Pigułka wiedzy o KSeF w enova365

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma do zarządzania fakturami w przedsiębiorstwie: wystawiania faktur, przesyłania, pobierania oraz archiwizowania w formie elektronicznej. To również narzędzie do pełniejszej analizy i kontroli przedsiębiorstw przez organy administracji skarbowej, ale nie tylko – to również szereg korzyści, wynikających z faktu, że przebieg działań jest ewidencjonowany bezpośrednio w systemie.

Wprowadzenie KSeF wymusza wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej – w formacie XML, podobnie jak to ma miejsce w przypadku pliku JPK.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to nie tylko rozporządzenie o elektronicznej formie wystawianych dokumentów, ale przede wszystkim platforma rządowa, na której wszystkie nowe wymogi związane z fakturowaniem będzie można wykonać.

W prężnie działających przedsiębiorstwach, których sercem są systemy klasy ERP, jak enova365, nie wyobrażamy sobie przeniesienia fakturowania oraz wszelkich powiązanych z nimi procedur do kolejnego systemu. Wszelkie operacje związane z KSeF wykonasz w systemie enova365 dzięki integracji z KSeF.

Czy muszę korzystać z KSeF?

Wystawianie faktur w ustrukturyzowanej formie jest obowiązkowe, jeśli:

• jesteś czynnym podatnikiem VAT,
• jesteś przedsiębiorcom zwolnionym z VAT,
• posiadasz polski numer NIP i uczestniczysz w procedurze OSS.

Wdrożenie (uruchomienie) KSeF?

Uruchomienie obsługi KSeF wiąże się z dostosowaniem posiadanego systemu księgowego enova365 oraz wewnętrznych procedur do nowych wytycznych. System jest już wyposażony w integrację służącą do wymiany danych z KSeF.

Pozostałe kwestie, którymi musisz się zająć to:

• połączenie systemu z KSeF,
• zmiana sposobu wystawiania faktur oraz dokumentów powiązanych,
• przeprowadzenie testów,
• przeszkolenie zespołu.

We wszystkich powyższych możesz liczyć na wsparcie serwisu Centrum Wdrożeń Informatycznych. Sprawdź swoją aktualną umowę serwisową lub podpisz nową.

Obsługa KSeF w systemie enova365

System enova365 zapewnia kompleksowe i bezpłatne, systemowe wsparcie funkcjonalności KSeF. Oznacza to, że jeżeli posiadasz licencje na moduł Księga handlowa, Księga podatkowa, Handel lub Faktury będziesz mógł bez dodatkowych opłat wysyłać i odbierać faktury z KSeF.

Wystawiając fakturę wg procesu KSeF, Twoja firma będzie musiała mieć konto na platformie, osoba wystawiająca dokument będzie musiała być uprawniona w KSeF do tej czynności oraz po wystawieniu samego dokumentu, będzie musiała wygenerować jego elektroniczną, ustandaryzowaną formę i wysłać na platformę za pośrednictwem swojego systemu ERP.

Wyzwania związane z KSeF?

Rozpoczynając przygotowania do KSeF wcześniej niż stanie się ono rozwiązaniem obowiązkowym, minimalizujemy wyzwanie walki z czasem. Podwyższamy jakość oraz obniżamy koszt prac dostosowawczych. Oprócz tych pozornie przyziemnych kwestii, wdrożenie KSeF wiąże się z dwiema kategoriami wyzwań.

Wyzwania organizacyjne związane z KSeF

• audyt obecnych rozwiązań w obszarze księgowości,
• identyfikacja potencjalnych miejsc problematycznych,
• przeprojektowanie procesów pod kątem KSeF,
• implementacja rozwiązań zapewniających poprawność wystawianych faktur,
• implementacja rozwiązań związanych z fakturami kosztowymi,
• nowe procedury na „różne sytuacje”,
• współpraca z zagranicznymi przedsiębiorcami,
• inne przypadki np. system PEF.

Wyzwania systemowe związane z KSeF

• wystawianie i wysyłanie e-faktur,
• rejestrowanie osób uprawnionych w KSeF,
• otrzymywanie i ewidencjonowanie e-faktur,
• pobieranie potwierdzeń i numerów KSeF,
• nowe sposoby raportowania i znaczenia dat,
• brak możliwości poprawiania dokumentów w KSeF,
• brak możliwości dodawania załączników do e-faktur.

Warto również zwrócić uwagę na aspekt automatyzacji obiegu faktur, czyli połączenie modułu enova365 Workflow z KSeF oraz integrację z innymi systemami np. kontrahentów lub ecommerce, w których w ramach wymiany danych znajdują się również faktury lub informacje, na podstawie których system ERP generuje faktury.

Kalendarium – od kiedy wchodzi KSeF?

W związku z wprowadzeniem KSeF ważne są trzy zakresy dat:

• 01.01.2022 – dobrowolne przyłączenie się do KSeF,
• 01.07.2024 – obowiązkowe przystąpienie do KSeF dla większości przedsiębiorstw,
• 01.01.2025 – obowiązkowe przystąpienie do KSeF dla podatników zwolnionych podmiotowo i wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo. 

Czy coś zyskam na KSeF?

Pomimo iż na pozór tego nie widać, wprowadzenie KSeF, to również szereg korzyści dla przedsiębiorstw. Najważniejsze z nich to:

• krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT: z 60 do 45 dni,
• możliwość pobierania dokumentów z bazy ministerstwa,
• brak opłat za archiwizowanie dokumentacji w formie papierowej,
• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur oraz ich późniejszej archiwizacji,
• mniejsze ryzyko zniszczenia lub zgubienia faktury,
• pewność, że faktura zawsze dotrze do odbiorcy;
• mniejsza podatność na błędy przy wystawianiu faktur;
• brak konieczności dodawania oznaczeń typu: duplikat, faktura korygująca czy korekta,
• krótszy proces zamykania ksiąg,
• możliwość szybszego odzyskiwania należności.

Wspólnie sprawdźmy przygotowanie Twojej firmy na KSeF. Skontaktuj się z nami poprzez formularz lub zadzwoń: +48 512 712 888. Tego działania nie warto odkładać na ostatnią chwilę.