Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KseF) to jedna z większych zmian w obszarze finansowo-księgowym w ostatnich latach. Firmy mierzą się z nową rzeczywistością dotyczącą fakturowania, m.in. fakturą ustrukturyzowaną. Dzięki możliwości integracji enova365 z KSeF możesz płynnie przejść przez ten proces..
Spis treści
- Faktura ustrukturyzowana – czym jest?
- Integracja enova365 z KSeF – poznaj najważniejsze informacje
- Korzyści z integracji enova365 z KSeF
- Dlaczego warto wdrożyć integrację enova365 z KSeF już teraz?
Faktura ustrukturyzowana – czym jest?
Faktura ustrukturyzowana, inaczej nazywana e-fakturą jest dokumentem w formacie xml, który posiada jednolitą strukturę określoną przez Ministerstwo Finansów.
W odróżnieniu od tradycyjnych faktur papierowych czy PDF dane, są zapisane w sposób umożliwiający ich automatyczne odczytywanie i przetwarzanie w systemach finansowo-księgowych.
Faktura ustrukturyzowana w KSeF opiera się na schemacie FA(2) (obowiązującym do 31.01.2026, od 1.02.2026 będzie stosowana struktura logiczna FA(3)), który szczegółowo definiuje wszystkie pola i sekcje dokumentu. Każdy element faktury ma swoje miejsce i nazwę w strukturze XML, co pozwala systemom finansowo-księgowym jednoznacznie odczytywać dane.
Najważniejsze pola w e-fakturze, które powinieneś znać:
- nagłówek – zawiera m.in. numer faktury, datę wystawienia, datę sprzedaży, typ dokumentu.
- podmiot sprzedawcy i nabywcy – dane identyfikacyjne obu stron transakcji (NIP, adres, nazwa).
- pozycje towarowe/usługowe – opis przedmiotu sprzedaży, ilość, cena jednostkowa, wartość netto, stawka i kwota VAT.
- podsumowanie – wartości zbiorcze faktury, np. suma netto, VAT, brutto.
- sekcje dodatkowe – m.in. informacje o płatności (termin, rachunek bankowy), oznaczenia dotyczące procedur VAT, adnotacje do faktur zaliczkowych, końcowych czy korygujących.
Faktura ustrukturyzowana jest przejrzystym i jednolity źródłem danych. To właśnie ta spójność odróżnia ją od klasycznych faktur, w których część informacji mogła być przekazywana w dowolnej formie opisowej.
W tradycyjnych fakturach wygląd i układ pól mogą się różnić w zależności od programu czy preferencji firmy. Na fakturze ustrukturyzowanej układ danych jest zawsze taki sam – niezależnie od branży firmy, jej wielkości czy innych czynników.
Faktury ustrukturyzowane wystawiane są za pomocą KSeF – centralnej platformie dla przedsiębiorców, która obsługuje wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Każda faktura po wprowadzeniu do systemu otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, co gwarantuje jej autentyczność i integralność danych.
KSeF w Polsce wprowadzany jest etapami. Początkowo, jako rozwiązanie dobrowolne, a docelowo jako obowiązkowe narzędzie dla wszystkich przedsiębiorców. Obowiązek już w 2026 roku obejmie wszystkie firmy, bez względu na ich wielkość czy branżę.
Integracja enova365 z KSeF – poznaj najważniejsze informacje
System enova365 jest w pełni dostosowany do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki wbudowanym funkcjom użytkownicy mogą generować faktury ustrukturyzowane zgodne ze schematem ministerialnym, a następnie przesyłać je bezpośrednio do KSeF.
Z poziomu enova365 proces ten przebiega w sposób w pełni zautomatyzowany:
- użytkownik wystawia fakturę w systemie,
- dokument w odpowiednim formacie xml trafia do KSeF,
- po nadaniu numeru referencyjnego i akceptacji przez system, informacja zwrotna wraca do enova365,
- następnie faktura jest przesyłana w KSeF do kontrahenta.
Proces odbioru faktur działa analogicznie. System enova365 umożliwia pobieranie faktur bezpośrednio z KSeF.
Dzięki integracji enova365 z KSeF obsługa faktur ustrukturyzowanych staje się częścią codziennej pracy w enova365. Użytkownik ma podgląd statusu dokumentu w KSeF, możliwość jego pobrania oraz pełną historię komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur.
Korzyści z integracji enova365 z KSeF
Integracja enova365 z KSeF nie tylko pozwala spełnić obowiązek prawny, ale przede wszystkim daje użytkownikowi nowe możliwości, między innymi:
- automatyzację procesów,
- szybszy obieg dokumentów,
- bezpieczeństwo danych,
- zgodność z przepisami,
- oszczędność czasu i kosztów.
Integracja obu systemów to realna wartość dla Twojej firmy. To rozwiązanie, które pozwala firmom działać sprawniej, bezpieczniej i bardziej efektywnie oraz bez obaw o zgodność z przepisami.
Dlaczego warto wdrożyć integrację enova365 z KSeF już teraz?
Przejście na faktury ustrukturyzowane to nie tylko wymóg prawny, ale także szansa na usprawnienie procesów biznesowych. Dzięki integracji enova365 z KSeF jako przedsiębiorca zyskasz pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, w znanym i przyjaznym interfejsie enova365.
Im wcześniej Twoja firma wdroży integrację enova365 z KSeF tym szybciej będziesz mógł skorzystać z jej zalet.
