W procesie wyboru narzędzi informatycznych, niezwykle często pojawia się pytanie: CRM czy ERP, co wybrać? Przedstawimy perspektywę, w której nie trzeba wybierać.
Choć CRM i ERP są różnymi systemami, to często uzupełniają się, a w przypadku niektórych systemów ERP, funkcjonalności CRM stanowią jego integralną część. W artykule wyjaśniamy, czym są oba rozwiązania, jakie pełnią funkcje i dlaczego zamiast stawiać je w opozycji, lepiej spojrzeć na nie jako elementy jednego, spójnego systemu wspierającego zarządzanie firmą.
Czym jest CRM?
CRM czyli Customer Relationship Management to narzędzie do zarządzania relacjami z klientami, partnerami, podwykonawcami i kontrahentami. Ułatwia organizację pracy zespołów sprzedaży, marketingu oraz obsługi klienta. Zapewnia dostęp do uporządkowanej bazy danych kontaktów, historii komunikacji, notatek czy statusów realizacji zadań.
System CRM:
- gromadzi dane w jednym miejscu – dostępne dla uprawnionych pracowników,
- przyspiesza wyszukiwanie informacji,
- wspiera zarządzanie lejkiem sprzedażowym,
- umożliwia planowanie i automatyzację działań,
- często działa w chmurze – dzięki czemu dane są dostępne z dowolnego urządzenia.
W zależności od wyboru konkretnego rozwiązania zyskujemy też dostęp do danych w chmurze. Co ważne, w większości systemy CRM pozwalają na importowanie danych ze źródeł zewnętrznych oraz na integrację z zewnętrznymi narzędziami, przykładowo tymi do automatyzacji marketingu.
Jakie są najważniejsze funkcje systemów CRM?
- synchronizacja kalendarza CRM – Google;
- planowanie i zlecanie zadań;
- automatyzacja działań;
- karta klienta/kontrahenta oraz historia zdarzeń na kliencie/kontrahencie;
- moduł raportowania;
- monitoring celów np. handlowych.
Czym jest system ERP?
System ERP czyli Enterprise Resource Planning – to z kolei oprogramowanie, służące do kompleksowego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Pomaga gromadzić, przechowywać i interpretować dane pochodzące z różnych procesów biznesowych. Oprogramowanie ERP charakteryzuje się wspólną bazą danych dla najważniejszych informacji w firmie. Takie systemy opierają się na automatyzacji procesów wewnętrznych i usprawnieniu przepływu danych w obrębie przedsiębiorstwa. Dzięki zróżnicowanym poziomom uprawnień, użytkownicy zyskują dostęp do niezbędnych informacji w ramach zajmowanego stanowiska. To znaczy, że mając pionową strukturę stanowisk w firmie, możemy ustalać, do jakiego typu danych dostęp mają juniorzy, managerowie, a do których tylko np. zarząd.
W systemach ERP:
- wszystkie dane są przechowywane we wspólnej bazie,
- możliwe jest przypisywanie uprawnień według struktury organizacyjnej,
- dostępny jest szeroki wachlarz funkcji – od księgowości, przez kadry, po gospodarkę magazynową i zarządzanie projektami.
Jednym z najpopularniejszych systemów ERP dostępnym na polskim rynku jest system enova365, którego producentem jest firma Soneta. Centrum Wdrożeń Informatycznych jest autoryzowanym partnerem systemu enova365 od ponad 18 lat.
CRM jako element systemu ERP
Wiele nowoczesnych systemów ERP – jak enova365 – oferuje CRM jako standardową funkcjonalność lub jeden z dostępnych modułów. Dzięki temu nie musisz decydować „czy CRM, czy ERP” – bo oba rozwiązania mogą działać w ramach jednego, zintegrowanego systemu.
W module CRM, stanowiącym składnik systemu ERP znajdziesz te same potrzebne funkcjonalności, co w osobnym systemie. Należą do nich między innymi:
- ewidencja kontaktu z klientem;
- obsługa lejka sprzedażowego;
- raporty i forecasty;
- obsługa firmowej skrzynki pocztowej;
- przygotowanie oraz obsługa ofert handlowych;
- możliwość automatycznej wysyłki faktur pocztą mailową;
- harmonogramy i obsługa procesów.
Dla kogo CRM?
CRM sprawdzi się zarówno w mniejszych organizacjach z sektora MŚP jak i w korporacjach, szczególnie w sektorze B2B, gdzie specyfika relacji biznesowych i jej długotrwałość wymagają wsparcia informatycznego. System CRM rekomendowany jest jako wsparcie pracy działu handlowego i pomaga w:
- kontrolowaniu statusów transakcji,
- planowaniu i analizie lejków sprzedażowych,
- filtrowaniu klientów wg źródła pozyskania,
- prowadzeniu kampanii marketingowych i sprzedażowych na podstawie danych.
Główną zaletą w takim wypadku jest przechowywanie wszystkich danych dotyczących kontrahentów w tej samej bazie, co niezwykle przyśpiesza pracę. Dzięki wykorzystaniu CRM w kilka chwil można sprawdzić historię spotkań, wiadomości wymienianych z daną firmą czy podwykonawcą. To także narzędzie, które pozwala na obsługę lejka sprzedażowego, czyli przepływu leadów oraz ewidencję procesów sprzedażowych. Pozwala na sprawdzenie listy transakcji, przefiltrowanie ich wedle stanu, sprawdzenie szczegółów wymiany informacji w danym okresie czy sprawdzenie stanu ich realizacji. Handlowcy, sprzedawcy i account managerowie w kilka kliknięć mogą przeanalizować liczbę aktywnych kontaktów oraz rozwinąć listę ze szczegółami każdego z nich.
System CRM polecany jest także do pracy w dziale marketingu, gdzie pomaga w analizie i jeszcze lepszym dostosowaniu komunikatów do określonych grup odbiorców. Na liście można przyporządkować kontrahentów do odbiorców lub dostawców. W systemie można śledzić: lejek sprzedażowy, definiować parametry lead-ów, sprawdzać jak się zmieniają ich statusy, a na podstawie tego wnioskować jakiego rodzaju treści powinni otrzymywać i jak kształtuje się grupa docelowa. Każdy lead można opisać, podpiąć pod określony projekt. System pozwala także na ocenę leada (scoring) czy też określenie źródła jego pozyskania, co przekłada się na szybkie analizy źródła potencjalnych klientów. Dodając do CRM informacje z systemu do automatyzacji marketingu można uzyskać znaczną ilość danych o swoich obecnych i przyszłych klientach.
Połączenie systemów o takich funkcjach rekomendowane jest firmom o rozbudowanych działach handlowych, firmom konsultingowym, agencjom reklamowym, doradczym oraz szkoleniowym. CRM to szczególnie wartościowe narzędzie wszędzie tam, gdzie relacje i dane o kliencie mają znaczenie.
Dla kogo ERP?
ERP z kolei przyda się praktycznie każdej organizacji, która chce usprawnić swoją pracę. Dlaczego każdej? W enova365, to Ty decydujesz, które funkcjonalności potrzebujesz, jak bardzo rozbudowany ma to być system. Możesz wybrać tylko jeden moduł, możesz kilka. System enova365 polecany jest zarówno dla sektora MŚP jak i dla dużych firm, a nawet korporacji, gdzie zaletą będzie fakt, że aplikacje często dostępne są w kilku językach. W tego rodzaju systemy inwestują także firmy, które chcą zoptymalizować powtarzające się w codziennej pracy czynności i te, które liczą na oszczędność czasu, zmniejszenie kosztów pracy czy wzrost bezpieczeństwa przechowywania danych.
CRM czy ERP – co wybrać?
Nie musisz wybierać. CRM i ERP to nie alternatywy, lecz rozwiązania, które się uzupełniają. W systemie enova365 CRM jest częścią ERP – stanowi więc naturalne rozszerzenie systemu i może zostać wdrożony jako jeden z pierwszych obszarów, jeśli Twoje potrzeby dotyczą głównie zarządzania relacjami z klientami.
W firmach, które się rozwijają, rośnie liczba klientów, pracowników czy projektów, warto od razu pomyśleć o systemie, który zapewni elastyczność i możliwość rozbudowy. Taką możliwość daje właśnie system ERP.
Niezależnie od tego, czy Twoja firma dopiero zaczyna przygodę z cyfryzacją procesów, czy szukasz systemu, który zastąpi dotychczasowe rozwiązania – skontaktuj się z nami. Pomożemy dobrać odpowiedni model wdrożenia, skonfigurować system pod Twoje potrzeby oraz skutecznie przeszkolić zespół.
