Wdrożenie systemu enova365 w Burda Media Polska przez Centrum Wdrożeń Informatycznych

Każda firma z naszego wieloletniego portfolio wdrożeniowego, cechuje się wysokimi potrzebami i oczekiwaniami odnośnie do wsparcia informatycznego. Nie inaczej było w przypadku Burda Media Polska, firmy, która przedstawia się jako największa firma mediowa w obszarze lifestyle w Polsce.

Burda Media Polska (BMP) to firma z ponad 30 letnim doświadczeniem i stażem w Polsce, oddziałami w Warszawie oraz we Wrocławiu, należąca do grupy Burda International. Na świecie, organizacja ta jest obecna na 14 rynkach i jest właścicielem 250 marek mediowych. Skala działalności BMP w Polsce jest równie imponująca. Portale internetowe należące do grupy, zrzeszają około 13 milionów użytkowników miesięcznie. Należą do nich między innymi Elle.pl, Glamour.pl, National-Geographic.pl czy Viva.pl. Firma jest również wydawcą magazynów drukowanych, wśród których znajdują się jakościowe, znane tytuły, m.in.: ELLE, Glamour, National Geographic czy VIVA!.

Firma BMP prowadzi działalność profesjonalną: redakcyjną, wydawniczą, e-commerce, reklamową i marketingową, opierając swoje działania na dobrze zorganizowanych, stałych zespołach wewnętrznych oraz typowych dla branży mediowej kontraktach.

Obszar związany z aspektem ludzkim w firmie, nie ogranicza się do pojedynczego działu HR a stanowi rozbudowaną strukturę, w skład której wchodzą również zespoły People oraz Culture & Communication. Wspólnie dbają o jakość procesów rekrutacyjnych, kadrowo-płacowych i obsługi pracowniczej dla wszystkich podmiotów grupie.

Wraz z rozwojem firmy, to właśnie procesy i przetwarzanie danych w obszarze HR, stały się kluczowym obszarem do modernizacji, wprowadzenia nowoczesności oraz wyjścia naprzeciw oczekiwaniom rynku pracy.

Stan przed wdrożeniem i założenia projektowe

W momencie przystępowania do prac, firma Burda Media Polska korzystała z innego systemu wspierającego ją w obszarze kadrowo-płacowym. Był to jeden z kilku systemów składających się na infrastrukturę IT firmy. Z uwagi na wewnętrzne regulacje w grupie, wysokie standardy bezpieczeństwa oraz wykorzystywanie specjalistycznego oprogramowania w innych działach, firma świadomie decyduje się na wykorzystanie różnych systemów w ramach swojej struktury. 

Założeniem wdrożeniowym było zastąpienie obecnego systemu, kompleksowym rozwiązaniem wspierającym procesy kadrowo-płacowe, uwzględniającym możliwość automatyzacji procesów oraz wprowadzającym możliwość samodzielnego dostępu do danych i załatwiania spraw przez pracowników. Firma postawiła na skrócenie czasu obsługi podstawowych spraw pracowniczych oraz redefinicję roli działu HR, do bardziej kluczowych działań.

Jednym z wyzwań projektowych było przeprowadzenie migracji danych o bardzo skomplikowanej strukturze, sprawdzenie jej poprawności oraz zamodelowanie na nowo procesów kadrowych, z wykorzystaniem możliwości systemu enova365.

Rola Centrum Wdrożeń Informatycznych

Naszą rolą była kompleksowa transformacja pracy obszaru związanego HR, z wykorzystaniem enova365. Prace rozpoczęliśmy od analizy przedwdrożeniowej, w trakcie której dogłębnie poznaliśmy sposób funkcjonowania, procesy, strukturę zatrudnienia oraz strukturę danych kadrowych i płacowych firmy BMP wraz z potrzebą wymiany danych z innymi systemami.

Kolejnym krokiem było opracowanie modelu działania firmy, z wykorzystaniem systemu enova365, odpowiadającego na postawione wyzwania oraz odkryte przez nas możliwości dodatkowe. Oprócz podstawowego modułu Kadry i Płace, uwzględniliśmy zastosowanie dla modułu Workflow, Pulpit Pracownika oraz Pulpit Kierownika.

Zaprojektowaliśmy proces migracji i weryfikacji danych, przebieg dalszych prac parametryzacyjnych w systemie, sposób uruchomienia i pracy z systemem w początkowym okresie, testy oraz plan szkoleń dla zespołów.

Proces wdrożenia – kluczowe elementy

Kolejne kroki procesu wdrożeniowego nie odbiegały od przyjętych przez nas standardów. Podstawowo wdrożenie obejmowało moduł Kadry i Płace. W tym zakresie sporządzona została dokładna lista obsługiwanych czynności, procesów oraz sposobów ich realizacji. Struktura danych kadrowo-płacowych oraz procesy z nimi powiązane były złożone i dostosowane do sposobu funkcjonowania firmy. Należały do nich, między innymi: 

• kartoteki dla stałych umów i etatów,
• kartoteki dla zleceniobiorców, czasem pokrywające się z etatami,
• rozliczenia ze współpracownikami B2B,
• rozliczenia wynikające z kontraktów menedżerskich,
• osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze godzin,
• rozliczenia dużej liczby zleceń per. dane wydanie magazynu,
• rozliczenia praw autorskich,
• różne systemy czasu pracy i kalendarze rozliczeń,
• uwzględnienie polityki dotyczącej nadgodzin,
• ponad 30 składników płacowych,
• rozliczenia premii, nagród, prowizji i benefitów różnego rodzaju,
• obsługa niestandardowych pól – cech,
• dedykowane raporty.

Dane te zostały zmigrowane z poprzedniego systemu oraz sprawdzone pod kątem poprawności i kompletności. Odtworzono powiązania pomiędzy dokumentami.

W ramach wdrożenia, zastosowano również moduł Workflow wspomagający elektroniczny obieg dokumentów i wniosków oraz Pulpit Pracownika i Pulpit Kierownika, które mogą obsłużyć nawet do 1000 pracowników. Pracownicy w swoich pulpitach, mają wgląd do prywatnych danych kadrowych, PIT-11 czy pasków wypłat.

Wśród etapów wdrożenia, znajdowało się również opracowanie i zaprogramowanie integracji z systemem księgowym (poprzez Web Serivce) wraz z raportem weryfikującym dane oraz szereg dodatkowych raportów, według zapotrzebowania.

Uruchomienie systemu zostało poprzedzone miesięcznym okresem, jednoczesnej pracy w dwóch systemach, będące dobrą praktyką weryfikującą poprawność naliczania wynagrodzeń a tym samym potwierdzającym spójność i ciągłość działania po zmianie systemu.

Na zakończenie prac przeprowadzone zostało szkolenie użytkowników oraz zapewnione wsparcie po uruchomieniowe na umówiony okres.

Efekty wdrożenia

Dzięki uporządkowaniu procesów kadrowo-płacowych oraz wdrożeniu systemu enova365, firma Burda Media Polska zyskała zupełnie nowe standardy pracy w tym obszarze. Zmiany te, mają wpływ nie tylko na obszar związany z zespołami wewnątrz firmy, ale również na proces rekrutacji, sprawność przepływu danych z innymi działami firmy oraz pozytywny wpływ na wizerunek BMP jako pracodawcy.

W ramach efektów prac w firmie BMP, możemy mówić między innymi o:

• wzroście wydajności pracy i liczbie jednocześnie przetwarzanych danych,
• skróceniu czasu operacji szczególnie w okresie naliczania wynagrodzeń,
• skróceniu czasu czynności związanych z obsługą urlopów i wniosków pracowniczych,
• zwiększeniu zaangażowania pracowników we własne sprawy kadrowe,
  wprowadzeniu automatyzacji i nowoczesności np. przypomnień o badaniach okresowych czy szkoleniach BHP,
• otworzeniu się firmy na wzrost zatrudnienia i możliwość obsługi zwiększonych potrzeb HR,
• poprawie spójności danych, sprzyjającej ich rzetelniejszej analizie (na poziomie C-level),
• ułatwieniu raportowania bieżącego oraz raportowania na potrzeby controllingu,
• otworzeniu się na integracje z innymi systemami, np. do zarządzania benefitami, dostępne dla użytkowników enova365.

Kolejny raz dowiedliśmy, że #znamimoznawiecej to fakt, a nie tylko hasztag marketingowy.