Zaginione faktury, nieuregulowane w terminie płatności albo bałagan w segregatorach – znasz te problemy? Boryka się z nimi większość przedsiębiorców, którzy nadal korzystają z papierowych dokumentów. Ich rozwiązanie jest łatwiejsze, niż może Ci się wydawać – moduł Workflow od enova365, który wspiera elektroniczny obieg dokumentów. Sprawdza się w różnych branżach. Aby skutecznie zarządzać dokumentami warto wdrożyć również moduł DMS, który wspiera przechowywanie, porządkowanie oraz ewidencjonowanie dokumentów. W niniejszym artykule sprawdzimy, jak moduł Workflow działa w praktyce.
Szybsza i dużo łatwiejsza obsługa dokumentów z enova365
Prowadzenie biznesu zawsze związane jest z obiegiem dokumentacji. Pozostawanie przy papierowym systemie generuje wysokie koszty obsługi dokumentów oraz spowalnia pracę.
Wdrażając moduł Workflow od enova365, można zyskać jednak dużo więcej, niż tylko sprawny wewnętrzny obieg dokumentów. To przede wszystkim o wiele łatwiejsze i szybsze realizowanie podstawowych procesów biznesowych, takich jak:
- rozliczanie zobowiązań,
- pilnowanie terminów płatności,
- rozdzielanie i zarządzanie zadaniami dla zespołu,
- ewidencja kosztów i wsparcie w ich analizie,
- archiwizowanie i przechowywanie dokumentów,
- zarządzanie korespondencją.
Nieprawidłowości w przebiegu procesów związanych z dokumentacją mogą prowadzić do powstawania zatorów organizacyjnych. Obniżenie efektywności pracy wpływa negatywnie na zdolność firmy do sprawnego działania i dalszego rozwoju. W takich warunkach trudniej jest również utrzymać wysoką jakość obsługi klientów. Problemy te często skutkują opóźnieniami w realizacji płatności, błędami w rozliczeniach podatkowych czy brakiem przejrzystości w obiegu wniosków urlopowych i innych dokumentów kadrowych.
Komu przyda się elektroniczne zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie?
Praktycznie każdy biznes, niezależnie od branży, w której działa, może zyskać na wdrożeniu systemu wspierającego elektroniczny obieg dokumentów. Wyjątkiem są niektóre firmy jednoosobowe współpracujące z kilkoma stałymi klientami. Mogą one bez problemu radzić sobie z dokumentami bez dostępu do nowoczesnych narzędzi.
W innych typach firm system klasy ERP taki, jak enova365 z modułem Workflow jest często wybieranym narzędziem. Znacząco skraca się czas generowania i przetwarzania dokumentów. Efektem tego jest nie tylko większa wydajność pracy, ale także możliwości optymalizacji kosztów związanych z obsługą dokumentów. Nie można przy tym zapominać o ochronie danych osobowych. Nowoczesny, elektroniczny system obiegu dokumentacji gwarantuje zachowanie standardów ochrony wrażliwych informacji. Jednocześnie łatwiej jest skuteczniej pracować w oparciu o procedury ochrony danych osobowych.
Moduł Workflow enova365 to także optymalizacja pracy zespołowej
Korzystanie z modułu Workflow w systemie enova365 przynosi firmom wiele korzyści, również pod kątem współpracy zespołu. Do najważniejszych zalet należy zaliczyć:
- łatwiejsze kontrolowanie zleconych zadań na różnych etapach ich realizacji,
- wgląd do informacji pokazujących kto i w jakim terminie wykonywał konkretne prace,
- prostsze i szybsze przygotowywanie harmonogramu pracy w firmie,
- efektywniejsze zarządzanie czasem poświęcanym przez pracowników na realizację zadań.
Rozwiń biznes dzięki enova365
Wdrożenie modułu Workflow od enova365 stanowi strategiczny krok w kierunku cyfryzacji procesów biznesowych oraz optymalizacji zarządzania operacyjnego. Automatyzacja obiegu dokumentów przekłada się bezpośrednio na skrócenie czasu realizacji zadań, zwiększenie przepustowości operacyjnej, a także eliminację błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych.
Redukcja kosztów związanych z dokumentacją oraz obsługą administracyjną przekłada się na efektywniejsze wykorzystanie zasobów firmowych w obszarach, które generują większą wartość.
Ponadto możliwość monitorowania na bieżąco postępów prac, delegowania zadań oraz kontroli obciążenia pracowników wpływa na wzrost efektywności pracy zespołów oraz lepsze zarządzanie i korzystanie z zasobów. W rezultacie wdrożenie modułu Workflow od enova365 nie tylko może przynieść szybki zwrot z inwestycji, ale równie wesprzeć dynamiczny rozwój biznesu.
Chcesz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów od enova365 w swojej firmie? Skontaktuj się i pamiętaj, #znamimoznawiecej!
