E-commerce, a systemy ERP – jak usprawnić działanie sklepu internetowego?

Pandemia koronawirusa sprawiła, że duża część dostawców usług i towarów przeniosła w jakiejś części swoją działalność do Internetu. Co za tym idzie, handel e-commerce przechodzi największą w swojej historii popularność, która ustanowiła standardy działania różnych sklepów online. Jak nimi zarządzać? W co warto zainwestować? Świetnym rozwiązaniem zwiększenia kontroli nad różnymi procesami zachodzącymi w e-handlu (i nie tylko!) są Systemy ERP.

Czym są Systemy ERP i jaki mają wpływ na sprzedaż online?

ERP czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa (z angielskiego Enterprise Resource Planning) to systemy wspomagające zarządzanie procesami sprzedaży, produkcji, obsługi klienta czy księgowania. Dostawcy ERP coraz bardziej poszerzają swoją ofertę, oferując coraz więcej możliwości dla różnych działów firm. Dla e-commerce jest to bardzo ważny czynnik, który zapewnia niezbędne funkcje zarządzania i kontroli realizacji planów sprzedażowych czy procesów handlowych, pozwalając na redukcję czasu potrzebnego do wykonania wielu monotonnych, lecz koniecznych czynności. Podstawowymi funkcjami systemów ERP w e-handlu są ergonomia codziennej pracy pracowników firmy oraz automatyzacja tych procesów, które można usprawnić za pomocą technologii. 

Zadowolony pracownik, to efektywny pracownik. By tak się stało, należy ograniczyć monotonię codziennych działań, zwłaszcza wtedy, gdy mogą wykonywać je programy i aplikacje, dzięki czemu współpracownicy będą mogli przeznaczyć ograniczone zasoby czasu na inne, ważniejsze i ciekawsze zadania. W przypadku, gdy pewnych etapów pracy nie da się zmechanizować, należy usprawnić ich finalizację, tak by pracownik mógł zakończyć te procesy jak najszybciej, nie tracąc na ich efektywności, dlatego te dwa czynniki są tak bardzo ważne w działaniu sklepów internetowych.

Jaki system ERP wybrać?

Przy wyborze odpowiedniego systemu ERP dla e-commerce warto zwrócić uwagę na trzy kwestie:

  1. Zarządzanie zamówieniami – w przypadku zawierania wielu międzynarodowych transakcji, istnieje wiele punktów zapalnych, które pozwolą lub przekreślą szanse na sprzedaż usługi bądź towaru. Dlatego istotnym elementem, który musi znaleźć się w ERP dla e-handlu jest odpowiednia obsługa i realizacja zamówień.
  2. Obsługa klienta – zadowolony klient zawsze wraca. To bardzo dobra zasada, którą powinny kierować się firmy zajmujące się handlem. Ma to ogromne znaczenie w sprzedaży internetowej, w której kontakt z klientem oraz jakość jego obsługi stanowi jeden z kluczowych czynników, dzięki którym można pozyskać i utrzymać nabywcę. 
  3. Automatyzacja podstawowej księgowości – z racji tego, że w branży e-commerce mamy do czynienia w większości z fakturami, warto usprawnić podstawowe procesy księgowe. Dlaczego jest to tak ważne? Odpowiednia dokumentacja i automatyzacja finalizacji sprzedaży pomaga oszczędzić bardzo duża ilość czasu, niezbędnego do realizacji koniecznych zadań.
Program do obsługi sklepu internetowego - ERP enova365

Trzy kroki do wdrożenia ERP

  1. Przygotowanie algorytmów, według których mają działać pracownicy podczas realizacji działań. Ma to na celu określenie jakich konkretnych narzędzi potrzebują nasi współpracownicy, by realizować zadania i wykonywać pracę zgodnie z założonym szkicem procesu. Jest to o tyle ważne, że pozwala na eliminację tych narzędzi, których nasza firma nie potrzebuje. Warto się nad tym pochylić, ponieważ najczęściej generują one dodatkowe i często zbędne koszty. Przygotowanie tych algorytmów nazywa się często analizą przedwdrożeniową.
  2. Kompatybilność z platformą, z której korzysta sklep internetowy. Choć implementacja nowego systemu CRM, na którym będzie pracować sklep internetowy, jest często tańsza, niż wymiana systemu ERP, warto zadbać o to, by były one ze sobą połączone. Pozwala to na uporządkowanie i usprawnienie wielu procesów sprzedażowych.
  3. Uzyskanie dostępu do trybu programisty. Jest to o tyle ważna kwestia, że API pozwala na pozyskanie wielu kluczowych informacji, a także usprawnienia procesu dokumentacji. Warto, by taka opcja była dostępna, ponieważ odpowiednia interwencja w część kodu systemu, pozwala na chociażby dostosowanie go do własnych potrzeb oraz do potrzeb systemu CRM, z którego korzystamy.

Podsumowanie 

Jak widać, odpowiednie dobranie systemu ERP jest istotne, w momencie, gdy zależy nam na standaryzacji i usprawnieniu pewnych procesów, które są konieczne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Ma to duże znaczenie w e-sklepach, które bardzo mocno opierają się na automatyzacji niektórych czynności. Odpowiednia symbioza systemów CRM i ERP pozwala na spory rozwój, ograniczenie czasu potrzebnego na realizację niektórych zadań i przygotowanie raportów, co pozwala realizować plan rozwoju i działania firmy.