Wybór terminu wdrożenia systemu ERP, to temat budzący wiele wątpliwości wśród osób decyzyjnych. Wiele osób uważa, że nietrafiony termin może skutkować chaosem w procesie działania, niepotrzebnymi nerwami czy brakiem odpowiedniego zaangażowania. Są to słuszne i prawdziwe spostrzeżenia, ale nie wiązalibyśmy ich wyłącznie z wyborem terminu prac.
W wielu specjalistycznych branżach króluje powiedzenie „to zależy”. Odnośnie do terminu wdrożenia również moglibyśmy go użyć. Pójdziemy jednak krok dalej i powiemy, że idealny moment nie istnieje, a wszelkie wątpliwości związane z jego wyborem, jedynie odsuwają termin i pogłębiają problemy, na które firma już teraz mogłaby szukać rozwiązania. Na aspekt wyboru czasu wdrożenia, warto spojrzeć zdecydowanie szerzej, biorąc pod uwagę kilka perspektyw.
Najważniejsze naszym zdaniem czynniki, zebraliśmy w poniższej liście.
1. Wybór terminu w nowo powstałej firmie
Inaczej będzie przebiegał proces wdrożenia systemu w istniejącej organizacji a inaczej w takiej, która dopiero się organizuje. W przypadku nowej firmy, system ERP potrzebny jest od razu. Pomimo iż spraw do załatwienia jest wiele, kwestia systemu ERP bardzo często znajduje się na liście zadań priorytetowych. Nowa firma dość szybko potrzebuje mieć możliwość wystawienia faktur, ewidencjonowania kosztów czy zatrudnienia pracowników. Te podstawowe funkcje ERP powinny być w jej zasięgu możliwie jak najszybciej, wraz z dobrym przeszkoleniem.
💡 Proste wdrożenia w nowopowstałych firmach, warto przeprowadzić jak najszybciej. Wybór systemu enova365 i przeprowadzenie wdrożenia pod opieką rzetelnego partnera, pozwoli szybko korzystać z potrzebnych funkcjonalności. Dzięki budowie modułowej, system enova365 będzie mógł spełniać kolejne potrzeby Twojej firmy, w momencie, kiedy będziecie ich potrzebować.
2. Zaawansowane wdrożenie w nowo powstałej firmie
Często spotykamy się również z sytuacją, w której model biznesowy nowo powstałej firmy, jest do zrealizowania wyłącznie przy pomocy zaawansowanych narzędzi IT. Czynniki takie jak wysoki poziom automatyzacji, elektroniczny przepływ informacji czy integracja z systemem e-commerce, to nierzadko główne przewagi konkurencyjne nowo powstającego biznesu. Naturalnym jest, że wybór i planowanie wdrożenia systemu ERP często odbywają się jeszcze na etapie konstruowania modelu biznesowego, do którego zapraszany jest nasz zespół.
💡 Konstruując nowoczesny model biznesowy nowej organizacji, warto od razu zaprosić do współpracy specjalistów ds. ERP. Przyśpieszy to późniejszy proces wdrożenia i pomoże uniknąć ponownego analizowania tych samych obszarów biznesowych.
3. Termin wdrożenia a palące problemy do rozwiązania
Wdrożenie systemu ERP w istniejącej firmie to zwykle złożony proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania i zaangażowania. Wielokrotnie mamy w organizacji zdiagnozowany problem (lub ich grupę), który chcielibyśmy jak najszybciej usprawnić lub wyeliminować. Nie mamy jednak czasu, aby wchodzić w złożony proces wdrożeniowy. Czy to oznacza, że powinniśmy zrezygnować ze zmian i pogłębiać nierozwiązane problemy?
Zdecydowanie nie. Wybierając nowy system ERP, jak np. enova365, otrzymujemy w standardzie wiele funkcjonalności, niedostępnych w innych systemach. Już tego rodzaju zmiana, potrafi pomóc wyeliminować niektóre z problemów. Szczególnym obszarem, na który warto zwrócić uwagę jest dostosowanie systemu do aktualnie obowiązujących przepisów prawa.
Wdrożenie nowego systemu nie musi być czasochłonnym i skomplikowanym procesem. Szczególnie, jeżeli wybierzemy fragment biznesu, który poddamy zmianie w pierwszej kolejności. Warto jak najszybciej rozpocząć prace nad najpilniejszym i najbardziej problematycznym obszarem, z czasem dokładając kolejne moduły. System enova365 doskonale integruje się z innymi rozwiązaniami, dzięki czemu możemy stopniowo unowocześniać poszczególne obszary biznesu, nie zakłócając całkowicie codziennej pracy.
💡 Jeżeli zmiana systemu ERP, może pomóc rozwiązać palący problem biznesowy, nie warto odkładać terminu wdrożenia. Lepiej stopniowo dokładać kolejne moduły niż narażać firmę na straty, utrzymując problemy i czekając na lepszy moment, aby móc wdrożyć system w obrębie całej instytucji.
4. Faktyczny termin rozpoczęcia wdrożenia
Często proces zmiany systemu postrzegamy przez pryzmat prac technicznych, np. zmiany w infrastrukturze, instalacja systemu na różnych urządzeniach, prace programistyczne, wprowadzanie danych. To jednak tylko elementy procesu. Próbując określić i umiejscowić w czasie proces zmiany systemu ERP, warto zwrócić uwagę na całokształt oraz określić czym dla nas będzie faktyczny termin rozpoczęcia wdrożenia. Składają się niego:
- Zdobywanie wiedzy, uczestnictwo w prezentacjach systemu i analiza ofert od rzetelnych partnerów
- Kwestie formalne (negocjacje, umowy, zabezpieczenie finansowania) i tego rodzaju aspekty, zależne od wielkości i typu organizacji.
- Analiza przedwdrożeniowa, na której etapie mapujemy i analizujemy wszystkie procesy, określamy obecne i przyszłe potrzeby biznesowe firmy oraz oceniamy aktualny system ERP, jego braki i oczekiwania względem nowego oprogramowania.
- Projekt wdrożenia i rozwiązań dodatkowych
- Prace techniczne (instalacja i konfiguracja systemu, programowanie rozwiązań dodatkowych, migracje danych, integracje z innymi systemami…)
- Testowanie (zarówno aspektów technicznych, zabezpieczeń, jak również z użytkownikami odpowiedzialnymi za poprawne wyliczanie danych itp.)
- Szkolenie (lub seria szkoleń)
- Uruchomienie systemu
Więcej odnośnie do naszego procesu wdrożeniowego można przeczytać tu.
Biorąc pod uwagę całokształt procesu i czasy trwania poszczególnych etapów, możemy lepiej określić moment, w którym warto podjąć decyzję o pierwszym kontakcie, umówieniu prezentacji czy rozmowie o tym jak system pomoże rozwiązać istotne kwestie. Podczas pierwszych rozmów, warto powiedzieć o swoich wątpliwościach lub oczekiwaniach odnośnie terminu rozpoczęcia wdrożenia lub terminów poszczególnych etapów prac.
💡 Myśląc o terminie rozpoczęcia lub zakończenia wdrożenia, sprawdź, czy na pewno bierzesz pod uwagę wszystkie jego etapy. Pamiętaj, że dobry partner wdrożeniowy jest w procesie dla Ciebie i pomoże ułożyć prace tak, aby przebieg wdrożenia miał minimalny możliwy wpływ na pracę Twojego przedsiębiorstwa.
5. Rola terminu wdrożenia, gdy chcemy osiągnąć w firmie więcej
Cechą systemów ERP i jednym z powodów, dla których decydujemy się na ich zmianę jest rozwój naszej firmy, chęć poprawienia wydajności operacyjnej i poprawy doświadczeń z naszą firmą dla wszystkich jej interesariuszy.
Jeżeli w chwili obecnej masz wrażenie, że wszystko w Twojej firmie jest poukładane i nie ma palących problemów a z drugiej strony czujesz, że wiele obszarów można by poprawić, to doskonały moment na rozmowę odnośnie do zmiany systemu ERP w Twojej firmie. Stabilność i spokojniejszy okres, warto wykorzystać na rozwój wewnętrzny, aby uwolnić w firmie potencjał do wzrostu i wykorzystania nowoczesnych rozwiązań jakimi są:
- uwolnienie czasu poprzez automatyzację procesów i zadań,
- ułatwienie spraw bieżących poprzez rozwiązania samoobsługi pracowniczej,
- zdobycie nowych talentów lub rynków poprzez rozwiązania mobilne,
- lepszą analizę danych z wykorzystaniem Business Intelligence.
💡 System enova365 cechuje się budową modułową, dzięki której stopniowo można wprowadzać nowoczesność w Twojej organizacji, zachowując docelową spójność całego w postaci jednego systemu.
Przy wyborze terminu wdrożenia systemu ERP, chcielibyśmy również zwrócić uwagę na kilka budzących szczególną wątpliwość terminów.
Wdrożenie ERP w wakacje – czy to dobry pomysł?
Wiele zależy od branży, ale uważamy, że okresy wakacyjne mogą być dobrym momentem na rozpoczęcie prac. Wiele firm wchodzi w tryb urlopowy, przez co jeśli współpracujesz z takim firmami możesz odczuwać więcej „wolnego”. Możesz wykorzystać ten okres na prace rozwojowe wewnątrz swojej organizacji – zaczynając od zmiany systemu ERP lub przygotowując się do jego zmiany. Należy jednak uwzględnić urlopy wśród własnego zespołu, przez co wszystkie procesy decyzyjne czy tempo pracy może się wydłużyć.
Wdrożenie ERP w okresach świątecznych – czy warto zacząć?
Dla pewnej grupy przedsiębiorstw okres okołoświąteczny, czy przed nowym rokiem, kiedy to w wielu firmach następuje wzrost natężenia pracy może być idealnym wyborem. Okresy świąteczne w Polsce trwają maksymalnie kilkanaście dni, dlatego zwykle tylko pewien fragment prac wdrożeniowych wypada w ich okolicy. Jednak nie warto zupełnie przesuwać wdrożenia, z uwagi na nadchodzące święta. Dlaczego? Ponieważ partner wdrożeniowy będzie mógł wtedy w praktyce zobaczyć, jak firma działa na najwyższych obrotach. Jakie czynności wykonywane są najczęściej i z jakim natężeniem, jakie procesy można usprawnić lub wdrożyć w nowym systemie, jakie potrzeby względem systemu mają osoby na różnych szczeblach struktury firmy, czy zaproponowane rozwiązania spełnią oczekiwania i będą odpowiedzią na wszystkie omówione potrzeby przedsiębiorstwa.
Co jeszcze warto wziąć pod uwagę przy wyborze terminu wdrożenia?
- W okresie wdrożenia kluczowa jest współpraca zespołu wdrożeniowego, w którego skład wchodzą również osoby z Twojej firmy. Wzajemne zaangażowanie to klucz do sukcesu. Warto zadbać o ich dostępność lub odpowiednie zastępstwa.
- Dostępność i terminy u partnera wdrożeniowego. Rzetelne firmy wdrożeniowe mają zarezerwowane terminy w przód.
- Czas potrzebny na zorganizowanie zewnętrznego finansowania zmiany systemu, które staje się coraz bardziej popularną praktyką.
- Czas oraz procedury związane z organizacją przetargu – jeżeli zakup systemu objęty jest taką procedurą.
Myślisz, że Twoja firma jest gotowa na wdrożenie systemu ERP? Sprawdźmy to razem!
