Jak skutecznie zarządzać obiegiem dokumentów w firmie

Każdą firmę można z powodzeniem porównać do żywego organizmu. Na jego funkcjonowanie składa się wiele różnych procesów. Jeśli choć jeden z nich zawiedzie, wydajność jego pracy drastycznie spada. Prowadzenie biznesu również wiąże się z realizacją różnych istotnych zadań. Jednym z nich jest biurokracja. Niewłaściwy obieg dokumentów w firmie przekłada się na mniej efektywną pracę. Rodzi to także ryzyko ponoszenia wysokich, nieplanowanych kosztów. Chcesz wiedzieć, jak skutecznie zarządzać tym procesem? Zapraszamy do lektury.

Zapomnij o papierach – postaw na elektroniczny system obiegu

Najlepsze, co można zrobić, to przestawić się na nowoczesne rozwiązania technologiczne. Na prowadzenie papierowej dokumentacji mogą pozwolić sobie jedynie najmniejsze, jednoosobowe biznesy. Nawet tutaj, gdy jednym z klientów będzie przykładowo duża korporacja, konieczne może być dopasowanie się do współczesnych standardów.
Aby tak się stało, warto postawić na specjalistyczne systemy ERP. Z elektronicznym obiegiem dokumentów wiąże się wiele zalet. To między innymi:

  • porządek w dokumentach,
  • możliwość szybkiego wyszukania potrzebnych informacji w zintegrowanym systemie informatycznym,
  • utrzymanie standardów związanych z bezpieczeństwem danych osobowych (w tym RODO),
  • wgląd do pełnej dokumentacji z każdego miejsca na świecie (ułatwia realizację celów na przykład pracownikom terenowym),
  • możliwość pracy całego zespołu na jednym dokumencie,
  • tańsza i bezpieczniejsza archiwizacja.

Workflow – największa zaleta systemów zarządzania ERP

Sprawnie działająca komunikacja wewnętrzna w firmie to podstawa dla zwiększenia wydajności oraz optymalizacji kosztów. Zalicza się do niej także obieg dokumentów. W klasycznych rozwiązaniach pracownicy muszą je sobie przekazywać różnymi drogami. Spowalnia to realizację wielu zadań, ale także generuje ryzyko pojawienia się pomyłek lub nawet zaginięcia ważnych informacji.
Nowoczesny, elektroniczny system ERP oferuje funkcjonalność popularnie określaną mianem workflow. Dokumenty swobodnie krążą w jego obrębie i mogą być dowolnie modyfikowane. Gdy jeden dział jest odpowiedzialny za ich przygotowanie, inny może uzupełniać informacje, a następny je akceptować. Zarządzanie odbywa się w czasie rzeczywistym, bez przestojów i bez ryzyka utraty danych. Dzięki tym możliwościom poprawia się komunikacja na przykład pomiędzy działem handlowym, zaopatrzeniowym i produkcyjnym. Dodatkowo z takim obiegiem informacji łatwiejsza jest praca w większych zespołach przy jednym projekcie.

System ERP idealnie dopasowany do potrzeb

Ponieważ narzędzia te mają modułową budowę, możesz je swobodnie konfigurować idealnie pod własne potrzeby. Aby korzystanie z elektronicznego obiegu było efektywne, konieczne jest wykonanie kompleksowego audytu. W jego trakcie wyszczególnia się między innymi procesy biznesowe, cele przedsiębiorstwa oraz unikalne dla firmy metody działania. Raport z takiej analizy stanowi podstawę do późniejszego wdrożenia systemu. Rzetelnie przeprowadzony, daję gwarancję usprawnienia pracy oraz optymalizacji kosztów.

Sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów jest kluczowe w każdej firmie

Dzięki systemom ERP Twój biznes będzie się mógł dynamicznie rozwijać, stale podnosząc jakość obsługi klienta. Workflow, wygodniejsza archiwizacja, sprawne znajdowanie informacji czy bezpieczeństwo danych. To wszystko usprawni pracę i oddali ryzyko wystąpienia kosztownych pomyłek. Dlatego warto zdecydować się na inwestycję w nowoczesne rozwiązania technologiczne niezależnie od wielkości firmy.