Automatyczna wysyłka dokumentów

Możemy potraktować tę funkcjonalność jak na asystenta, który odciąża zarówno pracowników działu kadr i płac, jak i każdego pracownika w firmie. Zamiast co miesiąc drukować, pakować w kopertę, przekazywać pracownikom lub wysyłać pojedynczo paski wypłat, czy też rozliczenia PIT-11 albo informacji o dochodach IMIR, za pomocą jednego kliknięcia można zaoszczędzić sobie kilkanaście minut lub nawet kilka godzin pracy. Jednocześnie można mieć pewność, że pracownicy otrzymują dokumenty szybko i bezpiecznie.

Rozwiązanie jest na tyle elastyczne, że można je dostosować do indywidualnych potrzeb firmy.

Można dostosować Automatyczną wysyłkę również pod inne dokumenty, na przykład:

• Faktury i inne dokumenty handlowo-magazynowe dla kontrahentów
• Dokumenty kadrowe typu, świadectwa pracy, umowy, aneksy, zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach, informacje o szkoleniach, informacje o zmianach regulaminu pracy
• Regularne zestawienia dla kadry kierowniczej, np. raporty sprzedaży, stany magazynowe, zestawienie zamówień, itp.

Dodatkowo, przy konfigurowaniu automatycznych wysyłek do konkretnego typu dokumentu, możemy zadbać o bezpieczeństwo i poufność danych.

• Aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo, system umożliwia hasłowanie wysyłanych dokumentów.
• Każdy dokument, taki jak pasek wypłaty czy PIT-11, może być zabezpieczony unikalnym hasłem.
• Hasło może być generowane automatycznie, losowo (min 6 znaków, możliwość użycia znaków specjalnych) lub ustawione na indywidualne – numer PESEL
• Informacja o haśle może być przekazywana pracownikowi w oddzielnej wiadomości mailowej lub sms, co minimalizuje ryzyko przechwycenia danych przez osoby nieupoważnione.
• Dzięki takiemu rozwiązaniu nawet przechwycenie wiadomości email zawierającej poufny dokument, nie skutkuje dostępem do danych.

Kolejną funkcjonalnością, którą możemy dostosować indywidualnie w konfiguracji jest ustawienie treści powiadomień mailowych, które są wysyłane razem z dokumentami.

• System umożliwia tworzenie indywidualnych szablonów wiadomości e-mail dla każdego typu wysyłanego dokumentu.
• Dzięki temu pracownicy otrzymują nie tylko sam dokument, ale także wiadomość z informacjami dodatkowymi. Na przykład, wiadomość z paskiem wypłaty może zawierać informacje o okresie, którego dotyczy wynagrodzenie
• System automatycznej wysyłki dokumentów staje się nie tylko narzędziem oszczędzającym czas, ale także bezpiecznym i efektywnym sposobem komunikacji z pracownikami.

Dla działu kadr i płac czy też dla innych działów:

• Automatyzacja procesów: Automatyczna wysyłka dokumentów eliminuje konieczność ręcznego generowania i wysyłania dokumentów, co oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów.
• Oszczędność czasu i zasobów: Dział kadr i płac może skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, zamiast tracić czas na rutynowe czynności.
• Redukcja kosztów: Automatyzacja wysyłki dokumentów zmniejsza koszty związane z drukowaniem, kopertowaniem i wysyłką tradycyjną pocztą.
• Zwiększenie efektywności:
  Automatyzacja procesów zwiększa efektywność pracy działu kadr i płac.
  Poprawa komunikacji z pracownikami: Szybka i sprawna wysyłka dokumentów poprawia komunikację z pracownikami i zwiększa ich zadowolenie.
• Zgodność z przepisami: System może być skonfigurowany tak, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i archiwizacji dokumentów.

Dla pracowników:

• Szybki i łatwy dostęp do dokumentów: Pracownicy otrzymują dokumenty bezpośrednio na swój adres e-mail, bez konieczności osobistego odbioru w dziale kadr.
• Wygoda i oszczędność czasu: Nie muszą tracić czasu na dojazd do firmy czy stanie w kolejkach, aby odebrać dokumenty.
• Bezpieczeństwo i poufność: Dokumenty są wysyłane w formie elektronicznej, zahasłowanej, co zapewnia większe bezpieczeństwo i poufność danych.
• Archiwizacja dokumentów: Pracownicy mogą łatwo archiwizować i przechowywać dokumenty w formie elektronicznej.
• Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca: Mogą przeglądać i pobierać dokumenty z dowolnego miejsca, o ile mają dostęp do Internetu.

Najważniejsze screeny