Wdrożenie enova365 w Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych

Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych jest polską agencją wykonawczą podlegającą pod Prezesa Rady Ministrów. RARS dba o zapewnienie strategicznych rezerw produktów żywnościowych, medycznych i technicznych oraz zapasów paliw nie tylko w czasie pokoju, ale przede wszystkim na wypadek konfliktu zbrojnego, zagrożenia zdrowia publicznego, klęski żywiołowej lub innej sytuacji kryzysowej. Zatrudnienie w RARS oscyluje w okolicy 650 pracowników zatrudnionych na UoP z podziałem na Centrale w Warszawie oraz składnice rozsiane po Polsce.

RARS to organizacja, w której wszelkie zmiany podlegają dużym restrykcjom, istotna jest kwestia bezpieczeństwa i kontroli dostępu do danych przy jednoczesnej potrzebie pracy w wielu oddziałach, otwartości na rozwiązania mobilne oraz nie małej dynamice w zakresie działań HR. Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych ciągle się rozwija, jest w stałym procesie rekrutacji oraz z uwagi na specyfikę swojej działalności, istotną rolę w organizacji odgrywają relacje z pracownikami, ich oceny okresowe i zbudowana na ich podstawie sprawozdawczość.

Agencja doskonale wpisuje się w definicje organizacji administracji publicznej, w której rozwiązania kadrowo – płacowe oferowane przez system enova365 poprawią efektywność codziennej pracy oraz pozwolą na spełnienie wszelkich wymagań – których wcale nie było mało

Stan przed wdrożeniem i założenia projektowe

Jako organizacja rządowa, należąca do zasobów infrastruktury krytycznej kraju, RARS jest instytucją od dawna zinformatyzowaną. To jednak jej zaleta i wada jednocześnie. W instytucji działa kilka systemów, które wzajemnie wymienają między sobą dane. Z uwagi na politykę bezpieczeństwa, część obszarów celowo wspierana jest przez różne systemy, pochodzące od różnych dostawców oraz partnerów wdrożeniowych.

W momencie rozpoczęcia prac Centrum Wdrożeń Informatycznych, okazało się, że obszar kadrowo – płacowy wspierany był już przez system informatyczny ale nie w pełnym zakresie. Pomimo informatyzacji, wiele dokumentów istniało wyłącznie w tradycyjnej, papierowej formie co przyspażało problemów nie tylko na płaszczyźnie kosztów druku czy wysyłki pomiędzy oddziałami ale również w dostosowywaniu zawartości dokumentów do zmieniających się przepisów prawnych. Poprzedni system, nie miał również możliwości automatyzacji wielu zadań. Po naszej prezentacji systemu enova365, zespół RARS nie miał wątpliwości odnośnie do wyboru rozwiązania.

Rola Centrum Wdrożeń Informatycznych

Jak w przypadku większości wdrożeń, naszą rolą jest upewnienie się, że enova365 będzie właściwym dla zamawiającego wyborem. Tematyka kadr i płac, jest jedną z kluczowych, najstarszych kompetencji CWI. W trakcie prezentacji systemu w Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych, rozstrzygneliśmy sposób wykonania większości problemów, z którymi borykała się przez lata Agencja, dzieląc je na te, które da się „wyklikać” w systemie oraz takie które będzie trzeba dodatkowo zaprogramować. Wstępne oczekiwania klienta, sprowadzały się do:

• wdrożenia elastycznego systemu, dostosowanego do potrzeb,
• automatyzacji w obszarze procesów kadrowo – płacowych,
• wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, czyli przejścia z papierologii na e-dokumenty,
• koorodynacji i cyfryzacji obiegu informacji pomiędzy jednostkami rozsianymi w całej Polsce,
• zapewnienie zgodności z przepisami polskiego prawa.

Proces wdrożenia enova365 w instytucji państwowej

W trakcie analizy przedwdrożeniowej, zespół Centrum Wdrożeń Informatycznych dodał do listy oczekiwań klienta klika pozycji, jednak wszystkie te spostrzeżenia przełożyły się na kompletny obraz wdrożenia i finalny zakres prac.

Podstawowo wdrożenie obejmowało moduł Kadry i Płace. W tym zakresie sporządzona została dokładna lista obsługiwanych czynności, procesów oraz sposobów ich realizacji. System został zainstalowany na infrastruktrzue klienta, sparametryzowany oraz uruchomiony.

W kolejnym etapie, z sukcesem wykonano migrację wszystkich danych kadrowo – płacowych z dotychczasowego systemu. To spora liczba ponad 650 kartotek obecnych i byłych pracowników, dokumentów aktualnych i archiwalnych oraz powiązań pomiędzy nimi.

Podczas dostosowywania systemu enova365 do potrzeb Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych, rozbudowany został obszar dotyczący HR-u miękkiego, m.in: Procesy Workflow dla Rekrutacji, Szkoleń i Ocen okresowych. Wdrożone zostały Pulpity Pracownicze oraz elektroniczny obieg wniosków urlopowych.

W ramach uzupełniających prac programistycznych, przykładowo przygotowana została integracja z zewnętrznymi systemami m.in z SAP poprzez WebAPI oraz zaprogramowany wniosek do Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).

Na zakończenie prac przeprowadzone zostało podstawowe szkolenie użytkowników oraz zapewnione wsparcie pouruchomieniowe na okres kilku miesięcy.

Efekty

Efektem współpracy było unowocześnienie oraz przeniesienie obsługi procesów kadrowo – płacowych do systemu enova365. Z punktu widzenia Agencji, bardzo istotne było połączenie wielu oddziałów w jedną, spójność całość reprezentowaną w systemie IT oraz oddanie części czynności bezpośrednio do zainteresowanych osób, poprzez Pulpity Pracownicze. Pracownicy w swoich pulpitach, mają wgląd do prywatnych danych kadrowych, PIT-11 czy pasków wypłat.

Na polu zachowania ciągłości działania, również osiągnięto sukces poprzez migrację wszystkich historycznych danych kadrowo – płacowych z poprzedniego systemu oraz utworzeniu prawidłowego dostępu do nich w systemie enova365. Nowe rozwiązanie zostało również skonfigurowane do współpracy z zewnętrznym systemem księgowym oraz poprzez integrację, z systemem SAP, służącym do odrębnych celów.

RARS bardzo doceniła możliwości modułu Workflow i automatyzacje oraz usprawnienia dokonane w kluczowym dla siebie obszarze związanym z ocenami okresowymi, procesami rekrutacji oraz działaniami samoobsługi: wnioski urlopowe, wnioski o szkolenie, wnioski do ZFŚS.

Współpraca powdrożeniowa

Wdrożenie modułu Kadry i Płace, systemu enova365 w Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych, zostało zakończone sukcesem w lipcu 2021 roku. Obecnie mamy możliwość kontynuacji współpracy w zakresie bieżącej obsługi serwisowej enova365 oraz wykonywnia drobnych prace rozwojowych.

W myśl naszej dywizy #znamimoznawiecej, oprogramowanie enova365 po raz kolejny mogło wspomóc organizację o krajowym zasięgu działania, a my w zespole Centrum Wdrożeń Informatycznych dołączyliśmy do nielicznych autoryzowanych partnerów, mających doświadczenie w pracy z krytycznymi dla infrastruktury krajowej instytucjami.