Większość przedsiębiorców planujących wdrożenie systemu ERP zadaje sobie podstawowe pytanie – ile taki wybór może kosztować? Udzielenie konkretnej odpowiedzi wymaga głębokiej analizy potrzeb oraz procesów biznesowych. Chcesz wiedzieć, co wpływa na cenę i na jakie rzeczy trzeba zwrócić uwagę? Zapraszamy do lektury.
Łatwo oszacować cenę tylko przy wyborze podstawowego oprogramowania
Niektórzy przedsiębiorcy, szczególnie właściciele mniejszych firm, mają minimalne wymagania związane z obsługą informatyczną. System ERP wykorzystuje się zazwyczaj do generowania faktur. Do tego dochodzi zarządzanie małym magazynem oraz niewielkim zespołem pracowników. W takim przypadku cena wdrożenia jest bardzo łatwa do oszacowania. Korzysta się z narzędzia w wersji podstawowej, opłacając niewielki abonament. Jest to zazwyczaj koszt rzędu kilkudziesięciu złotych miesięcznie bądź kilkuset rocznie.
Trzeba jednak pamiętać o tym, że największa siła tych narzędzi drzemie w ich modułowej budowie. Podstawowe oprogramowanie można w ogromnym zakresie rozbudować o dodatkowe funkcje. Możliwości wyboru jest mnóstwo i dlatego oszacowanie ceny jeszcze przed analizą potrzeb jest zwyczajnie niemożliwe.
Wszystko powinno zacząć się od wstępnej analizy
Jeśli oczekujesz od systemu czegoś więcej, niż tylko podstawowej funkcjonalności, powinieneś przede wszystkim zlecić analizę wstępną. Doświadczona firma informatyczna powinna przeprowadzić kompleksowy audyt wewnętrzny w przedsiębiorstwie. Jego celem jest po pierwsze ustalenie wszystkich procesów biznesowych. Trzeba dokładnie sprawdzić, jak funkcjonuje firma, poznać wszystkie jej działy, zadania oraz postawione cele.
Proces ten jest bardzo istotny, ale jednocześnie wiąże się oczywiście z ponoszeniem pierwszych kosztów. Zależnie od skali przedsiębiorstwa, czasem taki kompleksowy audyt może trwać nawet kilka miesięcy. Odradzamy jednak bagatelizowanie tego tematu. Jeśli liczysz na naprawdę solidną obsługę informatyczną, musisz dokładnie poznać swoje potrzeby. To pod ich kątem konfiguruje się później system. Funkcjonalność oraz wydajność działania wdrożonych już narzędzi będzie w głównej mierze zależna od rzetelności przeprowadzenia audytu.
Wybór systemu ERP – co wpływa na cenę?
Znając wszystkie potrzeby i procesy biznesowe, można rozpocząć konfigurację oraz wdrożenie oprogramowania. Pierwszy koszt, z jakim się spotkasz, to licencje. Za ten etap powinni być odpowiedzialni fachowcy. Zawiłości licencyjnych jest wiele. Bez odpowiedniej wiedzy oraz doświadczenia łatwo przepłacić bądź kupić oprogramowanie o okrojonej funkcjonalności.
Kolejny etap dotyczy już wdrożenia i integracji narzędzi na terenie firm. Obsługa informatyczna powinna dotyczyć:
- zainstalowania oraz skonfigurowania nowego oprogramowania,
- przeniesienia danych ze starego systemu do nowego,
- przeprowadzenia profesjonalnych szkoleń dla pracowników,
- wsparcia technicznego po integracji.
W większości przypadków do kosztów trzeba dodać jeszcze jeden element. Unowocześnienie lub rozbudowę infrastruktury. Aby integracja narzędzi przyniosła dobry efekt, zazwyczaj konieczne są inwestycje w istniejącą sieć informatyczną. Czyli zakup kolejnych urządzeń, modernizacja obecnych i odnowienie niektórych licencji.
Pomoc specjalistów to zawsze podstawa
Na inwestycję w ten system powinieneś patrzeć z punktu widzenia korzyści. Cena jest trudna do oszacowania. Jeśli jednak za wdrożenie i integrację będą odpowiedzialni fachowcy, masz pewność, że wydatek bardzo szybko się zwróci. Zapamiętaj – ERP to wydajniejsza praca, lepsza komunikacja wewnętrzna, optymalizacja kosztów oraz sprawniejsza obsługa klientów.
