Jaki system ERP wybrać?

System ERP to skrót z angielskiego Enterprise Resource Planning, co w dosłownym tłumaczeniu oznacza „planowanie zasobów przedsiębiorstwa”. To świadome zarządzanie zasobami w sposób jak najkorzystniejszy dla firmy. Każda organizacja posiada jednak inne potrzeby – dlatego to jej unikatowy profil i potrzeby powinny zadecydować o tym, jaki system ERP wybrać.

Zasoby przedsiębiorstwa

Firma może dysponować takimi zasobami, jak:

  • informacyjne – informacje niezbędne do działania firmy jak autorskie rozwiązania,
  • ludzkie – pracownicy wraz z odpowiednimi kompetencjami,
  • rzeczowe – własne maszyny, grunty, budynki,
  • finansowe – posiadane pieniądze.

System ERP umożliwia ich sprawne, zintegrowane zarządzanie. Znając na przykład możliwości finansowe, możemy planować inwestycje w zasoby ludzkie czy rzeczowe. Odnotowując straty, szybciej znajdujemy wytłumaczenie problemu, co pozwala na jego natychmiastowe zwalczenie. Narzędzie to gromadzi i porządkuje wszystkie wprowadzane do niego informacje. Niektóre czynności może przeprowadzać automatycznie – oprogramowanie przypomni nam o zbliżających się kluczowych terminach lub ważnych zadaniach do wykonania. Przedsiębiorstwa dbają o odpowiedni wybór systemu ERP dla usprawnienia takich obszarów, jak produkcja, księgowość, zarządzanie pracownikami, obieg dokumentów, reklama czy wreszcie tworzenie raportów i analiz. Warto również podkreślić, że informacja, która została raz wprowadzona do systemu ERP, może stać się dostępna we wszystkich działach.

Wybór systemu ERP

O tym, jaki system ERP wybrać powinien zadecydować profil firmy oraz jej branża. Optymalizacja działań przedsiębiorstwa przebiega według określonego schematu. Dzięki temu można uniknąć błędów związanych z nieprawidłowym wdrożeniem systemu.

  1. Czemu ma służyć system ERP? Zakup systemu ERP to inwestycja, ma zatem przynieść określone korzyści w danym czasie. Należy dokładnie określić rozwiązania informatyczne, jakich potrzebuje firma. W wyborze systemu ERP można posłużyć się analizą SMART, która pozwala jasno wyznaczyć, jak mają zmienić się konkretne obszary działalności firmy. Cele są różne – więcej oszczędności, polepszenie wizerunku przedsiębiorstwa lub zwiększenie sprzedaży. Im precyzyjniej określona jest potrzeba, tym lepsze dopasowanie systemu ERP. W analizie potrzeb informatycznych powinny brać udział zarówno osoby wydające ostateczne decyzje w firmie, jak i pracownicy odpowiedzialni za obsługę kluczowych procesów. System zintegrowany powinien być elastyczny – tak, aby w przyszłości można było go zmienić lub rozbudować o kolejne moduły. Istotna jest również kompatybilność z różnorodnymi urządzeniami i innymi programami.
  2. Kontakt z dostawcą Trafny wybór systemu ERP wymaga ścisłej współpracy z dostawcą. Potrzebuje on pełnych informacji dotyczących zasobów, jak i takich elementów jak organizacja sprzedaży, obsługi klientów czy sposób dystrybucji. Firma informatyczna powinna zaprezentować nam wcześniejsze przykłady wdrożenia danego systemu. W ten sposób łatwiej nam będzie zadecydować, jaki system ERP wybrać. Najlepiej zdecydować się na rozwiązanie od doświadczonego dostawcy o potwierdzonej renomie. Popularne oprogramowanie, które funkcjonuje na rynku przez co najmniej kilka lat, posiada mniej błędów i będzie prawdopodobnie dłużej wspierane w przyszłości.
  3. Wybór dostawcy W branży wdrożeniowej funkcjonuje powiedzenie: „Lepszy jest zły system i dobre wdrożenie, od dobrego systemu, który został źle wdrożony”. Wybierają dostawcę systemu warto zwrócić uwagę na jego doświadczenie, ilość dobrze zrealizowanych wdrożeń, posiadane zasoby, jakość kontaktu już na etapie umawiania prezentacji czy procesu handlowego. Dostawca na którego się decydujemy, powinien być jak najlepiej dopasowany do nas między innymi pod kątem wielkości firmy. Współpraca ze zbyt małym dostawcą rodzi ryzyko braku ciągłości realizowanego procesu. Współpraca ze zbyt dużym dostawcą, rodzi obawę o nadmierną proceduryzację procesu oraz o wysokie koszty realizacji.
  4. Fachowe doradztwo i zapoznanie się z systemem Wybierając system ERP, nie bójmy się zadawania pytań. Firma informatyczna powinna udzielać nam obszernych informacji, a także aktywnie dążyć do tego, abyśmy wspólnie znaleźli najlepsze rozwiązanie. Kluczowym elementem jest również spotkanie z doradcą, który przedstawi nam działanie systemu. Warto wcześniej stworzyć listę funkcjonalności, jakie są dla nas szczególnie istotne. Wybór systemu ERP zależy również od wygody obsługi – zwróćmy uwagę na to, jak wygląda szukanie informacji, wprowadzanie danych i dokumentów, wystawianie faktur czy kontakt z klientem. Korzystanie z zintegrowanego systemu powinno być szybkie i proste, niemalże intuicyjne. Nasi pracownicy będą w końcu pracowali z nim co najmniej kilka lat.

Ostatni etap – wdrożenie

Gdy wiemy już, jaki system ERP wybrać, należy go zaimplementować. Czas wdrażania zależy od tego, ile procesów zostanie poddanych optymalizacji. Wdrożenie obejmuje mapowanie procesów, wprowadzenie ich do systemu oraz szkolenie pracowników z obsługi nowego systemu. Zajmuje się tym twórca oprogramowania albo wybrana przez niego firma wdrożeniowa.

Meta description: Jak wybrać system ERP? To pytanie zadaje sobie wiele firm. Uzyskaj odpowiedź od profesjonalistów – poznaj zalety systemów ERP i dowiedz się, co decyduje o ich trafnym wyborze. Zarządzanie zasobami firmy stanie się proste i bardziej efektywne.