W dobie cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych coraz więcej firm decyduje się na przeniesienie dokumentacji kadrowej do formy elektronicznej. To nie tylko odpowiedź na zmieniające się przepisy prawa, ale przede wszystkim sposób na usprawnienie pracy działów HR, zwiększenie bezpieczeństwa danych i oszczędność czasu. System enova365 wychodzi naprzeciw tym potrzebom, oferując moduł e-teczek, które są nowoczesnym narzędziem do prowadzenia elektronicznych akt osobowych.
Spis treści
- Czym są e-teczki w enova365?
- Funkcje e-teczek w enova365
- Korzyści z wdrożenia e-teczek w enova365
- Wdrożenie e-teczek enova365 z Centrum Wdrożeń Informatycznych
Czym są e-teczki w enova365?
E-teczki to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych teczek – miejsc do przechowywania akt osobowych pracowników. E-teczki umożliwiają przechowywanie dokumentacji kadrowej w formie cyfrowej.
Polskie przepisy prawa pracy od 2019 roku umożliwiają pracodawcom prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Oznacza to, że wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem, np. umowy o pracę, aneksy czy zwolnienia mogą być archiwizowane w formie cyfrowej.
System enova365 umożliwia całościowe prowadzenie akt osobowych w formie e-teczek, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu wszystkie dokumenty dotyczące danego pracownika są uporządkowane i przechowywane w jednym miejscu. W systemie enova365 możliwa jest digitalizacja dokumentów papierowych oraz tworzenie dokumentacji elektronicznej od podstaw.
Najważniejszą różnicą pomiędzy przechowywaniem dokumentów w formie papierowej a e-teczkami jest forma i sposób dostępu do nich. W przypadku wersji papierowych, dokumenty potrzebują fizycznej, odpowiednio zabezpieczonej przestrzeni, a na odnalezienie informacji potrzeba więcej czasu. Ponadto zmienia się możliwość pracy z takim dokumentem, jego przetwarzanie staje się wygodniejsze i sprawniejsze.
W przypadku e-teczek dokumenty dostępne są w kilka sekund i są przechowywane w bezpiecznym środowisku oraz nie generują dodatkowych kosztów.
Funkcje e-teczek w enova365
E-teczki w enova365 to nie tylko elektroniczne archiwum, ale także narzędzie wspierające codzienną pracę działów HR. Do najważniejszych elementów należą:
- pełna zgodność z przepisami, które dotyczą prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowe,
- łatwe wyszukiwanie i filtrowanie dokumentów,
- integracja z Pulpitem Pracownika i Pulpitem Kierownika,
- możliwość digitalizacji dokumentów papierowych,
- kontrola dostępu i bezpieczeństwo.
E-teczki to narzędzie, które wspiera całościowo zarządzanie procesami kadrowymi. Dzięki temu dział kadr może skupić się na strategicznych aspektach zarządzania, zamiast na czasochłonnej administracji.
Korzyści z wdrożenia e-teczek w enova365
Wdrożenie e-teczek w enova365 to krok w stronę nowoczesnego HR. Jest rozwiązaniem, które łączy w sobie wygodę z realnymi korzyściami biznesowymi. Dzięki integracji z innymi modułami systemu, e-teczki nie są wyłącznie elektronicznym archiwum, ale ważnym elementem cyfrowej transformacji organizacji.
Do najważniejszych korzyści z wdrożenia e-teczek w enova365 należą:
- efektywność i oszczędność – e-teczki eliminują konieczność prowadzenia archiwów papierowych, co obniża koszty administracyjne i oszczędza czas,
- szybki dostęp do informacji – kadra menadżerska, dział HR oraz pracownicy mogą w łatwy i szybki sposób przeglądać oraz udostępniać dokumenty, bez potrzeby bezpośredniego kontaktu z działem kadr,
- cyfryzacja procesów HR – w połączeniu z innymi modułami enova365 – jak kadry i płace, czas pracy czy obieg dokumentów – pozwalają budować spójne środowisko do zarządzania.
Dzięki integracji z całym systemem enova365, e-teczki mogą być wykorzystywane w wielu procesach: od onboardingu pracowników, przez bieżącą obsługę kadrową, aż po procesy związane z rozwiązaniem stosunku pracy. To sprawia, że są nie tylko narzędziem archiwizacyjnym, ale integralnym elementem nowoczesnego HR.
Wdrożenie e-teczek enova365 z Centrum Wdrożeń Informatycznych
Centrum Wdrożeń Informatycznych jako złoty partner enova365 wpiera firmy w pełnym procesie wdrożenia e-teczek. Analizujemy potrzeby, dobieramy odpowiednie rozwiązania, konfigurujemy system, organizujemy szkolenia dla użytkowników z obsługi systemu.
Nasze doświadczenie pozwala na dopasowanie rozwiązania do specyfiki organizacji oraz integrację e-teczek z już funkcjonującymi modułami enova365. Dzięki temu nasi klienci mogą znacząco usprawniać swoje procesy kadrowe.
