Jeśli przynajmniej na 3 pytania z poniższej listy odpowiadasz TAK lub NIE WIEM.
- Czy zdarza się, że Twojego dokumentu nie ma tam, gdzie powinien się znajdować?
- Czy przynajmniej kilka razy w roku musisz odtwarzać dokument, który już istniał, ale zagubił się i nie możesz go znaleźć?
- Czy na Twoim dysku lub w archiwum dokumentów posiadasz pliki i dokumenty, których nie znasz lub nie wiesz do czego służą?
- Czy to możliwe, że były pracownik ma nadal dostęp do firmowych plików czy danych?
- Czy w firmie często pojawia się kilka wersji tego samego dokumentu?
- Czy Twoim pracownikom zdarza się odsyłać dokumenty z informacją „to nie moje”?
- Czy podczas wprowadzania do pracy nowych pracowników, tworzysz nowe dokumenty zawierające opis procedur, działań czy zasad pracy?
- Czy w Twojej firmie praca zdalna jest niemożliwa, ponieważ pracownicy nie mają zdalnego dostępu do dokumentów?
- Czy zdarza się, że pracownik pracuje nad dokumentem, który jest już nieaktualny lub posiada nowszą wersję?
Umowy, zamówienia, oferty, wnioski, dokumenty kadrowe, faktury, katalogi, prezentacje, regulaminy czy notatki i projekty – niestety część z nich prawdopodobnie zaginie bezpowrotnie a inna część będzie tak ukryta, zostanie zmarnowana ogromna ilość czasu związana z ich szukaniem. Pozostała część, która jest już dawno niepotrzebna lub nieaktualna, spowoduje chaos i zaśmiecenie w archiwum. Na szczęście obsługę firmowych dokumentów można poprawić!
Jak to zrobić?
- Wyeliminować dokumenty papierowe
Jednym z największych złodziei czasu pracowników jest brak dostępu do potrzebnych dokumentów i konieczność każdorazowego proszenia o jego udostępnienie. Natomiast zbyt szeroki dostęp do dokumentów, który pozwala na swobodne zaglądanie pracownikom, którzy nie powinni mieć takiej możliwości to pewne konflikty w zespole i ryzyko wyciekania danych wrażliwych poza organizację.
Bardzo ważna jest również baza wiedzy – jeśli baza wiedzy nie istnieje lub jest rozproszona, to :
- wdrożenie przebiega dłużej – jest niepełne, pracownik nie dostaje pełnych informacji
- zdobycie przez niego pełnej sprawności i efektywności w pracy trwa dłużej,
- każda nowa osoba może otrzymać niespójne informacje, w efekcie nawet po kilku miesiącach zdarzają się sytuację, w których pracownik nie wie jak powinny przebiegać określone działania.
Aby do tego nie dopuścić wystarczy stworzyć w jednym miejscu bazę wiedzy, umożliwiającą pracownikom dostęp do dokumentów (na podstawie zdefiniowanych uprawnień) w łatwiejszy i szybszy sposób.
2. Wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów nie tylko dla księgowości!
Elektroniczny przepływ dokumentów firmowych redukuje ilość błędów. Można go stosować w zasadzie w każdym obszarze działania firmy, w którym konieczne jest sprawny obieg dokumentów, wprowadzanie w nich poprawek lub akceptacja.
W doskonały sposób poprawi on komunikację w takich obszarach jak kadry – np. przy procesach wdrażania pracownika czy przy obsłudze wszystkich wniosków pracowniczych, marketingu – praca nad strategiami, publikacjami, akceptacja i poprawki w dokumentach czy sprzedaży – procesy ofertowania, zamówień i ich potwierdzania, odbioru i logistyki.
3. Wprowadzić wersjonowanie
Ujednolicenie nazw tworzonych dokumentów oraz przechowywanie ich wszystkich w jednym miejscu, bardzo ułatwia przeprowadzenie analizę wersji dokumentu. Stare wersje dokumentów warto przechowywać w celach dowodowych, ale także na co dzień pracownicy mają pewność, że korzystają z najnowszych dostępnych wersji.
Te kilka powyżej wymienionych drobnych poprawek oraz wdrożenie elektronicznego przechowywania dokumentów pozwala znacznie ograniczyć straty czasu związane są z procesowaniem dokumentów oraz ich złą organizacją!
Skontaktuj się z nami i dowiedz się jak szybko i łatwo możesz zapanować nad dokumentami w swojej firmie!
+48 533 367 330
