Powodzenie wdrożenia systemu ERP zależy w głównej mierze od ludzi – zarówno zespołu wdrożeniowego, jak i osób, które będą na co dzień korzystać z systemu ERP. Ich zaangażowanie i nastawienie do wdrożenia, brak oporu czy strachu przed zmianą mają decydujące znacznie.
Wpływ na decyzję o zmianie oraz wyborze nowego systemu mają różne grupy osób, w zależności od wielkości i struktury firmy. Najczęściej należą do nich zarząd, osoby związane z kadrami i księgowością np. główna księgowa, dyrektor ds. finansowych czy dyrektor ds. HR. W przypadku grup kapitałowych mogą to być też udziałowcy. W większości przypadków wpływ ma również dział IT oraz pracownicy, którzy na co dzień pracują w kluczowym biznesowo obszarze.
To oni najczęściej zastanawiają się nad zmianą systemu ERP, szczególnie w kilku przypadkach, np.:
- kiedy używają różnych systemów i dane firmowe są rozproszone,
- kiedy obecny system ogranicza ich pracę i dalszy rozwój firmy,
- kiedy funkcjonalności systemu są niewystarczające do aktualnych potrzeb firmy.
Firma może zdecydować się na wdrożenie, a na pewnym etapie zmianę systemu ERP w celu m.in.: zoptymalizowania procesów, automatyzację rutynowych zadań, poprawienie tempa i jakości przepływu informacji, zgromadzenie danych w jednym systemie, ogólną poprawę efektywności i wydajności pracy.
Zmiana systemu jest pewnego rodzaju wydarzeniem w firmie i zawsze budzi emocje. Szczególnie wśród osób, które nie są inicjatorami zmiany – np. nie należą do działu lub zespołu, który rozpoczął rozmowy na ten temat. Powodzenie procesu zależy jednak od wszystkich osób.
Jak więc przygotować zespół do wdrożenia systemu ERP?
Spis treści artykułu
- Zrozumienie potrzeby posiadania lub zmiany systemu ERP w firmie
- Włączenie zespołu w proces przygotowań
- Zachowanie ciągłości działania i spójności danych po wdrożeniu nowego systemu ERP
- Rola szkolenia po wdrożeniu nowego systemu ERP
Zrozumienie potrzeby posiadania lub zmiany systemu ERP w firmie
Inicjatywa zmiany systemu ERP lub wprowadzenia usprawnień i nowych funkcjonalności wychodzi oddolnie od osób, które najczęściej pracują z systemem, przetwarzają w nim najwięcej danych lub dokonują rozliczeń. To jednak, po podjęciu decyzji o zmianie, rolą zarządu jest stanąć w obronie decyzji i odpowiednio przedstawić ją całemu zespołowi.
Podstawowe obawy zespołu przed zmianą systemu ERP są często związane z samym nastawieniem:
- obawa, że system zastąpi ich pracę i nie będą potrzebni,
- obawa, że nie będą umieli wykonać zadań w nowym systemie,
- obawa, że nie dadzą rady nauczyć się obsługi nowego systemu, bo poprzedni jest zupełnie inny,
- obawa, że nie będzie możliwości przeniesienia spersonalizowanych rozwiązań do nowego systemu, np. widoku kolumn, formatowania warunkowego itp.
- obawa o wystąpienie błędów w rozliczeniach czy księgowaniu,
- obawa o opóźnienia w bieżących obowiązkach, związane z brakiem umiejętności obsługi systemu,
- obawa o brak przeniesienia kompletnych danych z poprzedniego systemu,
- obawa o brak wsparcia na początkowym etapie korzystania z systemu.
Wiele osób, nie tylko w życiu zawodowym, ale i prywatnym boi się zmian. Jest to naturalne zjawisko, ponieważ nie wiedzą, co je tak naprawdę czeka i dlaczego zmiana często jest niezbędna do dalszego rozwoju. Dlatego pierwszym krokiem, w przygotowaniu zespołu do wdrożenia systemu ERP powinno być uświadomienie zespołowi, dlaczego firma decyduje się na taki krok.
Ważnym aspektem jest jasna komunikacja:
- jakie problemy i wyzwania firma chce rozwiązać, np. rozproszenie danych, brak spójności informacji, czasochłonne procesy administracyjne, brak wiarygodnych narzędzi do raportowania i analiz,
- jakie korzyści przyniesie nowy / inny system ERP w codziennej pracy poszczególnych osób w zespole, np. automatyczne generowanie dokumentów, automatyczne naliczanie wynagrodzeń i generowanie pasków płacowych, przejrzyste zarządzanie wnioskami urlopowymi i harmonogramem działań, dostęp do analiz finansowych w czasie rzeczywistym,
- jaki wpływ będzie miała ta decyzja na dalszy rozwój organizacji i pracowników, np. usprawnienie procesów firmowych, automatyzacja codziennych zadań, stały dostęp do danych i informacji.
Uświadomienie i odpowiednia komunikacja celów firmy, pozwala budować zaufanie pracowników względem decyzji kierownictwa oraz pozytywnie wpływa na nastawienie w obliczu zmiany. Wprowadza również pozytywną narrację o zmianie oraz nie pozostawia pola na niedomówienia.
Włączenie zespołu w proces przygotowań
Aby po wdrożeniu, użytkownicy systemu mogli w pełni korzystać z jego funkcjonalności, ważne jest zaangażowanie ich już od samego początku w proces wdrożeniowy.
Jak możesz to zrobić?
- Porozmawiaj z zespołem o bieżących problemach w procesach lub w obecnym systemie i przedstaw najważniejsze korzyści.
- Wybierz reprezentantów działów, aby czynnie uczestniczyli we wdrożeniu systemu, zebrali i przekazali feedback od innych członków zespołu oraz regularnie informuj ich o postępach prac wdrożeniowych.
- Przedstaw zespołowi pytania i swoje własne obawy, które zadałeś i omówiłeś z partnerem wdrożeniowym oraz przekaż uzyskane odpowiedzi.
- Opowiedz, w jaki sposób będzie przebiegał proces wdrożenia.
- Zapewnij i przedstaw zespołowi, jak będzie wyglądała opieka po wdrożeniu.
- Zdecyduj się na umowę serwisową i poinformuj o tym pracowników – daj poczucie bezpieczeństwa w obsłudze systemu i ewentualnych problemach.
- Wyjaśnij, jaki będzie udział pracowników w tym procesie.
- Pozytywnie nastaw ich do zmiany, poprzez czynny udział w procesie i nadanie mu oficjalnego, ważnego wydarzenia w firmie.
W zależności od wielkości Twojej organizacji, proces wdrożenia i włączenia zespołu do jego przygotowań będzie wyglądał inaczej. W przypadku małej firmy, proces ten odbędzie się na poziomie całej organizacji. W przypadku dużej, wielooddziałowej firmy, prawdopodobnie zostanie oddelegowany zespół.
Dzięki podjęciu powyższych kroków, zespół będzie zaangażowany w projekt, co może wpłynąć na zmniejszenie jego niepokoju, odnośnie do nadchodzących zmian.
Zachowanie ciągłości działania i spójności danych po wdrożeniu nowego systemu ERP
Analiza przedwdrożeniowa pozwala na jasne określenie i przeciwdziałanie obawom przed wdrożeniem systemu ERP. Co możesz zyskać dzięki temu?
- Przeniesienie danych z obecnego systemu do nowego.
- Odtworzenie wszelkich dodatkowe typów składników wynagrodzeń w nowym systemie.
- Brak utraty efektów dotychczasowej pracy użytkowników.
- Integracja systemu ERP z innymi systemami i obecną infrastrukturą IT firmy.
- Podniesienie samoobsługi pracowniczej.
- Automatyzację procesów firmowych, np. kadrowo-płacowych.
- Ciągłą zgodność z przepisami prawa.
- Elektroniczny obieg dokumentów i wniosków.
- Poprawę efektywności przetwarzania danych.
- Wzrost wydajności pracy.
- Ułatwienie raportowania.
To tylko niektóre z korzyści, jakie można osiągnąć po wdrożeniu nowego systemu ERP takiego, jak enova365. Więcej na ten temat przeczytaj w naszych case study.
Rola szkolenia po wdrożeniu nowego systemu ERP
Postaw na odpowiednie przygotowanie zespołu do obsługi nowego systemu – szkolenie po wdrożeniu. Pozwala ono na oswojenie się z nowym systemem i poznanie jego funkcjonalności oraz specyfiki działania. Po szkoleniu użytkownicy czują się pewniej podczas codziennych czynności, a nowy system pozwala na usprawnienie ich pracy.
Zapewnij wsparcie dla zespołu po wdrożeniu
Proces wdrożeniowy nie kończy się na etapie uruchomienia systemu. Jednym z elementów przygotowania jest zapewnienie odpowiedniego szkolenia oraz zapewnienie opieki powdrożeniowej. Nowi użytkownicy systemu potrzebują wsparcia, odpowiedzi na pytania i szybkiej reakcji na wyzwania, które mogą wystąpić podczas codziennego użytkowania systemu.
Podsumowanie
Zmiany zawsze mogą budzić pewne obawy, dlatego warto szczerze porozmawiać z zespołem oraz przedstawić najważniejsze korzyści.
Wdrożenie systemu ERP rozpoczyna proces przemiany w firmie. Zmienia się organizacja, komunikacja, przepływ dokumentów czy uruchamiają się nowe, dotąd trudnodostępne możliwości. Odpowiednie przygotowanie zespołu do tego przedsięwzięcia to kluczowy składnik sukcesu.
Pamiętaj, że system ERP w firmie, to narzędzie, które ma pomóc w jej rozwoju, a efektywność i szybkość rozwoju zależą w dużej mierze od ludzi, którzy używają go na co dzień.