Systemy typu CRM i ERP są coraz powszechniej stosowane w organizacjach. Pomagają usprawnić pracę i przyspieszają przepływ informacji, czym jednak się różnią? A może to ta sama nazwa? W tym artykule wyjaśniamy różnice i wskazujemy podobieństwa.
Zacznijmy jednak od początku…
Co to jest CRM?
CRM czyli Customer Relationship Management to nazwa narzędzi, systemów, które służą do zarządzania relacjami z klientami i podwykonawcami. Codzienna praca organizacji z wykorzystaniem systemu typu CRM pozwala na przechowywanie danych o kontrahentach oraz zadaniach z nimi powiązanych w jednym miejscu, w jednej bazie danych. Dzięki temu przepływ informacji odbywa się sprawniej, a dostęp do najważniejszych danych jest prostszy i szybszy. Jedna baza, w której przechowywana jest historia kontaktu i np. notatki ze spotkań, to ogromny plus przy budowaniu długofalowych relacji, z łatwością można prześledzić historię kontaktu i np. zamówień. Dodatkowo, dane są segregowane i ujednolicone, co przyspiesza wyszukiwanie informacji.
W zależności od wyboru konkretnego rozwiązania zyskujemy też dostęp do danych w chmurze. Dzięki temu mamy wgląd do zagregowanych danych z każdego miejsca i dowolnego urządzenia przez przeglądarkę internetową lub dedykowaną aplikację mobilną jak np. enova365 na system operacyjnym Android. Co ważne, w większości systemy CRM pozwalają na importowanie danych ze źródeł zewnętrznych oraz na integrację z zewnętrznymi narzędziami, przykładowo tymi do automatyzacji marketingu.
Jakie są najważniejsze funkcje systemów CRM? Poniżej wymieniamy tylko kilka z nich:
- synchronizacja kalendarza CRM – Google;
- planowanie i zlecanie zadań;
- automatyzacja działań;
- karta klienta/kontrahenta oraz historia zdarzeń na kliencie/kontrahencie;
- moduł raportowania;
- monitoring celów np. handlowych.
Co to jest erp?
System ERP czyli Enterprise Resource Planning – to z kolei oprogramowanie, służące do kompleksowego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Pomaga gromadzić, przechowywać i interpretować dane pochodzące z różnych procesów biznesowych. Oprogramowanie ERP charakteryzuje się wspólną bazą danych dla najważniejszych informacji w firmie. Takie systemy opierają się na automatyzacji procesów wewnętrznych i usprawnieniu przepływu danych w obrębie przedsiębiorstwa. Dzięki zróżnicowanym poziomom uprawnień, użytkownicy zyskują dostęp do niezbędnych informacji w ramach zajmowanego stanowiska. To znaczy, że mając pionową strukturę stanowisk w firmie, możemy ustalać do jakiego typu danych dostęp mają juniorzy, managerowie, a do których tylko np. Zarząd.
Jednymi z najbardziej popularnych producentów systemów ERP w Polsce są: Comarch, Soneta czy Sage. Comarch oferuje różnego rodzaju produkty dla różnych grup docelowych, najczęściej wybieranym i rekomendowanym dla małych firm jest Optima. Jest to narzędzie proste i łatwe do wdrożenia. enova365, oferowana przez spółkę Soneta, to z kolei jeden produkt, który posiada różne funkcjonalności. System wdrażany jest przez wyspecjalizowane firmy, których celem jest dopasowanie produktu do wymagań danej organizacji.
Systemy ERP kojarzą się z ogromnymi nakładami finansowymi i długotrwałym wdrożeniem. Tak owszem może być, ale w przypadku korporacji wdrażającej wszystkie obszary. Generalnie jednak te systemy wspierają pracę mniejszych firm, także tych o strukturze rozproszonej, gdzie praca wykonywana jest z różnych lokalizacji oraz przez różne osoby, w tym pracowników na zlecenie. To ważny aspekt, ponieważ wpływa na model zakupu: on-premise lub SaaS.
Czy CRM ma te same cechy co ERP?
Często zdarza się, że systemy CRM są częścią oprogramowania klasy ERP. Przy enova365 widać to chyba najlepiej. System oferuje 8 obszarów, z których można budować własny system, jednym z nich jest właśnie ten odpowiedzialny za zarządzanie klientami.
Jakie są funkcjonalności CRM, które występują też w ERP? To między innymi:
- ewidencja kontaktu z klientem;
- obsługa lejka sprzedażowego;
- raporty i forecasty;
- obsługa firmowej skrzynki pocztowej;
- przygotowanie oraz obsługa ofert handlowych;
- możliwość automatycznej wysyłki faktur pocztą mailową;
- harmonogramy i obsługa procesów.
Wszystko zależy oczywiście od stopnia rozbudowy systemu i od producenta.
Dla kogo CRM?
CRM sprawdzi się zarówno w mniejszych organizacjach z sektora MŚP jak i w korporacjach, szczególnie w sektorze B2B, gdzie liczy się budowanie długotrwałej relacji z klientem. Rekomendowany jest jako wsparcie pracy działu handlowego. Główną zaletą w takim wypadku jest przechowywanie wszystkich danych dotyczących kontrahentów w tej samej bazie, co niezwykle przyśpiesza pracę. Dzięki wykorzystaniu CRM w kilka chwil można sprawdzić historię spotkań, wiadomości wymienianych z daną firmą czy podwykonawcą. To także narzędzie, które pozwala na obsługę lejka sprzedażowego, czyli przepływu leadów oraz ewidencję procesów sprzedażowych. Pozwala na sprawdzenie listy transakcji, przefiltrowanie ich wedle stanu, sprawdzenie szczegółów wymiany informacji w danym okresie czasu czy sprawdzenie stanu ich realizacji. Handlowcy, sprzedawcy i account managerowie w kilka kliknięć mogą przeanalizować liczbę aktywnych kontaktów, rozwinąć listę ze szczegółami każdego z nich.
System CRM polecany jest także do pracy w dziale marketingu, gdzie pomaga w analizie i jeszcze lepszym dostosowaniu komunikatów do określonych grup odbiorców. Na liście można przyporządkować kontrahentów do odbiorców lub dostawców. W systemie można śledzić: lejek sprzedażowy, definiować leady, sprawdzać jak się zmieniają ich statusy, a na podstawie tego wnioskować jakiego rodzaju treści powinni dostawać i jak kształtuje się grupa docelowa. Każdy lead można opisać, podpiąć pod określony projekt. System pozwala także na ocenę leada (chłodny, ciepły etc.), ale też określenie źródła jego pozyskania, co przekłada się na szybkie analizy źródła potencjalnych klientów. Dodając do CRM informacje z systemu do automatyzacji marketingu można uzyskać ogromną ilość danych o swoich obecnych i przyszłych klientach. Połączenie systemów o takich funkcjach rekomendowane jest firmom konsultingowym, agencjom reklamowym, doradczym oraz szkoleniowym. Dzięki tym narzędziom, agencje precyzyjnie będą dostarczać komunikaty i zwiększą swoje przychody.
Dla kogo ERP?
ERP z kolei przyda się praktycznie każdej organizacji, która chce usprawnić swoją pracę. Dlaczego każdej? Bo na przykładzie enova365, to Ty decydujesz, które funkcjonalności potrzebujesz, jak bardzo rozbudowany ma to być system. Możesz wybrać tylko jeden moduł, możesz kilka. ERP polecany jest zarówno dla sektora MŚP (szerzej o tym pisaliśmy tutaj) jak i dla dużych firm a nawet korporacji, gdzie zaletą będzie fakt, że aplikacje często dostępne są w kilku językach. W tego typu systemy inwestują także firmy, które chcą zoptymalizować powtarzające się w codziennej pracy czynności i te, które chcą oszczędności czasu, kosztów pracy i bezpieczeństwa przechowywania danych.
Który system wybrać?
Jak to często bywa: to zależy. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Z pewnością dla firm konsultingowych, tych które mają działy sprzedaży, wielu klientów lub kontrahentów przeniesienie wszystkich swoich rozproszonych działań do jednego systemu typu CRM już da ogromne rezultaty. Szybkość przekazywania danych, łatwość ich wyszukiwania, bezpieczeństwo przechowywania, to z pewnością da się odczuć już na początku. W przypadku gdy celem firmy jest rozwój zarówno pod kątem ilości klientów jak i pracowników, w tym pracowników na zlecenie, rekomendowany jest zakup i wdrożenie systemu CRM, który jest częścią ERP.
Funkcjonalnością, o której trzeba pamiętać jest też możliwość przeniesienia danych do jednego systemu, nie tylko tych dotyczących klientów, ale i pracowników. Systemy klasy ERP można rozbudowywać o obszary np. kadrowe, księgowe, co ułatwia organizację pracy całej firmy. Dlatego warto wziąć to pod uwagę decydująć się na wdrożenie nowego systemu w swojej organizacji.
A jak wdrażać system ERP, możecie przeczytać tutaj.
Skontaktuj się z nami i dowiedz się jak szybko i łatwo możesz przeprowadzić wdrożenie w swojej organizacji!
