Projekt wdrożeniowy systemu enova365, to znacznie większy zakres prac niż konfiguracja systemu. Obejmuje analizę przedwdrożeniową, projekt wykorzystania enova365 do realizacji celów i czynności biznesowych, projekt rozwiązań dodatkowych, konfigurację systemu, migrację danych, prace programistyczne oraz integracyjne, testy, szkolenia użytkowników oraz uruchomienie produkcyjne.
Czas trwania projektu wdrożeniowego, uzależniony jest od skali wykorzystania systemu i liczby modułów, liczby użytkowników, liczby integrowanych systemów, migracji danych oraz stopnia dopasowania rozwiązania do procesów firmy. W przypadku małych wdrożeń może trwać kilka dni, średnio trwa kilka tygodni, a najbardziej wymagające projekty realizowane przez Centrum Wdrożeń Informatycznych, rozłożone były na etapy sięgające łącznie nawet kilkunastu miesięcy.
Ostateczny harmonogram powstaje na podstawie zakresu konkretnego projektu, jak również w oparciu o analizę przedwdrożeniową.
Spis treści
- Czym jest projekt wdrożeniowy w enova365?
- Jakie są etapy wdrożenia enova365?
- Ile trwa wdrożenie enova365?
- Co może wydłużyć wdrożenie enova365?
- Czy można skrócić czas wdrożenia enova365?
- Doświadczenie wdrożeniowe ma znaczenie
Czym jest projekt wdrożeniowy enova365?
Projekt wdrożeniowy enova365 to uporządkowanie działanie, obejmujące przygotowanie systemu do obsługi konkretnych procesów biznesowych organizacji. W jego zakresie znajdują się między innymi analiza potrzeb, konfiguracja systemu, przygotowanie danych, przeniesienie danych do systemu enova365, integracje, testy i przygotowanie użytkowników do pracy.
Zakres projektu może obejmować jeden obszar, np. Kadry i Płace, albo wiele obszarów funkcjonalnych, takich jak:
- Finanse i Księgowość,
- Kadry i Płace,
- Handel i Magazyn,
- Sprzedaż i CRM,
- Workflow,
- DMS,
- Produkcja,
- Business Intelligence,
- raportowanie i analityka.
enova365 jest systemem modułowym, dlatego zakres wdrożenia można dopasować do struktury i potrzeb organizacji.
Jakie są etapy wdrożenia enova365?
Wdrożenie enova365 składa się z kilku powiązanych etapów. Ich dokładny zakres zależy od specyfiki projektu, jednak większość wdrożeń obejmuje:
Na tym etapie zespół wdrożeniowy poznaje sposób działania firmy oraz identyfikuje wymagania dotyczące systemu.
Analiza przedwdrożeniowa może obejmować:
- procesy biznesowe,
- strukturę organizacyjną,
- obecnie wykorzystywane systemy,
- zakres danych do migracji,
- wymagane integracje,
- potrzeby raportowe,
- obieg dokumentów,
- automatyzację procesów,
- uprawnienia użytkowników,
- wymagania dotyczące rozwiązań indywidualnych.
Na podstawie analizy można określić zakres funkcjonalny projektu i przygotować założenia harmonogramu.
Analiza przedwdrożeniowa wpływa na czas projektu wdrożeniowego, ponieważ pozwala wykryć zależności, które mogą mieć znaczenie dla kolejnych etapów. Przykładowo integracja z systemem zewnętrznym może wymagać dodatkowych prac programistycznych, a migracja danych może wymagać wcześniejszego uporządkowania ich struktury.
Centrum Wdrożeń Informatycznych realizuje projekty, w których analiza obejmuje nie tylko mapowanie procesów, ale również realne wsparcie w identyfikacji i eliminacji wąskich gardeł, a także modelowanie procesów uwzględniające ich automatyzację.
Jako doświadczony partner, Centrum Wdrożeń Informatycznych pomaga wykonać zaawansowane migracje danych oraz skutecznie określić wymagania infrastrukturalnych. Takie podejście pozwala przygotować projekt na podstawie rzeczywistych potrzeb organizacji.
2. Projekt rozwiązania
Po analizie określany jest sposób realizacji poszczególnych procesów w enova365.
Na tym etapie ustala się między innymi:
- jakie moduły zostaną wykorzystane,
- jak będą przebiegały procesy,
- jakie dane będą obsługiwane w systemie,
- jakie będą poziomy uprawnień,
- jakie raporty zostaną przygotowane,
- które procesy zostaną zautomatyzowane,
- jakie integracje będą potrzebne.
Jest to etap, na którym wiedza o możliwościach systemu i praktyka zespołu Centrum Wdrożeń Informatycznych spotyka się ze znajomością procesów klienta.
3. Konfiguracja systemu
Konfiguracja polega na dostosowaniu standardowych funkcji systemu do ustalonego sposobu pracy organizacji. Może obejmować między innymi:
- parametry systemu,
- strukturę organizacyjną,
- użytkowników i uprawnienia,
- obiegi dokumentów,
- procesy akceptacji,
- automatyzacje,
- raporty,
- pulpity użytkowników.
Zakres konfiguracji zależy od liczby modułów i stopnia złożoności procesów.
4. Integracja enova365 z innymi systemami
Integracja enova365 polega na połączeniu systemu ERP z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi przez organizację i wymianie pomiędzy nimi określonych danych.
W projekcie należy ustalić:
- jakie systemy będą integrowane,
- jakie dane będą wymieniane,
- gdzie powstają dane źródłowe,
- jak często będzie odbywała się wymiana,
- jakie mechanizmy bezpieczeństwa są wymagane,
- jakie scenariusze należy uwzględnić podczas testów.
Liczba i złożoność integracji mogą znacząco wpłynąć na harmonogram wdrożenia.
5. Migracja danych do enova365
Migracja danych obejmuje przygotowanie informacji z dotychczasowych systemów do wykorzystania w enova365. Proces może składać się z:
- analizy danych,
- określenia zakresu migracji,
- mapowania danych,
- oczyszczenia danych,
- przygotowania danych,
- migracji testowej,
- weryfikacji,
- migracji produkcyjnej.
Na czas tego etapu wpływa przede wszystkim ilość danych, ich struktura oraz jakość.
Jeżeli w dotychczasowym systemie znajdują się nieaktualne lub niekompletne informacje, ich uporządkowanie może wydłużyć projekt.
6. Rozwiązania dedykowane i personalizacja enova365
Standardowa konfiguracja systemu może być wystarczająca dla wielu procesów. W przypadku specyficznych wymagań organizacji zakres projektu może zostać rozszerzony o rozwiązania dedykowane. Mogą one obejmować:
- dodatkowe funkcjonalności,
- dedykowane raporty,
- niestandardowe automatyzacje i procesy workflow,
- indywidualne procesy,
- integracje np. ze środowiskiem SAP,
- rozwiązania dostosowane do specyfiki branży.
Każde rozwiązanie dedykowane wymaga analizy, zaprojektowania, wykonania oraz testów, dlatego jego zakres powinien zostać uwzględniony w harmonogramie już na etapie planowania projektu.
7. Testy systemu enova365
Testy pozwalają sprawdzić, czy skonfigurowane rozwiązanie działa zgodnie z założeniami.
8. Szkolenia użytkowników enova365
Szkolenia przygotowują pracowników do pracy z wdrożonym rozwiązaniem. Ich zakres powinien odpowiadać rolom użytkowników. Pracownik księgowości będzie korzystał z innych funkcji niż handlowiec, kierownik czy pracownik działu HR.
Szkolenia mogą obejmować zarówno obsługę poszczególnych modułów, jak i procesy realizowane w organizacji.
9. Uruchomienie produkcyjne
Uruchomienie produkcyjne oznacza rozpoczęcie pracy z enova365 na rzeczywistych danych i w ramach codziennych procesów firmy. Na tym etapie ważne są:
- przygotowanie środowiska produkcyjnego,
- finalna migracja danych,
- konfiguracja użytkowników,
- dostępność zespołu wdrożeniowego,
- wsparcie użytkowników,
- monitoring działania procesów
Pierwsze tygodnie pracy pozwalają również zebrać informacje o elementach wymagających dodatkowej konfiguracji lub wyjaśnienia.
Ile trwa wdrożenie enova365?
Czas wdrożenia enova365 może wynosić od kilku dni do wielu miesięcy. Różnica wynika przede wszystkim z zakresu projektu oraz stopnia złożoności procesów, które mają zostać przeniesione do nowego systemu.
W praktyce inaczej wygląda wdrożenie obejmujące jeden obszar działalności firmy, a inaczej projekt, w którym enova365 ma wspierać jednocześnie kadry i płace, księgowość, sprzedaż, handel, magazyn, CRM, obieg dokumentów i raportowanie.
Dlatego już na początku projektu warto odpowiedzieć na kilka pytań:
- jakie obszary firmy mają zostać objęte wdrożeniem,
- ile osób będzie korzystać z systemu,
- jakie procesy wymagają automatyzacji,
- czy konieczne jest przeniesienie danych z dotychczasowego systemu,
- z jakimi systemami enova365 ma zostać zintegrowana,
- czy firma potrzebuje dodatkowych rozwiązań dedykowanych,
- czy wszystkie obszary mają zostać uruchomione równocześnie.
Odpowiedzi na te pytania pozwalają określić realny zakres projektu, a następnie przygotować harmonogram.
Krótszy harmonogram wdrożenia jest możliwy przede wszystkim wtedy, gdy zakres projektu jest jasno określony i obejmuje ograniczoną liczbę procesów.
Przykładowo projekt może dotyczyć wybranego obszaru działalności firmy, ograniczonej liczby użytkowników i standardowej konfiguracji systemu. Harmonogram będzie również krótszy, jeżeli projekt nie wymaga wielu integracji, rozbudowanej migracji danych ani przygotowania dodatkowych funkcjonalności.
W takim przypadku duże znaczenie ma również przygotowanie firmy do rozpoczęcia prac. Dostępność osób odpowiedzialnych za procesy, szybkie podejmowanie decyzji i przygotowane dane pozwalają sprawnie przechodzić przez kolejne etapy.
Projekt staje się bardziej złożony, gdy enova365 ma wspierać pracę kilku działów. Może obejmować na przykład jednoczesne wdrożenie:
- Kadr i Płac,
- Finansów i Księgowości,
- Handlu,
- CRM,
- Workflow,
- spersonalizowanych raportów.
Wraz ze wzrostem liczby obszarów pojawiają się dodatkowe zależności. Informacje wprowadzone w jednym miejscu mogą wpływać na kolejne procesy, a konfiguracja systemu musi uwzględniać sposób współpracy poszczególnych działów.
Więcej czasu wymagają również testy. Każdy proces należy sprawdzić osobno, a następnie zweryfikować, jak działa w połączeniu z pozostałymi obszarami systemu.
Warto pamiętać, że czas wdrożenia nie rozkłada się równomiernie pomiędzy wszystkie działania.
W niektórych projektach stosunkowo dużo czasu zajmuje analiza procesów i ustalenie zakresu. W innych największym wyzwaniem jest migracja danych albo przygotowanie integracji. Są również projekty, w których szczególnie istotnym etapem okazują się testy z udziałem użytkowników biznesowych.
Dlatego harmonogram wdrożenia powinien uwzględniać specyfikę konkretnej organizacji.
Z naszej perspektywy istotne jest określenie tych zależności jeszcze przed rozpoczęciem właściwych prac wdrożeniowych. Pozwala to lepiej zaplanować projekt i przygotować firmę na kolejne etapy.
Co może wydłużyć wdrożenie enova365?
Na harmonogram mogą wpływać zarówno elementy techniczne, jak i organizacyjne. Do najczęstszych należą:
- rozszerzenie zakresu projektu w trakcie prac,
- konieczność wykonania dodatkowych integracji,
- duża ilość danych wymagających uporządkowania,
- zmiany w procesach biznesowych,
- konieczność przygotowania rozwiązań dedykowanych,
- ograniczona dostępność osób uczestniczących w projekcie,
- opóźnienia w podejmowaniu decyzji,
- dodatkowe wymagania zgłaszane na etapie testów.
Nie oznacza to, że każdy z tych elementów musi prowadzić do opóźnień. Ich wpływ można ograniczyć poprzez odpowiednie zaplanowanie projektu i regularną komunikację pomiędzy zespołem wdrożeniowym a osobami odpowiedzialnymi za projekt po stronie klienta.
Czy można skróć czas wdrożenia enova365?
Tak, jednak skrócenie harmonogramu powinno wynikać z dobrej organizacji projektu, a nie z pomijania kluczowych etapów. Firmy mogą przygotować się do wdrożenia jeszcze przed rozpoczęciem prac, między innymi poprzez:
- określenie celów projektu,
- wyznaczenie zespołu odpowiedzialnego za współpracę z partnerem wdrożeniowym,
- przygotowanie informacji o obecnych procesach,
- wskazanie systemów wymagających integracji,
- uporządkowanie danych,
- określenie priorytetów,
- zaplanowanie dostępności kluczowych użytkowników.
Dobrze przygotowany klient może znacznie usprawnić realizację projektu. Zespół wdrożeniowy szybciej otrzymuje informacje potrzebne do podjęcia kolejnych działań, a użytkownicy mogą sprawniej uczestniczyć w testach i szkoleniach.
W przypadku wdrożenia enova365 nie istnieje jeden uniwersalny czas realizacji projektu. Najprostsze wdrożenia mogą zakończyć się w ciągu kilku tygodni, projekty obejmujące kilka obszarów zwykle wymagają kilku miesięcy, a najbardziej rozbudowane realizacje mogą być prowadzone przez wiele miesięcy lub etapami.
Dokładny harmonogram powinien powstać po określeniu zakresu funkcjonalnego, procesów, danych, integracji oraz sposobu organizacji projektu.
Dlatego pierwszym krokiem przed rozpoczęciem wdrożenia jest poznanie organizacji i jej potrzeb. Pozwala to zaplanować projekt w sposób odpowiadający rzeczywistej skali zmian, a jednocześnie określić, które elementy są kluczowe dla uruchomienia systemu w pierwszej kolejności.
Doświadczenie wdrożeniowe ma znaczenie
Realizacja projektu wdrożenia systemu enova365, wymaga znajomości możliwości systemu oraz umiejętności przełożenia procesów biznesowych na rozwiązania informatyczne.
W Centrum Wdrożeń Informatycznych od ponad 20 lat realizujemy projekty związane z systemem enova365. Doświadczenie zdobywane przy projektach dla organizacji o różnej skali i specyfice pozwalają naszemu zespołowi uwzględniać zależności pomiędzy poszczególnymi obszarami systemu już na etapie planowania.
Chcesz sprawdzić, jak może wyglądać wdrożenie enova365 w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami.
