W większych organizacjach dział kadr i płac każdego dnia przetwarza dużą ilość danych, dokumentów i wniosków. Zmiany warunków zatrudnienia, ewidencja czasu pracy, absencje, naliczanie wynagrodzeń, przygotowywanie dokumentacji i informowanie pracowników – to codzienność, w której wiele czynności ma charakter powtarzalny.
Automatyzacja kadr i płac w enova365 pozwala ograniczyć liczbę operacji wykonywanych ręcznie, uporządkować przepływ informacji i zwiększyć efektywność pracy obszaru HR. Co ważne, automatyzacja może obejmować nie tylko naliczanie wynagrodzeń, ale cały łańcuch procesów związanych z obsługą pracownika.
Jakie procesy można zautomatyzować dzięki enova365 Kadry i Płace? I w jaki sposób podejść do automatyzacji w dużej organizacji? Odpowiedzi na te pytania, poznasz po zapoznaniu się z tym artykułem.
Spis treści
- Automatyzacja kadr i płac – dlaczego ma znaczenie w dużej organizacji?
- enova365 Kadry i Płace – jakie obszary można automatyzować?
- Automatyczna aktualizacja danych pracowników w wielu miejscach
- Automatyzacja ewidencji czasu pracy i absencji
- Automatyzacja naliczania wynagrodzeń
- Automatyzacje w przetwarzaniu dokumentacji kadrowej
- Samoobsługa pracowników i menedżerów jako składnik automatyzacji procesów w dziale kadr i płac
- Automatyzacja raportowania i kontroli danych HR
- Integracja procesów. Automatyzacja to więcej niż funkcje pojedynczego modułu.
- Jakie korzyści daje automatyzacja kadr i płac w dużej organizacji?
- Czy enova365 sprawdzi się w dużej organizacji?
Automatyzacja kadr i płac – dlaczego ma znaczenie w dużej organizacji?
Wraz ze wzrostem liczby pracowników rośnie również liczba operacji realizowanych przez dział kadr i płac. Każda zmiana stanowiska, wynagrodzenia czy wymiaru etatu, każdy wniosek urlopowy, nieobecność oraz lista płac generują kolejne działania po stronie pracowników HR.
W dużej organizacji dodatkowym wyzwaniem jest rozbudowana struktura firmy. Analizowane przez zespół Centrum Wdrożeń Informatycznych organizacje, wskazują, że dane są wykorzystywane przez różne działy, a procesy wymagają udziału pracowników, przełożonych, HR, księgowości czy osób odpowiedzialnych za akceptację.
W takiej sytuacji ręczne wykonywanie powtarzalnych czynności staje się nie tylko czasochłonne, ale również zwiększa ryzyko pomyłek i utrudnia kontrolę nad procesami.
Automatyzacja procesów kadrowych i płacowych pozwala przenieść część powtarzalnych operacji do systemu, pozostawiając pracownikom HR więcej czasu na zadania wymagające analizy, decyzji i kontaktu z pracownikami.
enova365 Kadry i Płace – jakie obszary można automatyzować?
enova365 Kadry i Płace umożliwia obsługę wielu procesów związanych z pracownikami – od gromadzenia danych i prowadzenia dokumentacji, przez ewidencję czasu pracy i absencji, po naliczanie wynagrodzeń i raportowanie.
Zakres automatyzacji może obejmować między innymi:
- dane i procesy kadrowe,
- ewidencję czasu pracy,
- absencje i urlopy,
- naliczanie wynagrodzeń,
- dokumentację pracowniczą,
- obieg wniosków i akceptacji,
- samoobsługę pracowników i menedżerów,
- raportowanie i analizę danych,
- przepływ danych pomiędzy systemami.
W Centrum Wdrożeń Informatycznych, podkreślamy również fakt, że automatyzacja kadr i płac nie powinna być rozumiana jako wdrożenie pojedynczej funkcji systemu. Największe korzyści można osiągnąć wtedy, gdy automatyzowane procesy są ze sobą powiązane i tworzą spójny przepływ informacji.
Automatyczna aktualizacja danych pracowników w wielu miejscach
Jednym z podstawowych obszarów automatyzacji jest obsługa danych pracowników. W dużej organizacji informacje dotyczące zatrudnienia mogą zmieniać się wielokrotnie – pracownik może awansować, zmienić stanowisko, jednostkę organizacyjną, wymiar etatu czy warunki wynagrodzenia.
Jeżeli informacje są wprowadzane ręcznie w wielu miejscach, każda zmiana oznacza dodatkową pracę i zwiększa ryzyko niespójności danych.
Centralizacja informacji w systemie kadrowo-płacowym pozwala uporządkować dane pracowników i ograniczyć konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji.
Automatyzacja może wspierać również procesy związane z:
- rozpoczęciem zatrudnienia,
- zmianą warunków zatrudnienia,
- zmianą stanowiska lub struktury organizacyjnej,
- zakończeniem zatrudnienia,
- przygotowaniem dokumentacji,
- aktualizacją informacji dotyczących pracownika.
Dzięki temu dział kadr może ograniczyć liczbę ręcznych operacji i łatwiej kontrolować przebieg procesów.
Automatyzacja ewidencji czasu pracy i absencji
Czas pracy i absencje to obszary, które mają bezpośredni wpływ na proces naliczania wynagrodzeń. W dużej organizacji ręczne zbieranie i weryfikowanie tych informacji może być bardzo czasochłonne.
Automatyzacja procesów pozwala usprawnić między innymi:
- ewidencję czasu pracy,
- obsługę harmonogramów,
- rejestrowanie urlopów,
- obsługę nieobecności,
- rozliczanie czasu pracy,
- przekazywanie danych do procesów płacowych.
Szczególnie istotny jest przepływ informacji. Dane dotyczące czasu pracy czy absencji mogą zostać wykorzystane w kolejnych procesach bez konieczności ręcznego przepisywania ich przez pracownika działu kadr.
To przykład automatyzacji, której wartość wynika z eliminowania zbędnych etapów pomiędzy poszczególnymi czynnościami w procesach.
Automatyzacja naliczania wynagrodzeń
Jednym z najważniejszych obszarów automatyzacji jest proces płacowy.
W dużych organizacjach naliczanie wynagrodzeń uwzględnia wiele różnych elementów – od wynagrodzenia zasadniczego, przez premie i dodatki, po informacje dotyczące czasu pracy, absencji czy innych składników wynagrodzenia.
Automatyzacja naliczania wynagrodzeń może obejmować między innymi:
- przygotowanie danych do naliczenia płac,
- uwzględnianie danych z ewidencji czasu pracy,
- rozliczanie absencji,
- obsługę składników wynagrodzeń,
- przygotowywanie list płac,
- realizację powtarzalnych operacji płacowych.
Im większa liczba pracowników, tym rośnie znaczenie ograniczenia ręcznych operacji. Automatyzacja pozwala pracownikom działu płac skupić się przede wszystkim na weryfikacji poprawności naliczeń oraz obsłudze sytuacji wymagających indywidualnego działania.
Automatyzacje w przetwarzaniu dokumentacji kadrowej
Obsługa pracowników wiąże się z dużą liczbą dokumentów. Ich przygotowywanie, przekazywanie, akceptowanie, archiwizowanie i późniejsze wyszukiwanie mogą zajmować znaczną część czasu pracy w działu HR.
Automatyzacja może wspierać między innymi:
- przygotowywanie dokumentów kadrowych,
- uporządkowanie dokumentacji,
- elektroniczny obieg informacji,
- dostęp do danych pracowniczych,
- wyszukiwanie potrzebnych informacji,
- obsługę dokumentów związanych z zatrudnieniem.
W efekcie pracownik HR nie musi poświęcać czasu na wykonywanie każdej czynności administracyjnej tam, gdzie może pomóc mu system.
Samoobsługa pracowników i menedżerów jako składnik automatyzacji procesów w dziale kadr i płac
Automatyzacja pracy działu kadr może obejmować również przeniesienie części prostych czynności bezpośrednio do pracowników i menedżerów.
Jeżeli pracownik może samodzielnie wykonać określoną operację lub uzyskać potrzebną informację, nie musi za każdym razem angażować działu HR.
W zależności od zastosowanych rozwiązań w Pulpicie Pracownika, pracownicy mogą mieć dostęp między innymi do informacji związanych z zatrudnieniem, swoich dokumentów, urlopów czy planowania nieobecności. Z kolei menedżerowie, dzięki Pulpitowi Kierownika mogą uczestniczyć w procesach dotyczących podległych im pracowników.
Z perspektywy dużej organizacji oznacza to skalowanie obsługi HR bez proporcjonalnego zwiększania liczby pracowników działu kadr.
Warto przy tym pamiętać, że automatyzacja dokumentacji porządkuje obieg dokumentów w firmie poprzez określenie, kto przygotowuje dokument, kto go akceptuje, gdzie trafia i w jaki sposób można później odnaleźć potrzebne informacje.
Automatyzacja raportowania i kontroli danych HR
Dział kadr i płac nie tylko przetwarza dane, ale również przygotowuje informacje potrzebne do podejmowania decyzji.
Raporty mogą dotyczyć między innymi:
- zatrudnienia,
- struktury pracowników,
- wynagrodzeń,
- absencji,
- czasu pracy,
- danych kadrowych i płacowych.
Jeżeli przygotowanie każdego zestawienia wymaga ręcznego eksportowania danych, raportowanie może angażować znaczną część czasu pracy zespołu.
Automatyzacja i odpowiednio skonfigurowane raportowanie pozwalają szybciej uzyskać potrzebne informacje oraz ograniczyć ręczne przygotowywanie powtarzalnych zestawień.
Aktualne i spójne dane mogą być wykorzystywane zarówno przez dział HR, jak i przez osoby zarządzające organizacją.
Integracja procesów. Automatyzacja to więcej niż funkcje pojedynczego modułu.
W dużej organizacji procesy kadrowe i płacowe są powiązane z księgowością, finansami, obiegiem dokumentów handlowych, ewidencją czasu pracy, a także systemami specjalistycznymi wykorzystywanymi przez inne działy.
W Centrum Wdrożeń Informatycznych podkreślamy, że skuteczna automatyzacja powinna uwzględniać przepływ informacji w całej organizacji. Jeżeli dane miałyby być ręcznie przepisywane z jednego systemu do drugiego, to znaczna część potencjału automatyzacji pozostaje niewykorzystana.
Dlatego przy projektowaniu rozwiązania warto odpowiedzieć nie tylko na pytanie „Co możemy zautomatyzować w module Kadry i Płace?” ale również „Jak dane z obszaru HR mogą automatycznie zasilać kolejne procesy w organizacji?” oraz „Jak inne procesy wpływają na dane wykorzystywane przez HR każdego dnia”.
To właśnie na styku różnych obszarów biznesowych bardzo często znajdują się czynności, w których można ograniczyć najwięcej pracy ręcznej.
Jakie korzyści daje automatyzacja kadr i płac w dużej organizacji?
Dobrze zaprojektowana automatyzacja może przynieść organizacji korzyści operacyjne, organizacyjne oraz biznesowe.
Najważniejsze z nich to:
- ograniczenie pracy ręcznej,
- krótszy czas realizacji procesów,
- zmniejszenie ryzyka popełnienia błędów,
- zwiększona kontrola nad procesami,
- spójniejsze dane,
- większa samodzielność pracowników,
- realna skalowalność działu kadr.
Czy enova365 sprawdzi się w dużej organizacji?
Wybór systemu kadrowo-płacowego dla dużej organizacji powinien uwzględniać nie tylko zakres funkcji, ale również możliwość dopasowania rozwiązania do struktury przedsiębiorstwa, integracji z innymi systemami oraz dalszego rozwoju.
Centrum Wdrożeń Informatycznych, projektuje rozwiązania enova365 które wspierają organizacje, potrzebujące kompleksowej obsługi procesów kadrowo-płacowych i nastawione na stopniowe zwiększanie poziomu ich automatyzacji.
Kluczowe znaczenie ma jednak sposób wdrożenia rozwiązania. Sam system nie automatyzuje procesów. Efektywność zależy od prawidłowego zaprojektowania procesów, konfiguracji systemu, integracji oraz dopasowania rozwiązania do rzeczywistych potrzeb organizacji.
Dlatego w przypadku dużych przedsiębiorstw warto rozpocząć od analizy obecnego sposobu pracy i zidentyfikowania miejsc, w których występują powtarzalne czynności, ręczne przepisywanie danych lub niepotrzebne etapy akceptacji.
Zastanawiasz się, które procesy kadrowo-płacowe w Twojej organizacji można zautomatyzować?
W Centrum Wdrożeń Informatycznych pomagamy projektować, wdrażać i rozwijać rozwiązania enova365 dopasowane do skali i specyfiki organizacji. Analizujemy obecne procesy i wskazujemy obszary, w których automatyzacja może realnie ograniczyć pracę ręczną i zwiększyć efektywność działu HR.
Porozmawiaj z ekspertami Centrum Wdrożeń Informatycznych o automatyzacji obszaru kadr i płac w Twojej firmie.
