Kiedy powinieneś poprawić obsługę dokumentów?

Jeśli przynajmniej na 3 pytania z poniższej listy odpowiadasz TAK lub NIE WIEM.

  1. Czy zdarza się, że Twojego dokumentu nie ma tam, gdzie powinien się znajdować?
  2. Czy przynajmniej kilka razy w roku musisz odtwarzać dokument, który już istniał, ale zagubił się i nie możesz go znaleźć?
  3. Czy na Twoim dysku lub w archiwum dokumentów posiadasz pliki i dokumenty, których nie znasz lub nie wiesz do czego służą?
  4. Czy to możliwe, że były pracownik ma nadal dostęp do firmowych plików czy danych?
  5. Czy w firmie często pojawia się kilka wersji tego samego dokumentu?
  6. Czy Twoim pracownikom zdarza się odsyłać dokumenty z informacją „to nie moje”?
  7. Czy podczas wprowadzania do pracy nowych pracowników, tworzysz nowe dokumenty zawierające opis procedur, działań czy zasad pracy?
  8. Czy w Twojej firmie praca zdalna jest niemożliwa, ponieważ pracownicy nie mają zdalnego dostępu do dokumentów?
  9. Czy zdarza się, że pracownik pracuje nad dokumentem, który jest już nieaktualny lub posiada nowszą wersję?

Umowy, zamówienia, oferty, wnioski, dokumenty kadrowe, faktury, katalogi, prezentacje, regulaminy czy notatki i projekty – niestety część z nich prawdopodobnie zaginie bezpowrotnie a inna część będzie tak ukryta, zostanie zmarnowana ogromna ilość czasu związana z ich szukaniem. Pozostała część, która jest już dawno niepotrzebna lub nieaktualna, spowoduje chaos i zaśmiecenie w archiwum. Na szczęście obsługę firmowych dokumentów można poprawić!

Jak to zrobić?

  1. Wyeliminować dokumenty papierowe

Jednym z największych złodziei czasu pracowników  jest brak dostępu do potrzebnych dokumentów i konieczność każdorazowego proszenia o jego udostępnienie. Natomiast zbyt szeroki dostęp do dokumentów, który pozwala na swobodne zaglądanie pracownikom, którzy nie powinni mieć takiej możliwości to pewne konflikty w zespole i ryzyko wyciekania danych wrażliwych poza organizację.

Bardzo ważna jest również baza wiedzy – jeśli baza wiedzy nie istnieje lub jest rozproszona, to :

  • wdrożenie przebiega dłużej – jest niepełne, pracownik nie dostaje pełnych informacji
  • zdobycie przez niego pełnej sprawności i efektywności w pracy trwa dłużej,
  • każda nowa osoba może otrzymać niespójne informacje, w efekcie nawet po kilku miesiącach zdarzają się sytuację, w których pracownik nie wie jak powinny przebiegać określone działania.

Aby do tego nie dopuścić wystarczy stworzyć w jednym miejscu bazę wiedzy, umożliwiającą pracownikom dostęp do dokumentów (na podstawie zdefiniowanych uprawnień) w łatwiejszy i szybszy sposób.

2. Wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów nie tylko dla księgowości!

Elektroniczny przepływ dokumentów firmowych redukuje ilość błędów. Można go stosować w zasadzie w każdym obszarze działania firmy, w którym konieczne jest sprawny obieg dokumentów, wprowadzanie w nich poprawek lub akceptacja.

W doskonały sposób poprawi on komunikację w takich obszarach jak kadry – np. przy procesach wdrażania pracownika czy przy obsłudze wszystkich wniosków pracowniczych, marketingu – praca nad strategiami, publikacjami, akceptacja i poprawki w dokumentach czy sprzedaży – procesy ofertowania, zamówień i ich potwierdzania, odbioru i logistyki.

3. Wprowadzić wersjonowanie

Ujednolicenie nazw tworzonych dokumentów oraz przechowywanie ich wszystkich w jednym miejscu, bardzo ułatwia przeprowadzenie analizę wersji dokumentu. Stare wersje dokumentów warto przechowywać w celach dowodowych, ale także na co dzień pracownicy mają pewność, że korzystają z najnowszych dostępnych wersji.

Te kilka powyżej wymienionych drobnych poprawek oraz wdrożenie elektronicznego przechowywania dokumentów pozwala znacznie ograniczyć straty czasu związane są z procesowaniem dokumentów oraz ich złą organizacją!

Skontaktuj się z nami i dowiedz się jak szybko i łatwo możesz zapanować nad dokumentami w swojej firmie!

+48 533 367 330