Strona główna 9 ERP dla branż 9 Systemy ERP dla branży HR

Systemy ERP dla branży HR

Branża HR to pojęcie, które możemy rozumieć na kilka sposobów. Przykładowo, jako wspólnie zebrane działy HR z firm lub też jako podmioty wyspecjalizowane we wsparciu procesów HR, takie jak agencje pracy, firmy leasingujące pracowników i specjalistów, agencje head hunterskie, firmy doradcze, szkoleniowe, a nawet i wspierające je agencje employer brandingowe.

Niezależnie od tego którą z nich reprezentujesz, zarówno działy wewnętrzne, jak i firmy HR stają przed wieloma podobnymi wyzwaniami oraz łączą je specyficzne potrzeby. Dotyczą one procesów:

rekrutacji,
zatrudniania i zwalaniania,
onboardingu i skzoleń,
ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy,
naliczania i wypłat wynagrodzeń,
spełniania obowiązków pracodawcy i pracownika,
zarządzania wnioskami, urlopami i zwolnieniami,
przechowywania danych,
wymiany danych z organami kontroli i ZUS-em.

Potrzeby te rosną i komplikują się wraz z rozwojem firm z branży HR oraz zwiększającą się liczbą pracowników. Podmioty działające w tak zdefiniowanej przez nas branży HR, nie podlegają pod działalność regulowaną, lecz przedmiot Waszego biznesu z natury dotyka stref mocno regulowanych kodeksem pracy i szeregiem przepisów. Działanie zgodnie z przepisami jest w branży HR kluczowym aspektem prowadzenia działalności.

W tym kontekście, wybór systemu ERP dla branży HR powinien uwzględniać realne wsparcie w ciągle zmieniających się przepisach. Nowoczesny system ERP, taki jak enova365, jest naszym zdaniem nieodzownym narzędziem do optymalizacji operacji i zarządzania danymi w branży HR.

Spis treści

System ERP dla branży HR – jakie pełni role?

Rola systemu ERP dla branży HR wykracza poza standardowe wsparcie procesów biznesowych. Obszar kadr i płac, stanowiący zwykle wycinek potrzeb, odgrywa tutaj kluczową rolę. Procesy związane z kadrami są również głównymi procesami biznesowymi i przeplatają się z nimi.

Wybierając system ERP dla branży HR warto naszym zdaniem zwrócić uwagę na funkcjonalności modułu kadrowo-płacowego jak również możliwości jego dostosowania do potrzeb firmy.

Rekomendowany przez nas system ERP dla branży HR – enova365 sprawdza się tu doskonale. Rozbudowany moduł kadrowo-płacowy, odpowiada na główne wyzwania firm, a dzięki nowoczesnym rozwiązaniom może zastąpić wiele dodatkowych aplikacji. Moduł doskonale współpracuje z pozostałymi modułami systemu, wspierającymi sprzedaż, fakturowanie czy marketing. Jest również głównym modułem, dla którego producent oferuje systematyczne aktualizacje związane ze zmieniającymi się przepisami prawa. Dzięki temu, nie powinny umknąć Wam ważne zmiany i nie narazicie się na konsekwencje nie dostosowania się do nich.

Specyfika działania i potrzeby branży HR

Firmy działające w branży HR muszą sprawnie zarządzać dużą ilością danych. Są to zarówno dane dotyczące własnych pracowników, jak i dane osób, które pomagają rekrutować, wynajmują czasowo itp. – czyli połączone z corem działalności biznesowej. W niektórych przypadkach, możemy wręcz powiedzieć o funkcjonowaniu modelu firmy w firmie.

Główne potrzeby w tym zakresie, podzieliliśmy na kilka grup.

Efektywne przetwarzanie dużej ilości danych

W firmach związanych z branżą HR codziennie przetwarza się znaczące ilości danych dotyczących pracowników, ich wynagrodzeń, nieobecności czy rozwoju zawodowego. Wraz z rozwojem firmy rośnie także skala tych danych. System enova365 pozwala na efektywne zarządzanie dużą ilością danych, umożliwiając:

szybkie wyszukiwanie i filtrowanie informacji,
przechowywanie wszystkich danych dotyczących pracownika w jednym miejscu,
analizę danych w czasie rzeczywistym,
rejestrację zgody na przetwarzanie danych osobowych,
import i eksport danych,
łatwy dostęp do czasu pracy i nieobecności danej osoby,
generowanie dokumentów podatkowych dla każdego pracownika,
porządkowanie dokumentów pracowniczych.

Minimalizacja ryzyka błędów

W branży HR nie można pozwolić sobie na popełnianie błędów w kluczowych procesach, tak jak naliczanie wynagrodzeń czy rozliczanie urlopów. W takich przypadkach nieoceniony staje się system ERP enova365, który umożliwia:

automatyczne sprawdzanie poprawności danych,
automatyzację powtarzalnych czynności,
powiadomienia o brakujących lub niezgodnych danych,
kontrolę nad zgodnością z przepisami prawa,
zmniejszenie negatywnego wpływu pomyłek na działanie firmy.

Optymalnie szybka praca

W dużej mierze efektywność działania zespołów HR zależy od szybkości realizacji procesów firmowych. Przy dużej liczbie pracowników, niektóre zadania mogą wpływać na obniżenie produktywności oraz zwiększenie czasu potrzebnego na ich realizację. System enova365 wspiera optymalizację czasu pracy działu – lub całej firmy HR, poprzez:

zminimalizowanie obiegu dokumentów w formie papierowej,
kontrolę czasu pracy,
powiadomienia o zbliżających się terminach np. szkoleń lub badań pracowniczych,
możliwość obsługi operacji dla wielu osób jednocześnie, np. naliczanie wynagrodzeń,
szybkie generowanie raportów i analiz.

Automatyzacja działań

Wyzwania takie jak ewidencja czasu pracy, naliczanie wynagrodzeń, zarządzanie urlopami i obsługa zwolnień chorobowych stają się bardziej skomplikowane w miarę rozwoju firmy. Dlatego tak ważne jest posiadanie systemu, który oferuje rozwiązania automatyzacji w tym obszarze. Niektóre z nich, to:

automatyczne naliczanie wynagrodzeń,
uwzględnianie skomplikowanych zasad płacowych i składników wynagrodzenia,
automatyczna obsługa wniosków urlopowych i ich akceptacji,
generowanie zestawień dotyczących urlopów, zwolnień czy wynagrodzeń,
automatyczna generowanie dokumentów kadrowych, np. umowy, aneksy, świadectwa pracy na podstawie danych z systemu,
automatyzacja procesów związanych z onboardingiem nowych pracowników.

Podpowiedzi

W pracy HR-owca liczy się nie tylko szybka realizacja zadań, ale również podejmowanie trafnych decyzji na podstawie dostępnych danych i informacji. W systemie enova365 mamy możliwość korzystania z podpowiedzi, które wspierają zarządzanie procesami personalnymi, np.:

podpowiedzi dotyczące zarządzanie nadgodzinami i planowania zasobów,
przypomnienia o zbliżających się terminach złożenia dokumentów czy terminach końca ich ważności,
powiadomienia o obowiązkowych szkoleniach czy terminach badań pracowniczych,
powiadomienia związane ze zmianami w przepisach.

Narzędzia samoobsługi – pulpity w enova365

Pulpity pracownicze enova365 to przełomowe rozwiązanie, które pozwala pracownikom na samodzielne zarządzanie wieloma aspektami, związanymi z ich zatrudnieniem, bez konieczności angażowania działu HR. Tego typu rozwiązania znacznie przyspieszają obieg dokumentów w firmie oraz podejmowanie decyzji, a jednocześnie zapewniają pracownikom pełną transparentność i kontrolę nad składanymi wnioskami. Dzięki temu rozwiązaniu pracownicy mogą:

za pomocą systemu składać wnioski urlopowe i sprawdzać dostępne dni urlopu,
otrzymywać powiadomienia o ważnych terminach, m.in. badaniach lekarskich czy szkoleniach,
aktualizować swoje dane,
przeglądać historię wynagrodzeń.

Moduły enova356 – systemu ERP dla branży HR

W systemie ERP enova365 znajdziesz szereg modułów i funkcjonalności potrzebnych w branży HR, które umożliwiają kompleksowe zarządzanie wszystkimi aspektami działalności. Najczęściej konfigurujemy połączenia, w skład których wchodzą m.in.:

Kadry i Płace,
Pulpity pracowników i kierowników,
Workflow,
Delegacje służbowe,
Czas pracy,
E-teczki,
Listy płac i rozliczenia ZUS,
Księga handlowa,
Faktury.

W branży HR, kluczowe jest opieranie działalności na systemie, który automatyzuje te procesy i minimalizuje ryzyko błędów. Dzięki czemu firmy HR mogą inwestować w łowców talentów i osoby merytoryczne, zmniejszając konieczność zatrudniania większej liczby osób obsługujących powtarzalne czynności.

Korzyści z wdrożenia enova365 – systemu dla branży HR

Rozwijanie agencji pracy, firmy leasingującej pracowników i specjalistów, agencji head hunterskiej, firmy doradczej lub szkoleniowej z enova365, to wejście na zupełnie inny poziom biznesowy.

Korzyści operacyjne, wynikające z dobrze wdrożonego systemu i wykorzystania jego pełnego potencjału, to kluczowy czynnik uzyskania trwałej przewagi konkurencyjnej dla firmy. To również szansa na pozostanie zwinną, mniejszą firmą lub rozwiązania problemu rentowności.

Dzięki automatyzacji procesów, możesz tworzyć uporządkowaną firmę o niższych kosztach administracyjnych. Wpływasz też na poprawę szybkości i jakości obsługi klientów. System enova365 pilnuje Ciebie i Twój zespół w bieżących zadaniach, minimalizując i utrudniając popełnianie błędów. Producent systemu wydaje regularne aktualizacje oprogramowania, których głównym przedmiotem jest dostosowanie go do nowych przepisów.

Dodatkowo enova365 to rozwiązania elastyczne i skalowalne, które z pomocą Centrum Wdrożeń Informatycznych, możesz dostosować do specyficznych potrzeb oraz wielkości firmy. Jest istotnym czynnikiem w rozwoju przedsiębiorstwa, ponieważ kupujesz tylko to, co pasuje do obecnego poziomu rozwoju Twojej firmy.

Umowa serwisowa – nie jesteś sam

Korzystając z enova365, jednym z kluczowych elementów jest posiadanie wsparcia technicznego i merytorycznego, które zapewni sprawne działanie w każdej sytuacji. W Centrum Wdrożeń Informatycznych oferujemy obsługę serwisową dla firm z branży HR, dzięki której, w zależności od wariantu, otrzymasz:

dostęp do wsparcia technicznego oraz doradztwa z zakresu obsługi systemu,
pomoc merytoryczną na poziomie zagadnień biznesowych,
regularne aktualizacje systemu,
pierwszeństwo w rozwiązywaniu ewentualnych problemów technicznych,
możliwość konsultacji, które pozwolą na wykorzystanie pełnego potencjału systemu,
pomoc w przełożeniu procesów, wyzwań i potrzeb firmy do systemu enova365.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami!