Wdrożenie systemu ERP w banku to proces bardziej złożony niż w wielu tradycyjnych firmach. Instytucje finansowe działają w silnie regulowanym środowisku, obsługują wrażliwe dane klientów oraz wymagają wysokich standardów bezpieczeństwa oraz ciągłości działania.
Dlatego wybór odpowiedniego systemu ERP oraz skuteczny plan wdrożenia są kluczowe w tego typu instytucjach, z punktu widzenia technicznego i strategicznego.
W tym artykule chcielibyśmy pokazać, jak wygląda proces wdrożenia systemu ERP w banku – od analizy potrzeb, przez wdrożenie i integrację z istniejącą strukturą IT, po szkolenia pracowników.
System ERP w placówkach bankowych
Systemy ERP, takie jak enova365 są coraz częściej wybierane w instytucjach finansowych, nie tylko w sektorze MŚP czy dużych korporacjach.
Dlaczego banki decydują się na wdrożenie systemu ERP? Przede wszystkim dlatego, że pozwala on na gromadzenie i składowanie danych w jednym miejscu. Bardzo ważną kwestią jest również to, że ERP pozwala na ujednolicenie procedur związanych z czynnościami takimi jak m.in. rejestracja środków bankowych czy księgowanie wpłat. Dzięki niemu wszystkie oddziały danej instytucji będą mogły działać wedle ściśle opracowanych standardów.
Zalety wdrażania ERP w bankach
Banki, w których wdrożono systemy ERP wykazują, iż uporały się z brakiem spójności wielu procedur. Wprowadzenie spójnych zasad konfigurowania profili księgowania, które powstały w oparciu o ERP sprawiło, że niektóre z nich doliczyły się środków trwałych — w przypadku BRE BANK SA było to aż 50 000 zł. Tak jak i inne banki, instytucja ta zyskała pełnej kontroli nad swoimi środkami oraz dostępu do nich w każdym, dowolnie wybranym momencie — i to na terenie całej Polski. Korzystające z ERP instytucje wypracowały jeszcze skuteczniejsze metody zarządzania środkami trwałymi. Dużym ułatwieniem stało się także wprowadzenie narzędzia automatyzującego sprawozdawczość obowiązkową w dziedzinie środków trwałych.
Więcej o zaletach wdrożenia systemu ERP w banku przeczytaj tutaj.
Jak wdrożyć system ERP w banku?
Proces wdrażania systemu ERP w banku wygląda tak samo, jak i w przypadku innych firm. Zanim jednak przystąpi się do wyboru systemu, który będzie wdrażany, warto zapoznać się z kilkoma ważnymi aspektami. O tym, jaki system ERP wybrać, powinny decydować nasze oczekiwania względem tego oprogramowania. Należy przede wszystkim zadać sobie pytanie, czemu ma służyć jego wdrożenie? Poznając odpowiedź, będziemy wiedzieć, który system powinniśmy wybrać. Warto również nastawić się na to, że wdrażanie ERP to proces, który wymaga czasu. Tzw. prace implementacyjne mogą bowiem zająć nawet do kilku miesięcy. W tym czasie trzeba będzie się uzbroić nie tylko w cierpliwość, ale i motywację do zmian, które przyniesie zastosowanie systemu.
Analiza przedwdrożeniowa
Analiza przedwdrożeniowa to kluczowy etap prac nad wdrożeniem systemu ERP w instytucji bankowej. Pomaga ona w ustaleniu, jakie oczekiwania mamy względem systemu. Dzięki temu łatwiej będzie wytyczyć obszary, które z punktu widzenia bankowości, są najważniejsze. To z kolei sprawi, że ich modernizacja będzie traktowana jako sprawa priorytetowa.
Analiza przedwdrożeniowa wymaga także ustalenia, jak mają wyglądać mierniki realizacji wdrożenia. Na tym etapie należy również zaplanować spotkania wybranych pracowników firmy z konsultantami wdrażającymi ERP. Poznać ich potrzeby oraz dotychczasowe wyzwania w pracy.
Na podstawie tych wszystkich obserwacji powstaje raport, który zawiera między innymi:
- opis firmy,
- opis infrastruktury,
- słownika pojęć specyficznych dla banku, które pojawiają się w raporcie,
- analiza obecnego stanu banku,
- analiza wymagań;
- analiza migracji danych;
- analiza integracji z systemami zewnętrznymi,
- analiza potrzeb i określone priorytety oraz możliwości ich realizacji,
- wybór kluczowych obszarów do parametryzacji,
- zmapowane krytyczne elementy infrastruktury oraz wszystkie procesy, które mają być wspierane przez system enova365 .
Na podstawie danych podanych w raporcie, należy przejść do kolejnego etapu — wdrażania zmian.
Wdrożenie systemu ERP
„Stworzenie analizy przedwdrożeniowej to pierwszy i najcięższy etap wdrażania systemu ERP” – mówi ekspert Związku Banków Polskich. „Wymaga on bowiem ścisłej współpracy pracowników firmy i konsultantów, którzy odpowiadają za wdrożenie systemu. Na jego podstawie należy następnie wyciągnąć odpowiednie wnioski. Powstała w oparciu o zgromadzone dane analiza, posłuży do zoptymalizowania funkcjonowania banku, jego procedur i procesów.
Kolejnym etapem wdrożenia jest praca w środowisku testowym, które nie służy wyłącznie wykrywaniu błędów, ale przede wszystkim odzwierciedleniu rzeczywistych procesów oraz sprawdzeniu czy konfiguracja systemu odpowiada specyfice sytuacji w banku. Na tym etapie weryfikuje się m.in.:
- obieg dokumentów,
- uprawnienia użytkowników,
- procesy raportowania,
- zgodność z regulacjami zarówno wewnętrznymi i zewnętrznymi.
Celem tego etapu nie jest pełna gotowość operacyjna, ale sprawdzenie, czy system „rozumie” wszystkie procesy w banku tak, jak zostały one określone w założeniach.
Etap testowy pozwala również na zebranie feedbacku od przyszłych użytkowników przed ostatecznym uruchomieniem systemu. Dopiero po zakończeniu testów i akceptacji przez klienta następuje migracja do środowiska produkcyjnego i rozpoczęcie pracy „na żywo”.
O najczęściej wybieranych i przydatnych modułach systemu enova365 w banku przeczytaj tutaj.
Czy warto wdrażać ERP w bankach?
Bank to instytucja, która działa wedle tych samych mechanizmów co przedsiębiorstwa. Ich Systemy ERP, takie jak enova365, doskonale wpisują się w te potrzeby, wspierając zarówno centralę, jak i sieć oddziałów w sprawnym zarządzaniu informacją i procesami. Wdrożenie nowoczesnego systemu ERP to nie tylko krok w stronę lepszej kontroli operacyjnej, ale również realne wsparcie w zwiększaniu efektywności i rentowności całej organizacji. Nic więc dziwnego, że na wdrożenie tej technologii zdecydowało się już tak wiele instytucji.
Przeczytaj, jak wdrożyliśmy system enova365 w Banku Gospodarstwa Krajowego.
Skontaktuj się z nami i dowiedz się jak szybko i łatwo możesz przeprowadzić wdrożenie w swojej organizacji!
