Branża usług IT to wciąż jeden z najszybciej rozwijających się sektorów rynku. Charakteryzują go dynamiczne zmiany technologiczne oraz ciągle rosnące zapotrzebowanie na usługi i produkty IT. Zadaniem firm w tym obszarze jest tworzenie oprogramowania, dostarczanie rozwiązań chmurowych, zarządzanie infrastrukturą IT czy wdrożenia nowoczesnych systemów informatycznych.
Firmy z sektora IT, niezwykle często łączą charakter usługowy z produkcyjnym i serwisowym w swojej pracy dla klientów.
Rolą systemu ERP w branży IT jest optymalizacja procesów biznesowych, wspieranie zarządzania projektami i skutecznym przepływie informacji oraz sprawnością administracyjno-operacyjną firmy w sprawach pracowniczych (kadry, płace) czy finansowo księgowych.
Spis treści
- Potrzeby branży IT, na które odpowiedzią może być system ERP
- Potrzeby w obszarach wynikających z modelu biznesowego
- Potrzeby w obszarach wynikających ze specyfiki działalności i usług firmy
- Korzyści z wdrożenia systemu enova365 w firmie z branży IT
Potrzeby branży IT, na które odpowiedzią może być system ERP
Firmy z sektora IT najczęściej pracują dla innych podmiotów, w modelu B2B. Mierzą się ze specyficznymi problemami, które możemy zauważyć w wielu obszarach biznesowych jednocześnie. W celu łatwiejszej analizy, podzieliliśmy je na dwie główne kategorie.
Obszary wynikające z modelu biznesowego:
- sprzedaż, marketing i cashflow,
- zarządzanie finansami i rentownością projektów,
- rekrutacja i onboarding,
- praca zdalna, hybrydowa oraz ewidencja czasu pracy,
- ewidencja czasu pracy i obsługa różnych typów umów.
Obszary wynikające ze specyfiki działalności i usług firm:
- zarządzanie projektami i komunikacja,
- obsługa klientów i wsparcie techniczne,
- zarządzanie zasobami, infrastrukturą i licencjami,
- integracja ze specjalistycznymi rozwiązaniami IT,
- zarządzanie wiedzą i dokumentacją.
Przyjrzyjmy się bliżej poszczególnym kategoriom, ich znaczeniu i wpływie na charakterystykę pracy firm usługowych z branży IT oraz oczekiwaniach względem systemu ERP i sposobu jego wdrożenia.
Potrzeby w obszarach wynikających z modelu biznesowego
Firmy z branży IT na co dzień działają w dynamicznym środowisku. W tej sytuacji kluczowe znaczenie mają elastyczność i efektywność operacyjna, uwzględniające możliwość skalowania. Firmy IT wymagają narzędzi, które będą wspierać procesy wewnętrzne i administracyjne np. kadrowo-płacowe czy finansowe wraz z kontekstem zarządzania projektami.
Sprzedaż, marketing i cashflow
Procesy decyzyjne klientów firm w branży IT są długie i potrafią sięgać nawet kilku lat. Wiele zamówień realizowanych jest w drodze przetargów. Czynniki te oznaczają konieczność planowania zasobów ze znacznym wyprzedzeniem oraz wprowadzania elastycznych modeli pracy. Firma IT powinna posługiwać się skutecznym, wydajnym i nowoczesnym systemem CRM, w którym realizowanie strategii upselling-u czy crossseling-u nie stanowią najmniejszego problemu.
Zespoły sprzedażowe w firmach z branży IT potrzebują efektywnego narzędzia do pracy z obecną bazą klientów, napływającymi leadami oraz wspierającego działania prospectingowe. Ważne są również możliwości integracji i konwersji zapytań o rozbudowę systemów, aktualizacje, dodatkowe funkcjonalności czy zmiany w modelu od zapytania do szybkiej oferty. Wartością dodaną będzie możliwość wyboru modelu zakupu systemu, pozwalającego dopasować go do sytuacji finansowej firmy.
Jako odpowiedź na powyższe potrzeby i oczekiwania proponujemy system enova365. Jest to kompleksowe narzędzie, które łączy potrzebne funkcjonalności w jednym miejscu. W ramach systemu możemy skorzystać ze skutecznego modułu CRM, którego możemy zasilić danymi z zewnętrznych rozwiązań i systemów analityki internetowej. Zgodny z przepisami moduł do zarządzania finansami oraz księgowością, dla którego sprzedaż jednorazowa, abonamenty czy różne formy płatności nie stanowią problemów. Wsparciem będą również oferowane przez system możliwości automatyzacji, np. raportowanie należności i zobowiązań w czasie rzeczywistym oraz moduł Business Intelligence, który wspiera analizę danych firmowych, cyklu sprzedaży czy przepływów finansowych.
Zarządzanie finansami i rentownością projektów
Efektywne zarządzanie finansami w firmach z branży IT to m.in. kontrola kosztów operacyjnych, a także stałe monitorowanie rentowności projektów. W branży mamy do czynienia z długimi cyklami sprzedażowymi oraz różnymi modelami rozliczeń, np. abonamentowe, projektowe czy rozliczenia związane z licencjami. Do sprawnego zarządzania finansami w firmie IT konieczne jest elastyczne narzędzie, które będzie gotowe na śledzenie przychodów i wydatków, pomoc w prognozowaniu przepływów finansowych czy bieżącą analizę finansową.
W firmach IT potrzebne jest narzędzie do automatyzacji procesów fakturowania, generowania raportów finansowych oraz analizy wskaźników rentowności danego projektu – według własnego zestawu kryteriów.
Takim narzędziem może okazać się system enova365, w którym:
- możliwa jest pełna kontrola nad finansami i rentownością projektów,
- możliwe jest rozliczanie kosztów na poziomie projektu,
- możliwe jest przypisywanie kosztów projektów według zdefiniowanych wcześniej reguł,
- możliwa jest analiza danych w czasie rzeczywistym,
- możliwa jest automatyzacja generowania raportów finansowych.
Rekrutacja i onboarding
Sektor IT nieustannie się rozwija, a zapotrzebowanie na specjalistów wzrasta. To sprawia, że rekrutacja i sprawny proces onboardingu są niezbędne do efektywnego funkcjonowania firmy.
Działy HR potrzebują narzędzia, które będzie ich wspierać ich bieżące potrzeby kadrowe oraz przyszłe związane z realizacją projektów i zapotrzebowaniem na wybrane kompetencje specjalistyczne. Dodatkowym atutem systemu będzie możliwość zarzadzania aplikacjami od kandydatów, możliwość załączenia ich oceny oraz wysyłki feedbacku. Podczas onboardingu pracowników ważne jest, aby w systemie był dostęp do procedur oraz informacji o niezbędnych szkoleniach. Dobrze, jeśli znajdą się tam również informacje o możliwościach rozwoju, potrzebnych kursach czy certyfikatach.
Proponowany przez nas system enova365, jest kompleksowym narzędziem, które usprawnia procesy rekrutacyjne i onboardingowe w firmach IT. Już w ramach podstawowych modułów systemu, możemy skutecznie zarządzać aplikacjami kandydatów, oceniać ich kompetencji, a także sprawnie udzielać komunikacji zwrotnej.
System enova365 jest również wsparciem w planowaniu przyszłych potrzeb kadrowych, co znacznie ułatwia realizację długoterminowych projektów. Z systemem enova365 można ułatwić wdrożenie nowych pracowników – wszystkie niezbędne dokumenty, procedury czy informacje o szkoleniach są dostępne w jednym miejscu. Proces onboardingu jest szybszy i efektywny, a dział HR może poświęcić czas na strategiczny rozwój zespołu.
Praca zdalna, hybrydowa oraz ewidencja czasu pracy
Branża IT to prekursor pracy w modelu zdalnym i hybrydowym. Firmy pracują w oparciu narzędzia do zarządzania czasem pracy, komunikacji w zespole, automatyzacji procesów czy monitorowania realizacji zadań przez rozproszone zespoły.
Zespoły potrzebują narzędzia, które pozwoli na organizację pracy w środowisku rozproszonym, pozwoli na wymianę danych i pracę na tych samych dokumentach w czasie rzeczywistym, a także pozwoli na swobodną komunikację zespołu.
System enova365 wspiera model pracy zdalnej i hybrydowej. Niezależnie od miejsca, zespół może pracować w oparciu o te same dane. W systemie możemy rejestrować czas pracy, uwzględniając różne modele i źródła. System integruje się z popularnymi, specjalistycznymi rozwiązaniami dla branży IT. Dzięki temu, w enova365 możemy posiadać aktualną informację o czasie pracy oraz rozliczać go, uwzględniając prowadzone projekty, sprzedaż i inne obszary biznesowe jednocześnie.
W systemie dostępne są funkcje Ankieta oraz Notatki, które pomagają w komunikacji zespołu podczas pracy zdalnej, planowania oraz organizacji spraw pracowniczych.
Ewidencja czasu pracy i obsługa różnych typów umów
W branży IT zatrudnienie pracowników odbywa się na różnych zasadach, np. umowa o pracę, kontrakt B2B, umowa zlecenie czy umowy o dzieło. Szczególnie często przenoszone są również prawa autorskie, dotyczące powstałego kodu programistycznego lub udzielane różnego rodzaju licencje.
Do zarządzania wieloma modelami zatrudnienia, firmy IT oczekują narzędzia, które będzie elastyczne i pozwoli na sprawną ewidencję czasu pracy, naliczanie wynagrodzeń i premiowanie w zależności od ustalonych kryteriów. Dla zespołów w IT liczy się również wsparcie w analizie dostępności pracowników do projektów. Kadra zarządzająca oczekuje narzędzia, które będzie monitorować czas pracy, nadgodziny oraz czas poszczególnych zadań. Pozwoli to m.in. na balansowanie obciążenia zespołów. Narzędzie powinno dostarczać managerom informacji o aktualnym zaangażowaniu pracowników w różne projekty w powiązaniu z pozostałymi obszarami biznesowymi.
Moduł Kadry i Płace systemu enova365 umożliwia kompleksowe zarządzanie umowami i wynagrodzeniami w różnych modelach. Bez przeszkód obsługuje definiowane samodzielnie składniki wynagrodzeń oraz automatyzuje ich naliczanie.
Jako odpowiedź na powyższe potrzeby, system enova365 oferuje zaawansowane narzędzia do ewidencji czasu pracy i obsługi różnych typów umów. System umożliwia automatyczne naliczanie wynagrodzeń zgodnie z ustalonymi warunkami, a także premiowanie na podstawie wyników oraz zrealizowanych projektów.
Dzięki integracji między modułami systemu Kadry i Płace oraz Projekty, na bieżąco można analizować dostępność pracowników, planować ich zadania oraz sprawować kontrolę nad czasem trwania i kosztami projektów.
Potrzeby w obszarach wynikających ze specyfiki działalności i usług firmy
Z obszarów wynikających ze specyfiki działalności firm i oferowanych usług, rozpatrujemy między innymi aspekty komunikacji, obsługi klienta czy zarządzania zasobami oraz wiedzą. Przyjrzyjmy się im bliżej.
Zarządzanie projektami i komunikacja
Zarządzanie projektami w firmach IT związane jest z wyzwaniami, takimi jak zmieniające się wymagania klientów, bliskie terminy realizacji projektów czy koordynacja zespołów pracujących zdalnie. Zespoły mierzą się z problemami wewnętrznymi i zewnętrznymi jednocześnie, łącząc jednocześnie różne metodyki realizacji projektów: zwinne i klasyczne.
Powstające niejasności często związane są z nieprawidłową komunikacją, brakiem spójnych celów w zespole czy brakiem planowania i przewidywania trudnych sytuacji.
Pracownicy i managerowie oczekują narzędzia, w którym będą mogli dodać nowy projekt, wyposażyć go we własną strukturę informacji, wprowadzić kroki milowe i zadania do wykonania, wygenerować harmonogram i/lub zwizualizować go w postaci wykresu Gaanta. Ponadto oczekują, aby system podpowiedział im potrzebne zasoby, sprawdził dostępność zespołu w innych projektach i pomógł w przygotowaniu wyceny. Dla managerów szczególnie istotne jest, aby dane były realne, uwzględniające informacje z innych obszarów biznesowych.
System enova365 umożliwia zarządzanie projektami, harmonogramowanie oraz sprawną komunikację między członkami zespołu, zarówno pracujących w biurze, jak i zdalnie. Dzięki funkcjonalnościom systemu możesz tworzyć nowe zadania, śledzić postęp ich realizacji w czasie rzeczywistym, a każdy członek zespołu dostaje powiadomienia o kolejnych krokach.
System enova365 można zintegrować ze specjalistycznymi narzędziami do zarządzania projektami, które lubiane są w branży IT, np. Trello czy Asana. Dzięki temu enova365 może pełnić rolę centralnego systemu, w którym gromadzone są wszystkie informacje księgowe, finansowe, kadrowe, a także dane z CRM, podczas gdy szczegółowe zarządzanie zadaniami pozostaje w zewnętrznych narzędziach.
Taka integracja umożliwia płynny przepływ informacji między systemami oraz członkami zespołu, pozwalając zachować komfort i bezpieczeństwo. Specjaliści w głównej mierze poruszają się w znanych sobie systemach, podczas gdy kadra managerska, pozostaje w bardziej znanym dla siebie systemie enova365, ma szerszy kontekst podczas analizy danych oraz nie obawia się, nieumyślnego wprowadzenia błędu w systemach specjalistycznych.
Obsługa klientów i wsparcie techniczne
W branży usług IT, szczególnie firm programistycznych, ale również serwisujących sprzęt czy dostarczających własne oprogramowanie w modelu SaaS, praktycznie każde działanie wymaga późniejszego wsparcia. Jego rodzaj, zakres i stopień potrzebnej szybkości reakcji różnią się. Łączy je natomiast potrzeba ewidencjonowania klientów, sprawnego wyszukiwania rozwiązań, które u danego klienta są uruchomione, możliwość przyjmowania i przetwarzania zgłoszeń. Procedury serwisowe, związane z obsługą klientów dzielą się na procesy wewnętrzne, zewnętrzne oraz komunikacyjne.
Zespoły oczekują ułatwienia w ewidencjonowaniu prac serwisowych oraz możliwości korzystania z jednego narzędzia, które zapewni im kompleksową obsługę wsparcia serwisowego wraz z komunikacją z klientem. Koszty ponoszone na ciągłe zmiany systemów ticketowych są nie współmierne do oferowanych przez nie możliwości. Trudna wymiana danych pomiędzy systemami internetowej komunikacji i przyjmowania zgłoszeń, z systemami w których firmy posiadają dane o kliencie i obsługę procedur wewnętrznych, powoduje ciągłą frustrację oraz błędy w czasie reakcji i rozliczeniach.
W tym obszarze, system enova365 oferuje aż dwa rozwiązania. Konstrukcja systemu i otwarte środowisko, umożliwiają kompletną i rzetelną, co najmniej dwukierunkową wymianę danych z innymi systemami. Łączenie systemów ticket-owych jest efektywne i odporne na błędy a dzięki zastosowaniu modyfikacji programistycznych po stronie systemów ticektowych, oba rozwiązania mogą stanowić spójne centrum obsługi serwisowej. System enova365 umożliwia automatyczne przypisywanie zgłoszeń do odpowiednich zespołów, monitoruje czas reakcji. Rejestruje zapytania klientów i pozwala na efektywne zarządzanie nimi.
Drugim rozwiązaniem jest forma Pulpitu enova365, czyli moduł Service Desk. Jest to kompletne narzędzie, mogące pracować na tej samej bazie danych co podstawowy system enova365, posługując się interfejsem przeglądarkowym. Centrum Wdrożeń Informatycznych posiada pionierskie wdrożenie tego rozwiązania na rynku partnerów enova365.
Więcej o Service Desk przeczytasz tutaj.
Zarządzanie zasobami, infrastrukturą i licencjami
Firmy z branży IT operują na dużej liczbie zasobów – od sprzętu komputerowego i serwerów, po oprogramowanie, licencje oraz dostęp do chmurowych narzędzi. Sprawne zarządzanie tymi elementami jest kluczowe dla efektywnego funkcjonowania organizacji.
Pracownicy oczekują systemu ERP, który pozwoli na możliwość ewidencji i kontrolę nad zasobami, umożliwi monitorowanie zużycia sprzętu, daty ważności oprogramowania czy licencji. Ma to istotny wpływ na codzienne zarządzanie firmą oraz długofalowe inwestycje.
System enova365 dostarcza kompleksowe narzędzia, które służą do ewidencji i zarządzania zasobami o różnym charakterze. W systemie istnieje możliwość rejestrowania i monitorowania sprzętu, np. komputerów czy routerów, zarządzanie cyklem ich życia, np. możliwość podania daty zakupu czy gwarancji, a także przypisywanie ich konkretnym użytkownikom.
Integracja ze specjalistycznymi rozwiązaniami IT
Firmy z branży IT to pionierzy w integracjach. Zaawansowanie technologiczne firm powoduje, że świadomie korzystają z wielu systemów o różnym charakterze, które pozwalają im zaspokoić specjalistyczne i specyficzne potrzeby, związane z modelem pracy czy dodatkowym kontekstem analitycznym.
Pracownicy oczekują, że integracja systemu ERP z takimi narzędziami jak Jenkins czy GitLab CI/CD, pozwoli na zautomatyzowanie wielu etapów prac programistycznych oraz testowych. Taka integracja sprawia, że proces developmentu jest płynny, szybszy i mniej podatny na błędy. Firmy mają również potrzeby w obszarze sprzedaży i marketingu czy wspomnianym wcześniej zarządzaniu projektami lub serwisem.
System enova365, dzięki swojej otwartości na integracje zewnętrzne, stanowi doskonałe rozwiązanie dla firm usługowych z branży IT. Na różne sposoby, możliwa jest dwustronna wymiana danych w czasie rzeczywistym z zewnętrznymi aplikacjami, obsługując popularne formaty, takie jak XML i JSON, oraz protokoły komunikacyjne SOAP i REST. System oraz zewnętrzni dostawcy oferują również gotowe integratory, do często wykorzystywanych rozwiązań, np.: getResponse, Worksmile.
Korzyści z wdrożenia systemu enova365 w firmie z branży IT
Wdrożenie systemu enova365 w firmie z branży IT to inwestycja, której korzyści możemy zobaczyć już w pierwszych dniach użytkowania. System enova365 pozwoli na zautomatyzowanie procesów firmowych, zapewni poprawę jakości komunikacji oraz pozwoli na efektywniejsze wykorzystanie czasu pracy. Dzięki temu pracownicy mogą skuteczniej zarządzać codziennymi zadaniami oraz realizacją projektów.
Korzyści z wdrożenia enova365 w firmie z branży IT znacznie wykraczają poza standardowe usprawnienia. Firma zyskuje narzędzie, które jest wsparciem w codziennych czynnościach, ułatwia szybkie reagowanie na zmiany – zarówno w firmie, jak i w prowadzonych projektach, pozwala na stałą kontrolę finansów oraz skuteczniejsze zarządzanie dostępnymi zasobami.
Co więcej system enova365 staje się centralnym punktem, w którym zbieramy dane z wielu obszarów, m.in. dane finansowe, księgowe, HR, dotyczące czasu pracy, wynikające ze zgłoszeń serwisowych oraz harmonogramów projektów. Dzięki temu firma IT ma pełny wgląd w całą swoja działalność, co pozwala lepiej planować i optymalizować koszty, a także przewidywać potencjalne wyzwania.
System dostarcza kadrze managerskiej przejrzyste raporty i analizy, dzięki którym może podejmować trafniejsze decyzje biznesowe. System enova365 jest nie tylko narzędziem operacyjnym, ale również strategicznym wsparciem w budowaniu przewag firmy oraz skalowaniu działalności w dynamicznie zmieniającym się obszarze IT.
