Strona główna 9 Pigułka wiedzy o KSeF w enova365

Pigułka wiedzy o KSeF w enova365

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma do zarządzania fakturami w przedsiębiorstwie: wystawiania faktur, przesyłania, pobierania oraz archiwizowania w formie elektronicznej. To również narzędzie do pełniejszej analizy i kontroli przedsiębiorstw przez organy administracji skarbowej, ale nie tylko – to również szereg korzyści, wynikających z faktu, że przebieg działań jest ewidencjonowany bezpośrednio w systemie.

Wprowadzenie KSeF wymusza wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej – w formacie XML, podobnie jak to ma miejsce w przypadku pliku JPK.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to nie tylko rozporządzenie o elektronicznej formie wystawianych dokumentów, ale przede wszystkim platforma rządowa, na której wszystkie nowe wymogi związane z fakturowaniem będzie można wykonać.

W prężnie działających przedsiębiorstwach, których sercem są systemy klasy ERP, jak enova365, nie wyobrażamy sobie przeniesienia fakturowania oraz wszelkich powiązanych z nimi procedur do kolejnego systemu. Wszelkie operacje związane z KSeF wykonasz w systemie enova365 dzięki integracji z KSeF.

Czy muszę korzystać z KSeF?

Wystawianie faktur w ustrukturyzowanej formie jest obowiązkowe, jeśli:

  • jesteś czynnym podatnikiem VAT,
  • jesteś przedsiębiorcom zwolnionym z VAT,
  • posiadasz polski numer NIP i uczestniczysz w procedurze OSS.

Wdrożenie (uruchomienie) KSeF?

Uruchomienie obsługi KSeF wiąże się z dostosowaniem posiadanego systemu księgowego enova365 oraz wewnętrznych procedur do nowych wytycznych. System jest już wyposażony w integrację służącą do wymiany danych z KSeF.

Pozostałe kwestie, którymi musisz się zająć to:

  • połączenie systemu z KSeF,
  • zmiana sposobu wystawiania faktur oraz dokumentów powiązanych,
  • przeprowadzenie testów,
  • przeszkolenie zespołu.

We wszystkich powyższych możesz liczyć na wsparcie serwisu Centrum Wdrożeń Informatycznych. Sprawdź swoją aktualną umowę serwisową lub podpisz nową.

Obsługa KSeF w systemie enova365

System enova365 zapewnia kompleksowe i bezpłatne, systemowe wsparcie funkcjonalności KSeF. Oznacza to, że jeżeli posiadasz licencje na moduł Księga handlowa, Księga podatkowa, Handel lub Faktury będziesz mógł bez dodatkowych opłat wysyłać i odbierać faktury z KSeF.

Wystawiając fakturę wg procesu KSeF, Twoja firma będzie musiała mieć konto na platformie, osoba wystawiająca dokument będzie musiała być uprawniona w KSeF do tej czynności oraz po wystawieniu samego dokumentu, będzie musiała wygenerować jego elektroniczną, ustandaryzowaną formę i wysłać na platformę za pośrednictwem swojego systemu ERP.

Wyzwania związane z KSeF?

Rozpoczynając przygotowania do KSeF wcześniej niż stanie się ono rozwiązaniem obowiązkowym, minimalizujemy wyzwanie walki z czasem. Podwyższamy jakość oraz obniżamy koszt prac dostosowawczych. Oprócz tych pozornie przyziemnych kwestii, wdrożenie KSeF wiąże się z dwiema kategoriami wyzwań.

Wyzwania organizacyjne związane z KSeF

  • audyt obecnych rozwiązań w obszarze księgowości,
  • identyfikacja potencjalnych miejsc problematycznych,
  • przeprojektowanie procesów pod kątem KSeF,
  • implementacja rozwiązań zapewniających poprawność wystawianych faktur,
  • implementacja rozwiązań związanych z fakturami kosztowymi,
  • nowe procedury na „różne sytuacje”,
  • współpraca z zagranicznymi przedsiębiorcami,
  • inne przypadki np. system PEF.

Wyzwania systemowe związane z KSeF

  • wystawianie i wysyłanie e-faktur,
  • rejestrowanie osób uprawnionych w KSeF,
  • otrzymywanie i ewidencjonowanie e-faktur,
  • pobieranie potwierdzeń i numerów KSeF,
  • nowe sposoby raportowania i znaczenia dat,
  • brak możliwości poprawiania dokumentów w KSeF,
  • brak możliwości dodawania załączników do e-faktur.

Warto również zwrócić uwagę na aspekt automatyzacji obiegu faktur, czyli połączenie modułu enova365 Workflow z KSeF oraz integrację z innymi systemami np. kontrahentów lub ecommerce, w których w ramach wymiany danych znajdują się również faktury lub informacje, na podstawie których system ERP generuje faktury.

Kalendarium – od kiedy wchodzi KSeF?

W związku z wprowadzeniem KSeF ważne są trzy zakresy dat:

  • 01.01.2022 – dobrowolne przyłączenie się do KSeF,
  • 01.07.2024 – obowiązkowe przystąpienie do KSeF dla większości przedsiębiorstw,
  • 01.01.2025 – obowiązkowe przystąpienie do KSeF dla podatników zwolnionych podmiotowo i wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowO.

Update na rok 2025:

  • wejście w życie KSeF zostało odsunięte na 1.02.2026 rok dla przedsiębiorców, których sprzedaż przekracza 200 mln zł. 

Czy coś zyskam na KSeF?

Pomimo iż na pozór tego nie widać, wprowadzenie KSeF, to również szereg korzyści dla przedsiębiorstw. Najważniejsze z nich to:

  • krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT: z 60 do 45 dni,
  • możliwość pobierania dokumentów z bazy ministerstwa,
  • brak opłat za archiwizowanie dokumentacji w formie papierowej,
  • zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur oraz ich późniejszej archiwizacji,
  • mniejsze ryzyko zniszczenia lub zgubienia faktury,
  • pewność, że faktura zawsze dotrze do odbiorcy;
  • mniejsza podatność na błędy przy wystawianiu faktur;
  • brak konieczności dodawania oznaczeń typu: duplikat, faktura korygująca czy korekta,
  • krótszy proces zamykania ksiąg,
  • możliwość szybszego odzyskiwania należności.

Wspólnie sprawdźmy przygotowanie Twojej firmy na KSeF. Skontaktuj się z nami poprzez formularz lub zadzwoń: +48 512 712 888. Tego działania nie warto odkładać na ostatnią chwilę.

Kontakt w sprawie KSeF

Pomożemy Ci sprawnie: 

  • sprawdzić proces generowania faktur oraz ich powiązanie z innymi danymi w systemie,
  • przejrzeć obieg dokumentów,
  • sprawdzić powiązane procesy i procedury,
  • ustrukturyzować dane,
  • pomóc merytorycznie,
  • wprowadzić potrzebne modyfikacje,
  • przeszkolić Twój zespół.

Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę. Napisz do nas!