Strona główna 9 Dla biznesu 9 Jak przygotować zespół do wdrożenia lub zmiany systemu ERP?

Jak przygotować zespół do wdrożenia lub zmiany systemu ERP?

Powodzenie wdrożenia systemu ERP zależy w głównej mierze od ludzi – zarówno zespołu wdrożeniowego, jak i osób, które będą na co dzień korzystać z systemu ERP. Ich zaangażowanie i nastawienie do wdrożenia, brak oporu czy strachu przed zmianą mają decydujące znacznie.

Wpływ na decyzję o zmianie oraz wyborze nowego systemu mają różne grupy osób, w zależności od wielkości i struktury firmy. Najczęściej należą do nich zarząd, osoby związane z kadrami i księgowością np. główna księgowa, dyrektor ds. finansowych czy dyrektor ds. HR. W przypadku grup kapitałowych mogą to być też udziałowcy. W większości przypadków wpływ ma również dział IT oraz pracownicy, którzy na co dzień pracują w kluczowym biznesowo obszarze.

To oni najczęściej zastanawiają się nad zmianą systemu ERP, szczególnie w kilku przypadkach, np.:

  • kiedy używają różnych systemów i dane firmowe są rozproszone,
  • kiedy obecny system ogranicza ich pracę i dalszy rozwój firmy,
  • kiedy funkcjonalności systemu są niewystarczające do aktualnych potrzeb firmy.

Firma może zdecydować się na wdrożenie, a na pewnym etapie zmianę systemu ERP w celu m.in.: zoptymalizowania procesów, automatyzację rutynowych zadań, poprawienie tempa i jakości przepływu informacji, zgromadzenie danych w jednym systemie, ogólną poprawę efektywności i wydajności pracy.

Zmiana systemu jest pewnego rodzaju wydarzeniem w firmie i zawsze budzi emocje. Szczególnie wśród osób, które nie są inicjatorami zmiany – np. nie należą do działu lub zespołu, który rozpoczął rozmowy na ten temat. Powodzenie procesu zależy jednak od wszystkich osób.

Jak więc przygotować zespół do wdrożenia systemu ERP?

Spis treści artykułu

  1. Zrozumienie potrzeby posiadania lub zmiany systemu ERP w firmie
  2. Włączenie zespołu w proces przygotowań
  3. Zachowanie ciągłości działania i spójności danych po wdrożeniu nowego systemu ERP
  4. Rola szkolenia po wdrożeniu nowego systemu ERP

Zrozumienie potrzeby posiadania lub zmiany systemu ERP w firmie

Inicjatywa zmiany systemu ERP lub wprowadzenia usprawnień i nowych funkcjonalności wychodzi oddolnie od osób, które najczęściej pracują z systemem, przetwarzają w nim najwięcej danych lub dokonują rozliczeń. To jednak, po podjęciu decyzji o zmianie, rolą zarządu jest stanąć w obronie decyzji i odpowiednio przedstawić ją całemu zespołowi.

Podstawowe obawy zespołu przed zmianą systemu ERP są często związane z samym nastawieniem:

  • obawa, że system zastąpi ich pracę i nie będą potrzebni,
  • obawa, że nie będą umieli wykonać zadań w nowym systemie,
  • obawa, że nie dadzą rady nauczyć się obsługi nowego systemu, bo poprzedni jest zupełnie inny,
  • obawa, że nie będzie możliwości przeniesienia spersonalizowanych rozwiązań do nowego systemu, np. widoku kolumn, formatowania warunkowego itp.
  • obawa o wystąpienie błędów w rozliczeniach czy księgowaniu,
  • obawa o opóźnienia w bieżących obowiązkach, związane z brakiem umiejętności obsługi systemu,
  • obawa o brak przeniesienia kompletnych danych z poprzedniego systemu,
  • obawa o brak wsparcia na początkowym etapie korzystania z systemu.

Wiele osób, nie tylko w życiu zawodowym, ale i prywatnym boi się zmian. Jest to naturalne zjawisko, ponieważ nie wiedzą, co je tak naprawdę czeka i dlaczego zmiana często jest niezbędna do dalszego rozwoju. Dlatego pierwszym krokiem, w przygotowaniu zespołu do wdrożenia systemu ERP powinno być uświadomienie zespołowi, dlaczego firma decyduje się na taki krok.

Ważnym aspektem jest jasna komunikacja:

  • jakie problemy i wyzwania firma chce rozwiązać, np. rozproszenie danych, brak spójności informacji, czasochłonne procesy administracyjne, brak wiarygodnych narzędzi do raportowania i analiz,
  • jakie korzyści przyniesie nowy / inny system ERP w codziennej pracy poszczególnych osób w zespole, np. automatyczne generowanie dokumentów, automatyczne naliczanie wynagrodzeń i generowanie pasków płacowych, przejrzyste zarządzanie wnioskami urlopowymi i harmonogramem działań, dostęp do analiz finansowych w czasie rzeczywistym,
  • jaki wpływ będzie miała ta decyzja na dalszy rozwój organizacji i pracowników, np. usprawnienie procesów firmowych, automatyzacja codziennych zadań, stały dostęp do danych i informacji.

Uświadomienie i odpowiednia komunikacja celów firmy, pozwala budować zaufanie pracowników względem decyzji kierownictwa oraz pozytywnie wpływa na nastawienie w obliczu zmiany. Wprowadza również pozytywną narrację o zmianie oraz nie pozostawia pola na niedomówienia.

Włączenie zespołu w proces przygotowań

Aby po wdrożeniu, użytkownicy systemu mogli w pełni korzystać z jego funkcjonalności, ważne jest zaangażowanie ich już od samego początku w proces wdrożeniowy.

Jak możesz to zrobić?

  • Porozmawiaj z zespołem o bieżących problemach w procesach lub w obecnym systemie i przedstaw najważniejsze korzyści.
  • Wybierz reprezentantów działów, aby czynnie uczestniczyli we wdrożeniu systemu, zebrali i przekazali feedback od innych członków zespołu oraz regularnie informuj ich o postępach prac wdrożeniowych.
  • Przedstaw zespołowi pytania i swoje własne obawy, które zadałeś i omówiłeś z partnerem wdrożeniowym oraz przekaż uzyskane odpowiedzi.
  • Opowiedz, w jaki sposób będzie przebiegał proces wdrożenia.
  • Zapewnij i przedstaw zespołowi, jak będzie wyglądała opieka po wdrożeniu.
  • Zdecyduj się na umowę serwisową i poinformuj o tym pracowników – daj poczucie bezpieczeństwa w obsłudze systemu i ewentualnych problemach.
  • Wyjaśnij, jaki będzie udział pracowników w tym procesie.
  • Pozytywnie nastaw ich do zmiany, poprzez czynny udział w procesie i nadanie mu oficjalnego, ważnego wydarzenia w firmie.

W zależności od wielkości Twojej organizacji, proces wdrożenia i włączenia zespołu do jego przygotowań będzie wyglądał inaczej. W przypadku małej firmy, proces ten odbędzie się na poziomie całej organizacji. W przypadku dużej, wielooddziałowej firmy, prawdopodobnie zostanie oddelegowany zespół.

Dzięki podjęciu powyższych kroków, zespół będzie zaangażowany w projekt, co może wpłynąć na zmniejszenie jego niepokoju, odnośnie do nadchodzących zmian.

Zachowanie ciągłości działania i spójności danych po wdrożeniu nowego systemu ERP

Analiza przedwdrożeniowa pozwala na jasne określenie i przeciwdziałanie obawom przed wdrożeniem systemu ERP. Co możesz zyskać dzięki temu?

  • Przeniesienie danych z obecnego systemu do nowego.
  • Odtworzenie wszelkich dodatkowe typów składników wynagrodzeń w nowym systemie.
  • Brak utraty efektów dotychczasowej pracy użytkowników.
  • Integracja systemu ERP z innymi systemami i obecną infrastrukturą IT firmy.
  • Podniesienie samoobsługi pracowniczej.
  • Automatyzację procesów firmowych, np. kadrowo-płacowych.
  • Ciągłą zgodność z przepisami prawa.
  • Elektroniczny obieg dokumentów i wniosków.
  • Poprawę efektywności przetwarzania danych.
  • Wzrost wydajności pracy.
  • Ułatwienie raportowania.

To tylko niektóre z korzyści, jakie można osiągnąć po wdrożeniu nowego systemu ERP takiego, jak enova365. Więcej na ten temat przeczytaj w naszych case study.

Rola szkolenia po wdrożeniu nowego systemu ERP

Postaw na odpowiednie przygotowanie zespołu do obsługi nowego systemu – szkolenie po wdrożeniu. Pozwala ono na oswojenie się z nowym systemem i poznanie jego funkcjonalności oraz specyfiki działania. Po szkoleniu użytkownicy czują się pewniej podczas codziennych czynności, a nowy system pozwala na usprawnienie ich pracy.

Zapewnij wsparcie dla zespołu po wdrożeniu

Proces wdrożeniowy nie kończy się na etapie uruchomienia systemu. Jednym z elementów przygotowania jest zapewnienie odpowiedniego szkolenia oraz zapewnienie opieki powdrożeniowej. Nowi użytkownicy systemu potrzebują wsparcia, odpowiedzi na pytania i szybkiej reakcji na wyzwania, które mogą wystąpić podczas codziennego użytkowania systemu.

Podsumowanie

Zmiany zawsze mogą budzić pewne obawy, dlatego warto szczerze porozmawiać z zespołem oraz przedstawić najważniejsze korzyści.

Wdrożenie systemu ERP rozpoczyna proces przemiany w firmie. Zmienia się organizacja, komunikacja, przepływ dokumentów czy uruchamiają się nowe, dotąd trudnodostępne możliwości. Odpowiednie przygotowanie zespołu do tego przedsięwzięcia to kluczowy składnik sukcesu.

Pamiętaj, że system ERP w firmie, to narzędzie, które ma pomóc w jej rozwoju, a efektywność i szybkość rozwoju zależą w dużej mierze od ludzi, którzy używają go na co dzień.