Kulisy wdrożenia enova365 Kadry i Płace w TOI TOI Polska Sp. z .o.o.

Toi Toi Polska to przedsiębiorstwo, którego nazwę prawdopodobnie znają wszyscy. Skojarzenie z mobilnym systemem toalet jest w pełni prawidłowe, jednak nie wystarczające. To ogólnopolska firma, świadcząca szereg usług w zakresie wywozu nieczystości. Oprócz wynajmu i serwisu przenośnych toalet, firma świadczy również usługi wynajmu kontenerów sanitarnych, prysznicowych, magazynowych, biurowych, przyczep czy nawet ogrodzeń tymczasowych.

Odbiorcami usług Toi Toi są między innymi firmy budowlane czy eventowe, które krótko oraz długoterminowo wynajmują sprzęt wraz z jego obsługą. Firma świadczy również specjalistyczne usługi sprzątania, głównie po masowych imprezach czasem wzbogacane o rekultywację terenu.

Dużą flotą samochodową oraz tysiącami urządzeń zawiaduje zespół kilkuset osób, zlokalizowanych w całej Polsce. Obok ewidencji i zarządzania zasobami materialnymi, dział HR Toi Toi Polska, stanowi kluczowy i krytyczny składnik płynnej działalności operacyjnej przedsiębiorstwa.

Stan przed wdrożeniem i założenia projektowe

W obszarze kadr i płac, firma korzystała z innego rozwiązania, które przestało nadążać za stopniem rozwoju firmy. Wraz z rosnącą skalą działań, coraz trudniejsze stawało się manualne wykonywanie wielu operacji, w tym szczególnie pilnowanie zmieniających się przepisów prawa pracy. Systemowe wsparcie w przetwarzaniu większych partii danych, stało się głównym kryterium modernizacji działu kadr. Ponadto firma poszukiwała rozwiązania, które otworzy ją na nowoczesność i przyszłościowe rozwiązania, wspierające prace w terenie, lepszą ewidencję czasu pracy czy automatyzacje.

Istotnym elementem było również systematyczne (ciągłe) wsparcie dla zmian w przepisach oraz rzetelny serwis oprogramowania. Polecony przez nas system enova365 zyskał w oczach Klienta nie tylko dzięki spełnieniu zdefiniowanych wymagań, ale również poprzez budowę modułową. Dzięki niej możliwe było sprawne przeprowadzenie wdrożenia w krytycznym dla Klienta obszarze, z możliwością spójnego dołożenia kolejnych modułów w umówionym terminie.

Rola Centrum Wdrożeń Informatycznych

Naszym podstawowym zadaniem było upewnienie się, czy system enova365 spełni potrzeby Toi Toi Polska, w zakresie obsługi procesów kadrowo-płacowych instytucji. Wstępne oczekiwania klienta, sprowadzały się do:

• wdrożenia elastycznego systemu, który będzie dopasowany do specyfiki branży,
• zapewnienia zgodności z przepisami polskiego prawa,
• skalowalności systemu i jego płynności w działaniu,
• możliwości automatyzacji w obszarze procesów kadrowo – płacowych,
• zapewnienia możliwości integracji / współpracy z innymi obszarami firmy,
• długoterminowego wsparcia partnera wdrażającego oraz producenta systemu.

Przeprowadzona analiza wykazała, że system enova365 będzie idealnym rozwiązaniem dla bieżących wyzwań firmy oraz umożliwi rozwój w przyszłości. Na podstawie analizy, opracowany został kilku etapowy projekt i harmonogram prac.

Proces wdrożenia – kluczowe elementy

Prace wdrożeniowe prowadzone były etapami i dotyczyły kompleksowego wdrożenia modułu Kadry i Płace systemu enova365. W tym zakresie sporządzona została dokładna lista obsługiwanych czynności, procesów oraz sposobów ich realizacji. Zespół Toi Toi Polska miał doświadczenia w pracy z poprzednim systemem oraz wieloletnie dane archiwalne do przeniesienia. Informacje te stały się punktem odniesienia do prowadzonego wdrożenia.

W ramach prac, zaprojektowane oraz zrealizowane zostały również nowe procesy, nieobsługiwane wcześniej przez system działający w Toi Toi Polska.

Prace zapoczątkowało przekazanie przez Klienta struktury organizacyjnej z przypisanymi pracownikami oraz odtworzenie jej w systemie enova365. Następnie wprowadzenie i zmapowanie składników płacowych z poprzedniego systemu, wraz ze zdefiniowaniem nowych elementów. Wśród danych przekazanych przez firmę, znajdowały się również słowniki: badań lekarskich, szkoleń, posiadanych uprawnień czy lista szkół, wliczanych do stażu pracy.

Parametryzacja systemu enova365 do potrzeb Toi Toi Polska, dotyczyła m.in. obsługi specyficznych procesów kadrowych związanych z rozliczeniem czasu pracy kierowców czy obsługi pracowników sezonowych.

Kluczowym etapem współpracy była kilku stopniowa migracja danych z poprzedniego systemu. Po dostosowaniu systemu do właściwej obsługi procesów, w pierwszej kolejności przeprowadzona została migracja danych kadrowych. Wśród nich znajdowały się m.in.:

• podstawowe dane wraz z danymi ubezpieczeniowymi,
• dane podatkowe i rachunki bankowe,
• informacje o rodzinie pracownika,
• badania lekarskie i szkolenia BHP,
• posiadane uprawnienia,
• historia wykształcenia i zatrudnienia,
• zajęcia komornicze.

Po weryfikacji kompletności i poprawności danych, kolejne migracje dotyczyły:

• umów cywilno-prawnych,
• umów o pracę,
• nieobecności,
• list płac.

Każdorazowo proces weryfikacji przeprowadzony był według tej samej procedury.

W ramach wdrożenia, zrealizowano fazę testów, aby upewnić się, że system działa poprawnie w rzeczywistym środowisku. Następnie przeprowadzono szkolenia dla pracowników m.in. działu HR, aby zapewnić sprawne korzystanie z nowego systemu. Ponadto, zgodnie z zasadami Centrum Wdrożeń Informatycznych, pierwsze naliczenia list płac, były wspólnie weryfikowane.

Efekty wdrożenia

Efektem współpracy było unowocześnienie oraz przeniesienie realizacji procesów kadrowo – płacowych do systemu ERP enova365, który stał się kluczowym narzędziem wspierającym strategię HR Toi Toi Polska. Wdrożenie systemu do kadr i płac enova365 w Toi Toi Polska, otworzyło firmę na:

• oszczędność czasu,
• automatyzację procesów w obszarze kadr i płac,
• samoobsługę pracowniczą,
• ciągłą zgodność z przepisami polskiego prawa,
• wydajniejsze przetwarzanie danych,
• redukcję błędów i zwiększoną czujność na ich popełnianie.

Dzięki wdrożeniu systemu o budowie modułowej, firma zyskała możliwość dalszego rozwoju, z której skorzystała jeszcze w ramach tego samego wdrożenia. Współpracę rozszerzyliśmy o stworzenie i obsługę Poleceń Księgowań.