego i finansowo-księgowego. W przyszłości możliwość ta zostanie dodana do modułu DMS.

Możliwość wystawiania faktur według procesu KSeF wiąże się z posiadaniem konta na platformie oraz wyznaczenia osoby wystawiającej i nadania jej odpowiednich uprawnień do tych czynności. Ponadto po wystawieniu faktury trzeba będzie wygenerować jego elektroniczną, ustandaryzowaną wersję i wysłać na platformę przy pomocy firmowego systemu ERP.

Wyzwania związane z KSeF?

Przygotowanie do KSeF warto rozpocząć przed jego obowiązkowym wprowadzeniem. Pozwoli to na zniwelowanie ryzyka z wdrożeniem go zbyt późno i poniesienia z tego tytułu kar. To również szansa na podniesienie jakości i obniżenia kosztów wdrożenia.

W przygotowaniach do wdrożenia systemu KSeF musimy wziąć pod uwagę wyzwania, jakie na nas czekają, m.in.:

• kontrola obecnych procesów i rozwiązań pod kątem wdrożenia KSeF,
• zidentyfikowanie kontrahentów, dla których KSeF ma być obsługiwany lub nieobsługiwany,
• uwzględnienie limitowanej puli ilości zapytań przesyłanych do systemu,
• brak możliwości przesyłania załączników i dodatkowych informacji poprzez KSeF,
• zmiany w interfejsie.

Kalendarium – od kiedy wchodzi KSeF?

W kontekście wprowadzenia KSeF ważne są trzy kluczowe daty:

• 01.01.2022 – dobrowolne przyłączenie się do KSeF,
• 01.07.2024 – obowiązkowe przystąpienie do KSeF dla większości przedsiębiorstw
• 01.01.2025 – obowiązkowe przystąpienie do KSeF dla podatników zwolnionych podmiotowo i wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo. 

Korzyści z prowadzenia KSeF?

Pomimo pozornego braku benefitów wynikających z prowadzenia obowiązkowego KSeF dla przedsiębiorców możemy zaobserwować następujące korzyści:

• krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT: z 60 do 45 dni,
• znika konieczność przygotowywania duplikatów faktur,
• brak obowiązku przechowywania i archiwizowania faktur,
• szybsze wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych,
• zminimalizowanie ryzyka zniszczenia lub zgubienia faktury,
• ustandaryzowana forma zarządzania fakturami,
• szybsze odbieranie i przetwarzanie faktur.

Wspólnie sprawdźmy przygotowanie Twojej firmy na KSeF. Skontaktuj się z nami poprzez formularz lub zadzwoń: +48 512 712 888. Tego działania nie warto odkładać na ostatnią chwilę.