Firmy usługowe, w głównej mierze bazują na sprzedaży czasu i wiedzy swojego zespołu, a ich głównymi przewagami są umiejętności, doświadczenie oraz specjalistyczne podejście. Klient nie otrzymuje gotowego produktu, tylko kupuje dostęp do ekspertów, ich zaangażowanie, wiedzę oraz czas potrzebny, na realizację projektu, usługi lub wykonanie serwisu.
Podstawę działania firmy usługowej stanowią ludzie i ich kompetencje. Przykładami takich firm mogą być kancelarie prawne, biura księgowe, firmy doradcze i konsultingowe, agencje marketingowe, studia i pracownie projektowe, firmy serwisowe czy software house’y.
Usługi nie reprezentują konkretnego produktu, dlatego efektywne zarządzanie firmą, buduje jej przewagę konkurencyjną, a często jest wręcz podstawą działania przedsiębiorstwa. System ERP dopasowany do potrzeb firmy pozwala uporządkować dane, zwiększyć kontrolę oraz wpływ na realizowane projekty.
Do głównych wyzwań firm usługowych możemy zaliczyć:
- zarządzanie procesem pozyskiwania klientów i budowania z nimi relacji,
- zapewnienie odpowiedniego obłożenia dla swoich specjalistów,
- konieczność szybkiego reagowania na zmiany i potrzeby klientów,
- realizację wielu projektów jednocześnie,
- potrzebę efektywnej komunikacji z klientem,
- potrzebę efektywnej komunikacji wewnątrz zespołu, między działami i zewnętrznymi dostawcami,
- działanie w rozproszonej strukturze pracy.
W działalności usługowej, tak jak w każdej innej firmie, ważny jest również aspekt monitorowania wydatków, wydajności zespołów czy poszczególnych pracowników oraz trzymanie się harmonogramów.
Odpowiedzią na powyższe wyzwania oraz sposobem na wzrost jakości świadczonych przez firmę usług, jest cyfryzacja procesów i unowocześnienie firmy z pomocą systemu ERP.
Spis treści
- Rola systemu ERP w firmach usługowych
- Kluczowe funkcjonalności systemu ERP dla firm usługowych
- Korzyści z wdrożenia systemu ERP w firmie usługowej
- Wdrożenie enova365 z Centrum Wdrożeń Informatycznych w branży usługowej
Rola systemu ERP w firmach usługowych
Dla firm usługowych, kluczowe staje się wsparcie dwóch obszarów biznesowych – działalność operacyjna oraz sprawne zarządzanie kadrami i finansami firmy.
System ERP, taki jak enova365 pozwala na automatyzację i uporządkowanie obszaru kadr, płac, księgowości, wszelkich rozliczeń i finansów firmy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu firma może działać w sposób poukładany i elastyczny.
Z drugiej strony system ERP jest wsparciem dla działalności operacyjnej firmy. Usprawnia planowanie i realizację projektów, przypisywanie zadań do konkretnych pracowników, ewidencjonowanie czasu pracy czy zarządzanie wykorzystywanymi zasobami.
Moduły, które wspierają zarządzanie usługami firmy, projektami oraz relacjami z klientami pozwalają nie tylko na usprawnienia w codziennych zadaniach, ale również na lepszą komunikację wewnątrz firmy, z klientami oraz z dostawcami. Kadra managerska otrzymuje natomiast pełny wgląd w stopień zaawansowania realizacji projektów, rentowność prowadzonych zleceń oraz ma możliwość wygodnej i szybkiej analizy, danych i wskaźników, które samodzielnie zdefiniuje.
Kluczowe funkcjonalności systemu ERP dla firm usługowych
System ERP enova365 to doskonałe narzędzie dla firm usługowych. Jego modułowa budowa pozwala na dopasowanie rozwiązań do charakterystyki danego przedsiębiorstwa. Poniżej przedstawiamy najczęściej wybierane moduły systemu enova365 w firmach usługowych:
Moduł CRM
Skuteczne zarządzanie relacjami z klientem to podstawa sprawnej sprzedaży. To właśnie od zbudowania dobrej relacji zależy dalsza długotrwała współpraca.
Moduł CRM pozwala na:
- kompleksową obsługę procesu sprzedażowego (od identyfikacji klienta, przez pozyskanie go i planowanie spotkań, po analizę),
- wsparcie lejka marketingowego,
- obsługę lejka sprzedażowego,
- generowanie umów i dokumentów,
- tworzenie profili klientów,
- przypisywanie klientów do konkretnych projektów,
- śledzenie etapów realizacji zamówień na styku wielu działów.
Dzięki modułowi CRM firma usługowa zyskuje narzędzie wspierające proces sprzedaży i budowania długotrwałej relacji z klientem.
Moduł Kadry Płace i HR
Firmy usługowe zatrudniają pracowników na różne typy umów, oraz może występować duża rotacja w zespołach.
Dzięki modułowi Kadry Płace i HR można:
- kompleksowo obsługiwać procesy rekrutacji,
- tworzyć umowy,
- prowadzić ewidencję czasu pracy,
- naliczać wynagrodzenia,
- zarządzać nieobecnościami pracowniczymi,
- planować szkolenia,
- korzystać z e-teczek pracowniczych, zgodnie z przepisami RODO,
- wystawiać i digitalizować dokumenty pracownicze,
- zarządzać wnioskami pracowniczymi zgodnie z ustalonymi krokami procesu,
- obsługiwać wszystkie deklaracje podatkowe, zgłoszenia ubezpieczonych oraz wiele innych dokumentów.
W enova365 sprawy pracowników są stawiane na równi z innymi. Dzięki Pulpitowi Pracownika możemy załatwić wiele spraw online, bez konieczności udawania się do działu kadr.
Pulpit Pracownika i Pulpit Kierownika
Dzięki możliwości samoobsługi pracowniczej odblokowujemy czas specjalistów i dajemy możliwość samodzielnej obsługi w sprawach kadrowych.
Dzięki Pulpitowi Pracownika można:
- samodzielnie sprawdzać swoje dane kadrowe,
- składać wnioski urlopowe,
- pobierać paski płacowe,
- szybko i sprawnie komunikować się wewnątrz firmy.
Dzięki Pulpitowi Kierownika można:
- przeglądać dane pracowników,
- zarządzać i akceptować wnioski pracownicze, np. urlopowe,
- drukować różne raporty.
Te rozwiązania są szczególnie przydatne w przypadku firm, w których pracownicy pracują w terenie i zdalnie (np. przedstawiciele regionalni, specjaliści terenowi, programości).
Moduł Finanse i Księgowość
System enova365 oferuje wsparcie w organizacji procesów dla firm usługowych w obszarze księgowym. Umożliwia m.in.:
- generowanie dokumentów i faktur,
- ewidencjonowanie i rozliczenia,
- kontrolę zaległych należności od klientów,
- łatwy eksport dokumentów i informacji księgowych do biura rachunkowego,
- raportowanie i zarządzanie finansami firmy,
- adnotację różnych typów płatności, np. przelewów
- integrację z wybranymi serwisami bankowymi – bezpośrednio lub łącząc przelewy z zamówieniami,
- przygotowanie i wysyłanie deklaracji, w tym JPK i JPK_V7.
Moduł DMS
Zarządzanie dokumentami w formie papierowej może okazać się na pewnym etapie rozwoju firmy kłopotliwe. Dzięki modułowi DMS można:
- przechowywać i porządkować dokumenty,
- tworzyć ścieżki obiegu dokumentów – system umożliwia wystawianie i wprowadzanie w obieg dokumentów związanych z zamówieniami,
- przypisywać je do konkretnych klientów, projektów, działów.
Cyfrowy obieg dokumentów zwiększa bezpieczeństwo, przyspiesza procesy decyzyjne oraz minimalizuje ryzyko popełniania błędów.
Moduł Serwis
Firmy usługowe poza wykonaniem zlecenia oferują często opiekę serwisową. Odpowiednie zarządzanie tym obszarem ma duże znaczenie dla wizerunku marki oraz utrzymania długotrwałej, dobrej relacji z klientem.
Moduł Serwis pozwala firmom usługowym:
- rejestrować zgłoszenia klientów,
- rejestrować przyjmowane urządzenia i śledzić etapy realizacji naprawy,
- ustawiać automatyczne przypomnienia o nadchodzącym przeglądzie lub końcu okresu gwarancyjnego,
- przypisywać zgłoszenia do odpowiednich pracowników,
- monitorować cały proces realizacji zgłoszenia,
- tworzyć automatycznie historię obsługi, gromadzić dane o czasie realizacji, wykonanych czynnościach,
- tworzyć harmonogramy.
Dzięki modułowi Serwis firma usługowa może szybciej reagować na zgłoszenia i problemy klientów, a także budować wizerunek eksperta, jako solidnego partnera.
Moduł Wypożyczalnia
Firmy usługowe mogą oferować wynajem sprzętu, narzędzi czy środków transportu, jako część swojej działalności lub wypożyczać sprzęt swoim pracownikom, w ramach realizacji ich codziennych obowiązków.
Sprawne zarządzanie tego rodzaju zasobami wymaga użycia narzędzi, które pozwalają na sprawdzenie ich dostępności w czasie rzeczywistym czy rozliczenie czasu użytkowania.
Moduł Wypożyczalnia enova365 umożliwia:
- tworzenie katalogu wypożyczanych zasobów,
- przypisywanie zasobów do konkretnych zleceń, klientów czy pracowników,
- generowanie dokumentów wypożyczenia i zwrotu,
- automatyczne fakturowanie i rozliczanie dzięki integracji z modułem księgowym oraz CRM.
Dzięki modułowi Wypożyczalnia firma może optymalizować wykorzystanie zasobów.
Korzyści z wdrożenia systemu ERP w firmie usługowej
Wdrożenie systemu ERP w firmie usługowe to krok w stronę automatyzacji procesów. Dzięki temu firma może efektywniej działać, podnosić jakość świadczonych usług i rozwijać się . Zintegrowany system ERP pozwala spojrzeć na firmę całościowo, eliminując przeszkody komunikacyjne oraz usprawniając zarządzanie procesami.
Jakie jeszcze korzyści niesie ze sobą wdrożenie systemu ERP w firmie usługowej?
- Zwiększenie efektywności operacyjnej – automatyzacja procesów i powtarzalnych czynności pozwala pracownikom odzyskać czas na inne czynności. Eliminacja powtarzalnych zadań przekłada się na oszczędność kosztów i czasu.
- Lepsza kontrola nad projektami i zleceniami – dzięki centralizacji danych zarządzanie projektami staje się efektywniejsze i prostsze. Na bieżąco możemy śledzić postępy i zmiany, kontrolować terminy, harmonogramy oraz budżety.
- Poprawa jakości obsługi klienta – system enova365 pozwala na szybszą reakcję na zmiany, lepsze dopasowanie usług do konkretnego klienta, sprawną komunikację.
- Wsparcie w podejmowaniu decyzji – system enova365 jest bazą informacji firmowych, na podstawie, których możemy podejmować skuteczniejsze i trafniejsze decyzje biznesowe.
Wdrożenie enova365 z Centrum Wdrożeń Informatycznych (CWI) w branży usługowej
Wdrożenie systemu klasy ERP enova365, to nie tylko wsparcie w codziennych czynnościach związanych ze specyfiką działania firm usługowych. To również kolejny krok w rozwoju firmy oraz przestrzeń do budowania przewagi konkurencyjnej.
Dzięki możliwości wyboru funkcjonalności dopasowanych do specyfiki branży, możliwe jest lepsze wykorzystanie zasobów, efektywne zarządzanie projektami, zachowanie pełnej kontroli nad procesami operacyjnymi i administracyjnymi.
Nasze doświadczenie w pracy z firmami z branży usługowej przekłada się na dopasowanie systemu do firmy. Jesteśmy złotym partnerem wdrożeniowym enova365, który rozumie specyfikę branży usługowej. Wiemy, jak ważna jest elastyczność, czas reakcji na zmiany czy bieżąca kontrola kosztów. Dlatego wdrażamy rozwiązania, które realnie wspierają firmy w ich rozwoju i codziennych zadaniach.
