Sprawne zarządzanie dokumentacją to nie tylko kwestia porządku, ale przede wszystkim efektywności operacyjnej i bezpieczeństwa danych w przedsiębiorstwie. Firmy niekorzystające z nowoczesnych narzędzi coraz częściej poszukują możliwości, które usprawnią i zautomatyzują pracę z dokumentami. Jednym z takich rozwiązań jest system enova365 zintegrowany z SaldeoSMART. Razem pozwalają na elektroniczne odczytywanie, archiwizację oraz zarządzanie dokumentacją.
Jeśli przynajmniej na 3 pytania z poniższej listy odpowiesz TAK lub NIE WIEM to znak, że powinieneś poprawić obsługę dokumentów w firmie.
- Czy zdarza się, że Twojego dokumentu nie ma tam, gdzie powinien się znajdować?
- Czy przynajmniej kilka razy w roku musisz odtwarzać – generować na nowo lub prosić kontrahentów o duplikaty dokumentów, które już istniały, ale zagubiły się i nie możesz ich znaleźć?
- Czy na Twoim dysku lub w archiwum dokumentów posiadasz pliki i dokumenty, których nie znasz lub nie wiesz do czego służą?
- Czy to możliwe, że były pracownik ma nadal dostęp do firmowych plików czy danych?
- Czy w firmie zdarza się, że pojawia się kilka wersji tego samego dokumentu?
- Czy Twoim pracownikom zdarza się odsyłać dokumenty z informacją „to nie moje”?
- Czy podczas wprowadzania do pracy nowych pracowników, tworzysz nowe dokumenty zawierające opis procedur, działań czy zasad pracy?
- Czy w Twojej firmie praca zdalna jest niemożliwa, ponieważ pracownicy nie mają zdalnego dostępu do dokumentów?
- Czy zdarza się, że pracownik pracuje na dokumencie, który jest już nieaktualny lub posiada nowszą wersję?
Umowy, zamówienia, oferty, wnioski, dokumenty kadrowe, faktury, katalogi, prezentacje, regulaminy czy notatki i projekty – niestety część z nich prawdopodobnie zaginie bezpowrotnie, a inna część będzie tak ukryta, że zostanie zmarnowana duża ilość czasu na ich poszukiwania. Pozostała część, która jest już dawno niepotrzebna lub nieaktualna, spowoduje chaos i nieporządek w archiwum. Jednak obsługę firmowych dokumentów można poprawić!
Jak poprawić obsługę firmowych dokumentów?
Zanim sięgniemy po konkretne narzędzia, warto podejść do tematu całościowo i przeanalizować cały proces obiegu dokumentów w firmie. Tylko wtedy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie będzie efektywne.
System ERP enova365 oferuje szerokie możliwości w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów i automatyzacji procesów firmowych. Co więcej, integracja z SaldeoSMART pozwala jeszcze sprawniej zarządzać fakturami kosztowymi czy odczytem danych z dokumentów. Taka integracja daje firmom realne oszczędności czasu oraz pozwala wyeliminować błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych.
1. Wyeliminować dokumenty papierowe
Jednym z największych złodziei czasu pracowników jest brak dostępu do potrzebnych dokumentów i konieczność każdorazowego proszenia o jego udostępnienie. Natomiast zbyt szeroki dostęp do dokumentów powoduje ryzyko wycieku danych wrażliwych poza organizację. Eliminacja dokumentów w formie papierowej, otwiera firmę na możliwość utworzenia bazy dokumentów, wyszukiwania w niej oraz przydzielania uprawnień dostępu do dokumentów, zgodnych z procedurami wewnętrznymi.
2. Zbudować bazę wiedzy dotyczącą dokumentów
Jednym z kluczowych kroków w poprawie obsługi dokumentów w firmie jest stworzenie uporządkowanej i łatwo dostępnej bazy wiedzy. Chodzi tu o zestaw jasno opisanych procedur, wzorów dokumentów, zasad ich obiegu i archiwizacji Jeśli baza wiedzy nie istnieje lub jest rozproszona, to:
- wydłużenie czasu wdrożenia pracownika do pełnionych obowiązków – onboarding jest niepełny, a osoby rozpoczynające pracę nie otrzymują pełnego obrazu zasad obowiązujących w firmie.
- zdobycie przez nowego pracownika pełnej sprawności i efektywności w pracy trwa dłużej,
- każda nowa osoba może otrzymać niespójne informacje, w efekcie nawet po kilku miesiącach zdarzają się sytuację, w których pracownik nie wie, jak powinny przebiegać określone działania.
Aby do tego nie dopuścić warto stworzyć w jednym miejscu bazę wiedzy, umożliwiającą pracownikom dostęp do dokumentów (na podstawie zdefiniowanych uprawnień) w łatwiejszy i szybszy sposób.
3. Wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów nie tylko dla księgowości!
Elektroniczny przepływ dokumentów firmowych znacznie redukuje ilość błędów. Można go stosować w zasadzie w każdym obszarze działania firmy, w którym praca z dokumentami jest istotna oraz wprowadza się w nich poprawki, zmiany oraz potrzebny jest proces akceptacji.
Elektroniczny obieg dokumentów, w doskonały sposób poprawi komunikację w takich obszarach jak kadry – np. przy procesach wdrażania pracownika czy przy obsłudze wszystkich wniosków pracowniczych, w marketingu – praca nad strategiami, publikacjami, akceptacją i poprawkami w dokumentach czy w sprzedaży – procesy ofertowania, zamówień i ich potwierdzania, odbioru i logistyki.
4. Wprowadzić wersjonowanie
Wersjonowanie w systemach elektronicznego obiegu dokumentów oraz SaldeoSMART działa na zasadzie przechowywania historii zmian dokumentów. Możliwe jest śledzenie – kto, kiedy i jaką zmianę wprowadził.
Ujednolicenie nazw tworzonych dokumentów oraz przechowywanie ich wszystkich w jednym miejscu, bardzo ułatwia przeprowadzenie analizy wersji dokumentu. Stare wersje dokumentów warto przechowywać w celach dowodowych, ale także na co dzień pracownicy mają pewność, że korzystają z najnowszych dostępnych wersji.
Kilka powyższych wskazówek pozwalają znacznie ograniczyć straty czasu związane z procesowaniem dokumentów oraz ich złą organizacją.
Czym jest SaldeoSMART i jak poprawia elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
SaldeoSmart to nowoczesne narzędzie od odczytywania, zarządzania oraz archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej. Wpiera przedsiębiorstwa w automatyzacji procesów księgowych oraz administracyjnych. Dzięki rozwiniętemu systemowi OCR zapewnia szybkie zczytywanie danych z dokumentów, eliminuje konieczność ręcznego ich wprowadzania.
Integracja systemu enova365 z SaldeoSMART ułatwia przekazywanie dokumentów do różnych działów firmy, akceptację oraz ich dalsze księgowanie. Integracja przebiega sprawnie, możliwa jest w kilku formach. Taka integracja pozwala na bezpośrednią wymianę danych między systemami. Dzięki temu firma zyskuje lepszą kontrolę nad dokumentami oraz oszczędza czas i minimalizuj ryzyko popełniania błędów.
Podsumowanie
Przejście firmy na elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko odpowiedź na zmieniające się realia biznesowe, ale przede wszystkim świadomy krok w stronę większej kontroli, sprawności i bezpieczeństwa w zarządzaniu informacją.
Integracja systemu ERP enova365 z SaldeoSmart umożliwia sprawną zmianę papierowych dokumentów na nowoczesny i zautomatyzowany system. Automatyczny import danych, elektroniczne archiwum oraz intuicyjna dekretacja to konkretne działania, które eliminują błędy, skracają czas pracy i porządkują finanse firmy.
Firmy, które korzystają z tego połączenia, zyskują więcej niż tylko narzędzie – otwierają się na pełną cyfryzację procesów, która przekłada się na realne oszczędności i większą wydajność.
Skontaktuj się z nami i dowiedz się jak szybko i łatwo możesz zapanować nad dokumentami w swojej firmie, bo #znamimoznawiecej!
