Coraz więcej firm sięga po możliwości, jakie niesie ze sobą korzystanie z systemu ERP. Nic więc dziwnego, że na taki krok decydują się również banki. Automatyzacja pracy w przedsiębiorstwie posiada wiele zalet, które coraz częściej są potrzebne i w instytucjach obracających finansami. Programy takie jak m.in. Enova365 już na chwilę obecną potrafi zapewnić przedsiębiorcom możliwość prowadzenia operacji bankowych bezpośrednio z poziomu swojej aplikacji. Jakie zmiany wywoła wdrożenie ERP w placówkach finansowych? Jak wprowadzić zastosowanie ERP w banku?
System ERP w placówkach bankowych
Okazuje się, że ERP w bankach stosowane jest już od kilkunastu lat. Od początków nowego tysiąclecia system ten zyskuje również coraz więcej zwolenników. Mowa tu nie tylko o właścicielach MSP czy dużych korporacjach. Dlaczego banki decydują się na wdrożenie systemu ERP? Przede wszystkim dlatego, że pozwala on na gromadzenie i składowanie danych w jednym miejscu. Bardzo ważną kwestią jest również to, że ERP pozwala na ujednolicenie procedur związanych z czynnościami takimi jak m.in.: rejestracja środków bankowych, księgowanie wpłat. Dzięki niemu wszystkie oddziały danej instytucji będą mogły działać wedle ściśle opracowanych standardów. Standaryzacja z kolei ma służyć zoptymalizowaniu funkcjonowania firmy. Brak jednakowych standardów prowadzi bowiem do powstawania chaosu, który w bankowości nie jest wskazany.
Zalety wdrażania ERP w bankach
Banki, w których wdrożono systemy ERP mogą poszczycić się tym, iż uporały się z brakiem spójności wielu procedur. Wprowadzenie spójnych zasad konfigurowania profili księgowania, które powstały w oparciu o ERP sprawiło, że niektóre z nich doliczyły się środków trwałych — w przypadku BRE BANK SA było to aż 50 000 zł. Tak jak i inne banki, instytucja ta zyskała pełnej kontroli nad swoimi środkami oraz dostępu do nich w każdym, dowolnie wybranym momencie — i to na terenie całej Polski. Korzystające z ERP instytucje wypracowały jeszcze skuteczniejsze metody zarządzania środkami trwałymi. Dużym ułatwieniem stało się także wprowadzenie narzędzia automatyzującego sprawozdawczość obowiązkową w dziedzinie środków trwałych.
Jak wdrożyć system ERP w banku?
Proces wdrażania tej technologii w przypadku banku wygląda tak samo, jak i w przypadku innych firm. Zanim jednak przystąpi się do wyboru systemu, który będzie wdrażany, warto zapoznać się z kilkoma ważnymi aspektami. O tym, jaki system ERP wybrać, powinny decydować nasze oczekiwania względem tego oprogramowania. Należy przede wszystkim zadać sobie pytanie, czemu ma służyć jego wdrożenie? Poznając odpowiedź, będziemy wiedzieć, który system powinniśmy wybrać. Warto również nastawić się na to, że wdrażanie ERP to proces, który wymaga czasu. Tzw. prace implementacyjne mogą bowiem zająć nawet i do kilku miesięcy. W tym czasie trzeba będzie się uzbroić nie tylko w cierpliwość, ale i motywację do zmian, które przyniesie zastosowanie systemu.
Analiza przedwdrożeniowa
To obowiązkowy element prac nad wdrażaniem systemów ERP w funkcjonowaniu banków. Pomaga to w ustaleniu, jakie oczekiwania mamy względem systemu informatycznego. Dzięki temu łatwiej będzie wytyczyć obszary, które z punktu widzenia bankowości, są najważniejsze. To z kolei sprawi, że ich modernizacja będzie traktowana jako sprawa priorytetowa. Analiza przedwdrożeniowa wymaga także ustalenia, jak mają wyglądać mierniki realizacji wdrożenia. Na tym etapie należy również odbyć wiele spotkań pracowników firmy z konsultantami wdrażającymi ERP. Pozwoli to również w zoptymalizowaniu harmonogramu pracowników zatrudnionych w banku. Na podstawie tych wszystkich obserwacji powstaje raport. Powinien się on składać z:
- Opisu firmy;
- Opisu infrastruktury i maszyn;
- Słownika pojęć pojawiających się w raporcie;
- Analizy obecnego stanu firmy;
- Analizy wymagań;
- Analizy migracji danych;
- Analizy integracji z systemami zewnętrznymi.
Na podstawie danych podanych w raporcie, należy przejść do kolejnego etapu — wdrażania zmian.
Wdrożenie systemu ERP
„Stworzenie analizy przedwdrożeniowej to pierwszy i najcięższy etap wdrażania systemu ERP” – mówi ekspert Związku Banków Polskich. „Wymaga on bowiem ścisłej współpracy pracowników firmy i konsultantów, którzy odpowiadają za wdrożenie systemu. Na jego podstawie należy następnie wyciągnąć odpowiednie wnioski. Powstała w oparciu o zgromadzone dane analiza, posłuży zoptymalizowania funkcjonowania banków, ich procedur oraz postępowania. Konsultant techniczny oraz przedstawiciel banku następnie przystępują do etapu projektowania oraz programowania systemu. Musi on bowiem funkcjonować w taki sposób, by wyeliminował wcześniej niewidoczne mankamenty. Kiedy etap projektowania dobiega końca, skonfigurowany do potrzeb banku system ERP zostaje poddany do akceptacji. Jeżeli spełnia on wszelkie oczekiwania, następnie developerzy mogą przystąpić do ostatecznej konfiguracji systemu. Na tym etapie bardzo ważne jest także środowisko testowe, które ma być odzwierciedleniem tego, na jakim poziomie bank ma funkcjonować. Stworzone w ten sposób środowisko testowe poddawane jest testom, w oparciu o które zachodzą kolejne konfiguracje w systemie. Jest to najbardziej czasochłonny etap, jednak jest on niezmiernie ważny. Chroni bowiem przez ewentualnymi pomyłkami. Po dokonaniu pełnej konfiguracji system trafia w ręce banku.
Czy warto wdrażać ERP w bankach?
Na końcu warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy wprowadzanie ERP w instytucjach finansowych jest potrzebne? Odpowiedź na to pytanie brzmi: oczywiście, że tak. Bank to instytucja, która działa wedle tych samych mechanizmów co firmy. Ich głównym zadaniem jest nie tylko ochrona i pomnażanie pieniędzy swoich klientów — to także instytucja, która ma zarabiać. Systemy ERP pomagają zarządzać bankami w taki sposób, by podnosić rentowność poszczególnych jego oddziałów. Nic więc dziwnego, że na wdrożenie tej technologii zdecydowało się już tak wiele instytucji. Na liście znalazły się m.in.: BNP Paribas, PEKAO SA, Alior Bank, mBank, ING Bank Śląski oraz wiele innych. Każdego dnia lista użytkowników Enova35 również się powiększa.
Skontaktuj się z nami i dowiedz się jak szybko i łatwo możesz przeprowadzić wdrożenie w swojej organizacji!