Systemy ERP dla biur rachunkowych

Biura rachunkowe to specjalistyczne firmy, które zajmują się wsparciem innych firm w zakresie księgowości, rozliczeń podatkowych, kadr, płac czy nawet szerszym zakresem finansów firmowych. Pracują zarówno z małymi i średnimi firmami, które nie posiadają własnego działu księgowości, jak i z większymi firmami, które oddelegowują do nich tylko część czynności i procesów.

Zadaniem biur rachunkowych jest nie tylko dbanie o poprawność dokumentacji, ale także zapewnienie terminowości i zgodności z obowiązującymi przepisami. Biura rachunkowe, aby sprostać wymaganiom klientów oraz zmieniającym się przepisom prawa potrzebują nowoczesnych narzędzi do pracy. W tym kontekście system enova365 jest dużym wsparciem dla biur rachunkowych.

System enova365 od lat rozwija dedykowaną wersję oprogramowania, która jest przeznaczona wyłącznie dla biur rachunkowych. Ten artykuł dedykujemy wyzwaniom biur rachunkowych, na które odpowiedzią może być system enova365 oraz przeglądowi jego dedykowanych dla biur rachunkowych funkcjonalności.

Spis treści

1. Główne wyzwania biur rachunkowych
2. Rola systemu ERP w biurze rachunkowym i jego kluczowe funkcjonalności
3. Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365
4. Możliwości integracji enova365 z SeldeoSMART i OCR
5. Korzyści z wdrożenia systemu enova365 w biurze rachunkowym
6. Podsumowanie

Główne wyzwania biur rachunkowych

Do głównych wyzwań biur rachunkowych, które bezpośrednio wpływają na efektywność pracy i jakość obsługi klienta możemy zaliczyć:

• zarzadzanie dużą ilością danych – biura rachunkowe przetwarzają wiele dokumentów dziennie, a każdy z nich zawiera informacje, które muszą być wprowadzone i zaksięgowane poprawnie oraz przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• zmienność przepisów – w Polsce zmiany podatkowe i księgowe są dynamiczne. Większość tych zmian wymaga dostosowania procesów, aktualizacji oprogramowania oraz bieżącej edukacji zespołu. Praca na nieaktualnym systemie może prowadzić do błędów, opóźnień czy kar finansowych dla klientów biura oraz samego biura,
• potrzeba szkoleń i rozwoju z innych obszarów – coraz więcej specjalistów z obszaru księgowości postanawia poszerzyć swoją wiedzę lub są do tego zobligowani ze względu na cyfryzację biur rachunkowych. Mogą potrzebować wiedzy i szkoleń z zakresu narzędzi do automatyzacji, w tym systemu ERP czy włączania sztucznej inteligencji do codziennej pracy, wspierającej księgowość,
• praca z dużą ilością dokumentów – tradycyjna księgowość bazuje na papierowej dokumentacji, gdzie faktury, deklaracje, umowy czy raporty są drukowane i przechowywane w segregatorach. Taki sposób pracy pochłania mnóstwo czasu oraz zasobów. Generuje także dodatkowe koszty, związane z materiałami biurowymi i archiwizacją dokumentów,
• utrzymanie dokładności i terminowości – nieścisłości w obszarze księgowości mogą skutkować nieprzyjemnymi skutkami zarówno prawnymi, jak i finansowymi dla klientów. Terminowe składanie deklaracji VAT czy rozliczeń ZUS wymaga dokładnego planowania i sprawnej organizacji,
• zapewnienie bezpieczeństwa i poufności danych – biura rachunkowe mają dostęp i przetwarzają dane finansowe i osobowe klientów oraz ich pracowników. W związku z tym powinny zapewniać ich należytą ochronę, np. poprzez dostosowane oprogramowanie,
• efektywna komunikacja z klientami – klienci oczekują natychmiastowych odpowiedzi, dostępu do dokumentów online oraz transparentnej współpracy,
• integracja z KSeF oraz wysyłka dokumentów do różnych instytucji (e-doręczenia) – elektroniczna wysyłka dokumentów oraz zgodność z nowymi regulacjami i możliwość integracji z KSeF to wyzwania, które wymagają dopasowanych narzędzi, m.in. do automatyzacji tych procesów,
• konkurencja na poziomie biznesowym – biura rachunkowe konkurują nie tylko między sobą, ale również z narzędziami dostępnymi online (księgowość internetowa) oraz instytucjami, które wprowadzają takie usługi, np. banki.

Podniesienie efektywności operacyjnej biura rachunkowego jest kluczowym wyzwaniem w obliczu zmian rynkowych. Biura rachunkowe muszą uwzględnić i zmienić swoją tradycyjną rolę, na rzecz aktualnych potrzeb przedsiębiorców.

Nowoczesny system ERP, taki jak enova365 pozwala na automatyzację powtarzalnych procesów, poprawę organizacji i efektywności pracy wewnątrz biura rachunkowego, minimalizuje ryzyko popełnienia błędów oraz ułatwia współpracę z klientem. Dzięki temu pracownicy biur rachunkowych mogą odzyskać czas na inne zadania.

Rola systemu ERP w biurze rachunkowym i jego kluczowe funkcjonalności

System ERP enova365 jest narzędziem, które może znacząco usprawnić codzienną pracę biura rachunkowego. Z jego pomocą możemy wyeliminować powtarzalne zadania oraz ryzyko popełnienia błędów. Modułowa budowa enova365 sprawia, że system jest dostosowany do indywidualnych potrzeb danego biura oraz zapewnia całościową obsługę procesów kadrowo-płacowych oraz księgowych.

Jakie funkcjonalności systemu enova365 są szczególnie ważne dla biur rachunkowych?

• Księga Handlowa,
• Księga Przychodów i Rozchodów,
• ewidencja ryczałtowa,
• ewidencja VAT,
• zbiorcza wysyłka e-Deklaracji,
• generowanie i wysyłka wszystkich typów JPK (w tym JPK_V7M i JPK_V7K),
• sprawozdania elektroniczne, także skonsolidowane w formie e-sprawozdań,
• rozliczanie VAT strukturą sprzedaży i zakupu,
• deklaracje i e-Deklaracje podatkowe (PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR, PIT-R, 8C, a także IFT-1R i IFT-1),
• prowadzenie ewidencji i rozliczeń środków trwałych w ujęciu księgowym i podatkowym,
• obsługa elektronicznej dokumentacji pracowniczej (e-teczki pracownicze).

Poniżej prezentujemy cechy systemu enova365, które usprawniają codzienną pracę biura rachunkowego:

• automatyzacja procesów księgowych i finansowych – system enova365 pozwala na automatyczne księgowanie faktur, generowanie raportów, a także obsługę płatności. Dzięki schematom księgowym, które zaszyte są w enova365, po eksporcie dokumentu z obiegu zewnętrznego, jest on automatycznie wprowadzany na odpowiednie konto. Takie schematy można ustawić dla każdego typu księgowanej faktury,
• centralizacja danych i łatwy dostęp do informacji – wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym miejscu. Umożliwia to łatwe odnalezienie potrzebnych danych, a klienci mają dostęp do nich cały czas,
• automatyzacja wprowadzania dokumentów – dzięki enova365 faktury są automatycznie księgowane w systemie, bez względu na ich formę. Dokumenty dostarczane przez klientów w formie papierowej lub zdjęcia, z pomocą OCR można wprowadzić i zaksięgować w systemie enova365,
• integracja z KSeF – system enova365 umożliwia bezpłatną integrację z systemem KSeF, automatyczne pobieranie i wysyłanie faktur, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych,
• Pulpit Klienta Biura Rachunkowego – klienci mogą samodzielnie pobierać raporty, przesyłać dokumenty i komunikować się z biurem rachunkowym za pomocą jednego interfejsu. Pracownicy biura rachunkowego są odciążeni od odbierania telefonów czy wiadomości mailowych, dzięki czemu mogą zając się innymi zadaniami.

System enova365 eliminuje żmudne i powtarzalne zadania, pozwala biurom rachunkowym działać sprawniej i efektywniej. Klienci mogą mieć stały wgląd w informacje o rozliczeniach oraz rozrachunkach, a faktury mogą dostarczać za pomocą kilku kliknięć. Procesy księgowe są automatyzowane, a biura rachunkowe zwiększają swoją konkurencyjność na rynku, względem księgowości internetowej oraz innych biur, nie korzystających z systemu enova365.

Pulpit Klienta Biura Rachunkowego

Dla klientów biur rachunkowych ważne jest, aby szybko i komfortowo zarządzać dokumentacją finansową, a także sprawnie komunikować się z biurem rachunkowym. Tradycyjna komunikacja, taka jak wiadomości e-mail, połączenia telefoniczne czy osobiste dostarczanie dokumentów to mało efektywne i czasochłonne procesy.

Rozwiązaniem na automatyzację komunikacji między klientem a biurem rachunkowym jest Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365. Pulpit jest nowoczesnym rozwiązaniem, które znacząco podnosi komfort współpracy. Najważniejsze korzyści dla klientów, to:

• stały dostęp do dokumentów – klient w dowolnym momencie może zobaczyć, pobrać i przesyłać dokumenty, bez konieczności bezpośredniego kontaktu z biurem rachunkowym,
• bezpieczeństwo wymiany danych – system zapewnia bezpieczną przestrzeń do przesyłania faktur i informacji poufnych,
• klient ma możliwość samodzielnego wystawiania faktur sprzedaży, które po zatwierdzeniu trafiają bezpośrednio do bazy Klienta w Biurze Rachunkowym,
• klient ma możliwość sprawdzenia swoich kontrahentów w bazie Ministerstwa Finansów (biała lista) oraz pobierania ich danych z serwisu GUS,
• klient ma możliwość przeglądania zestawień przygotowanych i opublikowanych dla klienta przez Biuro Rachunkowe.

Dzięki Pulpitowi Klienta Biura Rachunkowego współpraca z biurem rachunkowym staje się uporządkowana. To rozwiązanie, które nie tylko oszczędza czas, ale również zwiększa komfort i bezpieczeństwo zarządzania finansami firmy – dla każdej ze stron.

Możliwości integracji enova365 z SaldeoSMART i OCR

System ERP nie tylko optymalizuje procesy, ale również umożliwia korzystanie z zaawansowanych integracji, ułatwiających codzienną pracę biura rachunkowego. Dzięki integracji systemu enova365 z narzędziami takimi jak SaldeoSMART i OCR, biura rachunkowe mogą zautomatyzować wprowadzanie danych, przyspieszyć obieg dokumentów czy zminimalizować ryzyko popełnienia błędów.

Dzięki integracji systemu enova365 z SaldeoSMART można automatycznie skanować, analizować i dekretować faktury. System wykorzystuje technologię OCR do rozpoznawania danych w dokumentacji. Dzięki temu pracownicy nie muszą ręcznie wprowadzać faktur do systemu. Odczytane dokumenty można automatycznie klasyfikować i przypisywać do odpowiednich klientów.

Narzędzia OCR są ważnymi narzędziami dla biur rachunkowych, które pomagają w transformacji dokumentów na pliki cyfrowe, z możliwością edycji w formatce systemowej.

Korzyści z wdrożenia systemu enova365 w biurze rachunkowym

Dzięki enova365 biura rachunkowe mogą skupić się na merytorycznej obsłudze klientów oraz podnoszeniu poziomu wiedzy. Oto korzyści, jakie można osiągnąć po wdrożeniu enova365 w biurze rachunkowym:

• zwiększenie efektywności operacyjnej – automatyzacja procesów pozwala na szybszą i skuteczniejszą obsługę klientów,
• poprawa jakości i bezpieczeństwa obsługi klienta – klienci posiadają natychmiastowy dostęp do dokumentów, o każdej porze, a wymieniane dane są chronione zgodnie z przepisami prawa,
• lepsza kontrola nad procesami – system enova365 zapewnia działanie zgodne z obowiązującymi przepisami, eliminuje ryzyko popełniania błędów oraz przyspiesza czas realizacji procesów,
• możliwość skalowania usług i dostosowania się do potrzeb rynku – enova365 jest elastycznym systemem, który umożliwia dynamiczny rozwój biura rachunkowego, zgodnie z potrzebami rynkowymi,
• nowoczesna i asynchroniczna komunikacja – klienci nie muszą kontaktować się z biurem rachunkowym w celu dostarczania dokumentów czy chęci uzyskania informacji o nich. Wszystkie czynności odbywają się w systemie, do którego klient ma dostęp 24/7,
• brak konieczności ręcznego wprowadzania dokumentów – dzięki integracji z systemami OCR czy SaldeoSmart dokumenty są automatycznie wprowadzane do systemu, co redukuje ryzyko popełnienia błędów oraz oszczędza czas,
• obsługa wielu klientów jednocześnie – system enova365 pozwala na przeprowadzanie operacji na wielu bazach danych jednocześnie, np. generowanie JPK czy e-Deklaracji,
• elektroniczna wymiana dokumentów – klienci mogą dodawać swoje dokumenty w formie skanów czy PDFów do swojej bazy w biurze rachunkowym,
• zbieranie informacji z wielu baz – możemy sprawdzić, m.in. czy są naliczone składki ZUS, deklaracje PIT, VAT, JPK, CIT, czy zostały utworzone i wysłane e-Deklaracje.

Praca w systemie enova365 oszczędza czas, zwiększa efektywność i poziom obsługi klienta. W erze cyfryzacji biura rachunkowe, które decydują się na automatyzację procesów, zyskują przewagę konkurencyjną na rynku.

Podsumowanie

Biura rachunkowe muszą sprostać wyzwaniom, takim jak zarządzanie ciągle rosnącą ilością danych, zapewnieniem bezpieczeństwa i zgodności z przepisami czy efektywną komunikacją z klientami. Na rynku pojawiają się nowe usługi, będące substytutem dla oferty biur rachunkowych, co prowadzi w niektórych przypadkach prowadzi do redefinicji oferty, przygotowania nowej propozycji wartości czy zmiany modelu rozliczeń.

Nowoczesność i rozwój technologiczny w różnych gałęziach, zmienia sposób myślenia przedsiębiorstw o współpracy z biurami księgowymi i wymusza na nich cyfrową transformację.

Nowo powstające biura rachunkowe, pomimo mniejszego doświadczenia biznesowego wygrywają walkę o klienta dzięki nowoczesnym rozwiązaniom informatycznym i zwinnym modelom działania.

Zmiana na enova365 jest działaniem strategicznym, które kompleksowo automatyzuje procesy, pozwala na centralizację danych oraz pracę na wielu bazach jednocześnie.

Praca na systemie enova365 zwiększa efektywność operacyjną biura rachunkowego, podnosi jakość obsługi klienta, a także pozwala na elastyczny rozwój, dostosowany do potrzeb zmieniającego się dynamicznie rynku. Biura rachunkowe, które zdecydują się na cyfryzację i automatyzację, mogą liczyć na znaczną przewagę konkurencyjną w branży. Skalowanie ich działalności nie musi odbywać się poprzez wzrost zatrudnienia.