Jak działa elektroniczny obieg dokumentów

Zaginione faktury, nieuregulowane w terminie płatności albo bałagan w segregatorach – znasz te problemy? Boryka się z nimi większość przedsiębiorców, którzy nadal korzystają z papierowych dokumentów. Ich rozwiązanie jest łatwiejsze, niż może Ci się wydawać. Workflow dokumentacji, czyli elektroniczny obieg, który sprawdzi się w każdym biznesie. Jak działa taki system oraz jakie korzyści zapewnia jego wdrożenie? Dowiesz się z poniższego artykułu.

Szybsza i dużo łatwiejsza obsługa biurokracji

Prowadzenie biznesu związane jest zawsze z obiegiem rozbudowanej dokumentacji. Rodzi to problemy i niepotrzebne zamieszanie we wszystkich firmach. Pozostawanie przy papierowym systemie generuje wysokie koszty obsługi biurokracji i spowalnia pracę.
Wdrażając workflow, można zyskać jednak dużo więcej, niż tylko sprawny wewnętrzny obieg dokumentów. To przede wszystkim o wiele łatwiejsze i szybsze realizowanie podstawowych procesów biznesowych. Zalicza się do nich między innymi:

  • rozliczanie transakcji poprzez faktury,
  • zarządzanie kadrą pracowników,
  • podliczanie kosztów zakupów,
  • archiwizowanie ważnych umów i kontraktów,
  • utrzymanie w należytym porządku całej korespondencji.

Nieprawidłowości w działaniu wszystkich tych procesów tworzą kosztowne zatory. Niższa wydajność przekłada się na mniejsze możliwości rozwoju. Trudniej utrzymać wysoki poziom obsługi klientów. Dodatkowo pojawiają się kosztowne opóźnienia płatności, błędy w rozliczeniach podatkowych czy chaos we wnioskach urlopowych.

Komu przyda się elektroniczne zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie?

Praktycznie każdy biznes, niezależnie od charakteru, może zyskać na systemie obiegu bardzo dużo. Wyjątkiem są niektóre firmy jednoosobowe współpracujące z kilkoma stałymi klientami. Mogą one bez problemu radzić sobie z biurokracją bez dostępu do nowoczesnych narzędzi. Wystarczy tutaj komputer i klasyczne oprogramowanie do prowadzenia biura.
W każdym pozostałym przypadku workflow jest obecnie podstawowym narzędziem pracy. Znacząco skraca się czas generowania dokumentów, ich drukowania oraz przetwarzania. Efektem tego jest nie tylko większa wydajność pracy, ale także możliwości optymalizacji kosztów związanych z obsługą biurokracji. Nie można przy tym zapominać o ochronie danych osobowych. Nowoczesny, elektroniczny system obiegu dokumentacji gwarantuje zachowanie standardów ochrony wrażliwych informacji. Jednocześnie łatwiej jest wdrożyć w firmie wszystkie procedury związane z przestrzeganiem RODO.

Workflow to także optymalizacja pracy zespołowej

Korzystanie z takiego elektronicznego systemu przynosi firmom wiele korzyści również pod kątem zarządzania zespołem pracowników. Do najważniejszych zalet należy zaliczyć:

  • łatwiejsze kontrolowanie zleconych zadań na różnych etapach ich realizacji,
  • wgląd do informacji pokazujących kto i w jakim terminie wykonywał konkretne prace,
  • prostsze i szybsze przygotowywanie harmonogramu pracy w firmie,
  • efektywniejsze zarządzanie czasem poświęcanym przez pracowników na realizację zadań,

Dzięki nowoczesnym technologiom Twój biznes rozwinie skrzydła

Jak widzisz, wdrażając elektroniczny obieg dokumentów, zyskujesz naprawdę wiele. Oszczędzając czas, możesz szybciej wykonywać bieżące zlecenia lub przyjmować ich więcej. Optymalizując koszty biurokracji, masz więcej pieniędzy na ważne inwestycje. Lepsza kontrola zespołu pracowników przekłada się z kolei na większą wydajność. To wszystko sprawia, że inwestycja w system workflow na pewno szybko się zwróci i przyczyni się do dynamicznego rozwoju biznesu.