Strona główna 9 Case study 9 Wdrożenie systemu Streamsoft w AGRAVIS Technik Polska

Wdrożenie systemu Streamsoft w AGRAVIS Technik Polska przez Centrum Wdrożeń Informatycznych z Warszawy

AGRAVIS Technik Polska to firma zorientowana na profesjonalne wsparcie sektora rolniczego, należąca do grupy Agravis i niemieckiego koncernu założycielskiego. Jest dystrybutorem nowych i używanych maszyn rolniczych oraz zapewnia ich kompleksowe wsparcie serwisowe. Jest firmą o strukturze wielooddziałowej, której główne obszary działania obejmują Polskę północną i północno-zachodnią.

Dynamicznie rozwijająca się organizacja, którą bez najmniejszych wątpliwości jest nasz klient – AGRAVIS Technik Polska, spotyka się z wieloma wyzwaniami operacyjnymi. W przypadku AGRAVIS Technik Polska, nie dotyczą one wyłącznie obszarów kadr, płac czy księgowości, ale przede wszystkim związane są z głównymi procesami powiązanymi z ofertą AGRAVIS Technik Polska, w której serwis stanowi fundament działania. Klienci firmy AGRAVIS Technik Polska, między innymi mogą skorzystać z:

  • usług serwisowych dla maszyn i urządzeń,
  • serwisowych napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych,
  • doboru i możliwości zakupy oryginalnych części zamiennych,
  • zakupu maszyn nowych i używanych wraz z akcesoriami,
  • pośrednictwa w pozyskaniu finansowania,
  • wynajmu maszyn wraz z jego kompleksową obsługą.

Pomiędzy powyższymi obszarami występują skomplikowane relacje dotyczące aspektów technicznych, specyfiki produktów, dostępności części i ich lokalizacji, rozliczeń z gwarantem czy zarządzania zasobami związanymi z działalnością obejmującą wynajem sprzętu.

Stan przed wdrożeniem i założenia projektowe

Głównym wyzwaniem projektu było ułożenie skomplikowanych procesów powiązanych z działalnością serwisu maszyn rolniczych. W organizacji AGRAVIS Technik Polska były wdrożone podstawowe moduły systemu Streamsoft, co z naszego punktu widzenia było doskonałą bazą do rozbudowy i prowadzenia dalszych prac. Do momentu wdrożenia, działalność serwisu opierała się na różnych mniejszych rozwiązaniach i ręcznemu przesyłaniu danych pomiędzy jednostkami, co z uwagi na rozwój firmy przestało być efektywne. Ponadto bezpośrednio wpływało na czas obsługi klienta, którego poprawa stanowiła dla firmy priorytet.

Istotnymi założeniami i oczekiwaniami odnośnie do transformacji cyfrowej serwisu AGRAVIS Technik Polska, były również redukcja kosztów powstających w serwisie oraz poprawa efektywności operacyjnej wewnątrz całej organizacji. Poprzez podniesienie stopnia informatyzacji, firma oczekiwała również widocznego unowocześnienia procesu obsługi klienta, zastosowania nowoczesnych rozwiązań i otwarcia na przyszłe ulepszenia.

 

Rola Centrum Wdrożeń Informatycznych

Naszą rolą była dokładna obserwacja i przeanalizowanie w jaki sposób firma działa w momencie, w którym przystąpiliśmy do współpracy. Po etapie analizy, zaobserwowane i zapisane czynności przełożyliśmy na modele procesów, kontrolując ich zgodność z dotychczas funkcjonującymi w firmie procedurami oraz instrukcjami stanowiskowymi. Dopiero po tym etapie, mogliśmy z pewnością stwierdzić, że znane nam moduły systemu Streamsoft, w odpowiedniej konfiguracji, prawidłowo zaspokoją wszystkie potrzeby firmy. Cytując z otrzymanego listu referencyjnego, opracowana koncepcja i zakres prac, został uznany za pionierski w skali kraju.

W przypadku wdrożenia w AGRAVIS Technik Polska, nasza rola została szczególnie doceniona podczas opracowania koncepcji wdrożenia, jednak na całość prac składały się również:

  • dostarczenie wiedzy merytorycznej, o nowoczesnym prowadzeniu serwisu i informatyzacji dla kierownictwa firmy,
  • dostarczenie najlepszych praktyk związanych z obsługą klienta oraz realizacją prac serwisowych z wykorzystaniem narzędzi IT, dla pracowników serwisu,
  • wdrożenie i konfiguracja wybranych modułów systemu Streamsoft,
  • prace programistyczne, administracyjne i integracyjne w systemie,
  • koordynacja wdrożenia w strukturze wielooddziałowej na terenie kraju,
  • niezbędne szkolenia dla użytkowników systemu.

 

Proces wdrożenia

Wdrożenie obejmowało rozbudowę systemu Streamsoft, którego celem było zdigitalizowanie prac działu serwisowego, jego integracja z pozostałymi obszarami i oddziałami firmy, zgodnie z zaprojektowanymi w trakcie analizy procesami i rozwiązaniami.

Kluczowym modułem, na którym oparto wdrożenie jest moduł Serwis 2.0, który został wdrożony dla wszystkich 5 oddziałów. Moduł ten zapewnia kompleksową obsługę i rozliczanie zleceń serwisowych. Podczas wdrożenia modułu, między innymi musieliśmy dodać procedury i wtyczki weryfikujące pozycje na kalkulacji Zlecenia Serwisowego.

Po uporządkowaniu aspektu obsługi zleceń serwisowych, kolejnym ważnym i wprost powiązanym obszarem była kwestia przepływu informacji. Tą zrealizowaliśmy w oparciu o moduł Logistyka, z którym został zintegrowany moduł Serwis 2.0. W module Logistyka, dodaliśmy dedykowane mechanizmy, odpowiadające za migrację informacji zwrotnej o obrocie elementów zamiennych, w cyklu obsługi serwisowej.

Aby spiąć całość wdrożenia, nowe moduły zostały zintegrowane z modułem CRM, w którym dodane i skonfigurowane zostały nowe procedury. Dzięki nim obsługa Zlecenia Serwisowego jest kompletna, zgodna z zaprojektowanym procesem oraz korzystająca z automatyzacji, np. w obszarze uzupełniania informacji dla użytkowników.

Na zakończenie prac przeprowadzone zostało szkolenie użytkowników oraz zapewnione wsparcie po uruchomieniowe na umówiony okres.

 

Efekty

Efektem współpracy było unowocześnienie głównego obszaru firmy AGRAVIS Technik Polska, związanego z realizacją usług serwisu maszyn i sprzętu rolniczego. Poprzez informatyzacje i wykorzystanie możliwości systemu Streamsoft, podniesiona została jakość obsługi klienta, efektywność pracy całej organizacji oraz zredukowane zbędne koszty, charakterystyczne dla pracy niewspieranej wydajnym systemem.

AGRAVIS Technik Polska ocenił wdrożenie jako udane, monitorując i porównując efekty w różnych odstępach czasu. Obecnie mamy możliwość kontynuacji współpracy w zakresie bieżącej obsługi serwisowej Streamsoft i wsparcia dla użytkowników.

W myśl naszej dywizy #znamimoznawiecej, oprogramowanie Streamsoft w pełni spełniło oczekiwania firmy AGRAVIS Technik Polska, w trudnej pod kątem technicznym branży, a my w zespole Centrum Wdrożeń Informatycznych dołączyliśmy do grona partnerów Streamsoft, udowadniających umiejętne zastosowanie systemu i odkrycie pełnego potencjału w poszczególnych modułach.

Skontaktuj się z nami i dowiedz się więcej

Rozwiejemy Twoje wątpliwości odnośnie systemów ERP i naszych usług.
Wybierzemy najlepsze rozwiązanie dla Twojej branży.