LINK4 – jak Centrum Wdrożeń Informatycznych usprawniło obszar kadr i płac w branży ubezpieczeniowej?

LINK4 Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. to działająca w Polsce od 2003 roku spółka, będąca pionierem w bezpośredniej sprzedaży polis ubezpieczeniowych. Obecnie jest jednym z liderów w branży, zatrudniającym około 860 pracowników i oferującym nie tylko ubezpieczenia OC i AC, ale również ubezpieczenia majątkowe, turystyczne czy zdrowotne.

Rozbudowana struktura organizacyjna oraz skala działalności stawiają wysokie wymagania w obszarze wobec procesów kadrowo-płacowych.

To case study pokazuje, w jaki sposób Centrum Wdrożeń Informatycznych wdrożyło i dostosowało system enova365 do potrzeb jednej z największych firm w branży ubezpieczeniowej, wspierając cyfryzację procesów kadrowo-płacowych oraz dalszy rozwój organizacji.

Stan przed wdrożeniem i założenia projektowe

Wraz z rozwojem organizacji rosły również wymagania wobec obszaru kadrowo-płacowego. Dotychczas wykorzystywane rozwiązanie coraz trudniej odpowiadało zarówno na potrzeby biznesowe, jak i na zmieniające się wymagania prawne.

Jednym z najważniejszych problemów był brak wspólnej numeracji dla pracowników etatowych oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. W efekcie w organizacji funkcjonowały zduplikowane kartoteki, które utrudniały zarządzanie danymi oraz zwiększały złożoność procesów kadrowych.

Równie istotnym wyzwaniem pozostawał papierowy obieg dokumentów. Wnioski dotyczące zatrudnienia, zmian warunków pracy czy innych procesów kadrowych wymagały ręcznej obsługi, co wydłużało czas realizacji, utrudniało monitorowanie postępów oraz ograniczało możliwość standaryzacji procesów.

Dodatkowym wyzwaniem była wydajność procesu naliczania wynagrodzeń oraz ograniczenia technologiczne dotychczasowego rozwiązania, które utrudniały jego dalszy rozwój i dostosowywanie do nowych potrzeb organizacji.

W przypadku instytucji z sektora ubezpieczeniowego wdrożenie nowego rozwiązania kadrowo-płacowego oznacza jednak znacznie więcej niż wymianę aplikacji. Kluczowe znaczenie ma zachowanie ciągłości działania organizacji, bezpieczeństwo danych oraz integracja z rozbudowanym środowiskiem systemów wykorzystywanych na co dzień.

Wspólnie z zespołem Centrum Wdrożeń Informatycznych LINK4 przeprowadził analizę potrzeb oraz doprecyzował cele projektu. Na ich podstawie przygotowano szczegółową analizę przedwdrożeniową i określono najważniejsze wymagania wobec nowego rozwiązania.

Do kluczowych założeń projektu należały:

• zakup i wdrożenie jednego rozwiązania obejmującego obszary kadr i płac oraz unifikacja bazy danych,
• migracja danych historycznych umożliwiająca zachowanie ciągłości pracy i dostępu do archiwalnych informacji,
• cyfryzacja procesów kadrowych, w tym elektroniczny obieg dokumentów oraz samoobsługa pracowników i menedżerów,
• integracja z rozbudowanym środowiskiem systemów funkcjonujących w organizacji,
• zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami oraz gotowości na ich przyszłe zmiany,
• spełnienie wysokich wymagań w zakresie bezpieczeństwa informacji i dostępu do nich,
• otwartość na dalszą parametryzację, rozbudowę i tworzenie dedykowanych integracji.

Przeprowadzona analiza potwierdziła, że system enova365 spełnia wszystkie kluczowe wymagania biznesowe i technologiczne postawione przez LINK4. Jednocześnie stanowiła podstawę do zaplanowania wdrożenia, które uwzględniało zarówno potrzeby użytkowników biznesowych, jak i wymagania działu IT oraz polityki bezpieczeństwa organizacji.

Partnerstwo i rola Centrum Wdrożeń Informatycznych

LINK4 dysponuje własnym działem IT oraz wysokimi kompetencjami technologicznymi. Dlatego rolą Centrum Wdrożeń Informatycznych nie było jedynie wdrożenie systemu, ale przede wszystkim wsparcie organizacji w zaprojektowaniu i przeprowadzeniu całego procesu transformacji obszaru kadrowo-płacowego.

W ramach projektu Centrum Wdrożeń Informatycznych odpowiadało za:

• przeprowadzenie pogłębionej analizy przedwdrożeniowej,
• opracowanie architektury rozwiązania oraz sposobu wykorzystania możliwości enova365,
• zaprojektowanie nowych procesów kadrowo-płacowych,
• przygotowanie rozwiązań dedykowanych oraz integracji z systemami zewnętrznymi,
• koordynację i uporządkowanie procesu wdrożenia,
• konfigurację oraz dostosowanie rozwiązania do wymagań organizacji,
• przygotowanie środowiska i przeprowadzenie migracji danych,
• opracowanie dedykowanych raportów, w tym raportów controllingowych,
• przygotowanie użytkowników do pracy z systemem poprzez szkolenia i transfer wiedzy.

Rola Centrum Wdrożeń Informatycznych wykraczała poza standardowe wdrożenie oprogramowania. Zespół CWI wspierał LINK4 zarówno na etapie analizy i projektowania rozwiązania, jak i podczas migracji danych, cyfryzacji procesów oraz integracji z istniejącym środowiskiem IT. Takie podejście pozwoliło organizacji bezpiecznie przeprowadzić zmianę oraz stworzyć rozwiązanie odpowiadające długoterminowym potrzebom biznesowym.

Proces wdrożenia

Wdrożenie systemu enova365 w LINK4 było rozległym projektem biznesowym realizowanym etapowo. Zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi w organizacji zatrudniającej blisko 900 pracowników wymagało stworzenia spójnego środowiska, które zapewniłoby wysoką wydajność, bezpieczeństwo danych oraz możliwość dalszego rozwoju.

Projekt obejmował zarówno szczegółowe prace analityczne i projektowe, jak i szereg działań technicznych związanych z migracją danych, cyfryzacją procesów HR oraz integracją enova365 z systemami wykorzystywanymi w organizacji.
Największe znaczenie dla powodzenia projektu miały trzy obszary.

Zaawansowana migracja danych

Migracja była jednym z kluczowych etapów projektu. Obejmowała:

• migrację oraz uporządkowanie danych z poprzedniego systemu,
• konsolidację rozproszonych kartotek pracowników,
• weryfikację poprawności i spójności danych przed uruchomieniem produkcyjnym.

Cyfrowa samoobsługa pracowników i menedżerów

Istotnym elementem wdrożenia było uruchomienie Pulpitu Pracownika i Pulpitu Kierownika – rozwiązań enova365, dzięki którym wiele procesów kadrowych zostało całkowicie zdigitalizowanych.

W ramach projektu wdrożono m.in.:

• elektroniczne wnioski dotyczące nieobecności,
• wieloetapowe ścieżki akceptacji,
• cyfrowe procesy związane z zatrudnieniem nowych pracowników,
• cyfrową obsługę zmian warunków zatrudnienia,
• elektroniczny obieg dokumentów związanych z zakończeniem współpracy.

Integracje z systemami zewnętrznymi

Aby zapewnić płynny przepływ danych pomiędzy wykorzystywanymi rozwiązaniami, enova365 została zintegrowana z kluczowymi systemami funkcjonującymi w LINK4.

Zakres prac obejmował między innymi:

• przygotowanie mechanizmu automatycznego generowania Poleceń Księgowania z wykorzystaniem rozbudowanych podzielników kosztów,
• stworzenie bezpiecznej integracji umożliwiającej import danych prowizyjnych do list płac oraz automatyczny eksport danych o nowo zatrudnionych pracownikach,
• wdrożenie mechanizmu ciągłego eksportu logów audytowych do korporacyjnego systemu cyberbezpieczeństwa, zapewniającego pełną rejestrację operacji wykonywanych w systemie enova365.

Zakres wykonanych prac pokazuje, że enova365 może pełnić rolę centralnego systemu kadrowo-płacowego również w dużych organizacjach o złożonej strukturze oraz rozbudowanym środowisku IT. Odpowiednia konfiguracja, rozwiązania dedykowane i integracje pozwalają dostosować platformę do specyficznych wymagań sektora ubezpieczeniowego.

Szkolenia i transfer wiedzy

Odpowiednie przygotowanie użytkowników do pracy z systemem, jest składnikiem decydującym o powodzeniu projektu wdrożeniowego. Przeszkoliliśmy kadrę specjalistów oraz kadrę menedżerską LINK4 w zakresach odpowiadających na ich codzienne potrzeby stanowiskowe i zakres odpowiedzialności. Wśród planu szkoleń, znalazły się tematy ściśle powiązane z nowym przebiegiem procesów kadrowo-płacowych, między innymi takie jak:

• zakładanie kart pracowniczych i ewidencjonowanie dokumentów pracowniczych,
• naliczanie wynagrodzeń,
• planowanie i rozliczanie czasu pracy,
• efektywna praca z Pulpitem Pracownika i Pulpitem Kierownika w enova365.

Szkolenia umożliwiły uczestnikom zrozumienie jak działają nowe procesy kadrowe wspierane systemem enova365, jak efektywnie wykorzystać elektroniczny obieg dokumentów i Pulpity oraz w jakim zakresie mogą korzystać z danych, pochodzących ze zintegrowanych systemów.

Efekty wdrożenia

Wdrożenie enova365, zrealizowane przez Centrum Wdrożeń Informatycznych, pozwoliło LINK4 stworzyć nowoczesne i zintegrowane środowisko wspierające zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi. Projekt nie ograniczał się do zmiany wykorzystywanego rozwiązania – obejmował również uporządkowanie danych, cyfryzację kluczowych procesów HR oraz integrację z systemami funkcjonującymi w organizacji.

Dzięki temu LINK4 osiągnął założone cele biznesowe i technologiczne, budując rozwiązanie przygotowane zarówno na bieżące potrzeby organizacji, jak i jej dalszy rozwój.

Najważniejsze efekty projektu obejmowały:

• utworzenie jednej, zintegrowanej bazy pracowników z zachowaniem danych historycznych, dzięki której LINK4 uprościł zarządzanie informacjami kadrowymi, raportowanie oraz przygotowywanie rozliczeń podatkowych,
• zdigitalizowanie oraz zwiększenie stabilności procesów kadrowych, dzięki którym LINK4 znacząco przyśpieszył proces naliczania wynagrodzeń,
• automatyzacje procesów kadrowych i ograniczenie liczby operacji wykonywanych ręcznie, co przełożyło się na wzrost efektywności pracy zespołu HR,
• cyfryzację obiegu informacji, dzięki którym skróceniu uległ czas obsługi wniosków pracowników oraz zwiększyła się transparentności każdego etapu procesu ich akceptacji,
• automatyzację generowania zaawansowanych Poleceń Księgowania z wykorzystaniem wielowymiarowych podzielników kosztów, które wyeliminowały błędy wynikające z ręcznego przetwarzania danych oraz usprawniły współpracę pomiędzy działami HR i Finansów,
• zapewnienie pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami oraz gotowości systemu do obsługi kolejnych zmian prawnych,
• stworzenie bezpiecznego środowiska spełniającego wymagania organizacji w zakresie ochrony danych oraz integracji z systemami cyberbezpieczeństwa,
• przygotowanie platformy umożliwiającej dalszą rozbudowę, parametryzację oraz integrację z kolejnymi systemami wykorzystywanymi w organizacji.

Zakończenie głównego etapu wdrożenia stało się początkiem długofalowej współpracy pomiędzy LINK4 a Centrum Wdrożeń Informatycznych. Po zakończeniu asysty powdrożeniowej, rozpoczęliśmy stałą współpracę serwisową, w ramach której zapewniamy bieżące wsparcie techniczne, dbamy o zgodność systemu ze zmieniającymi się przepisami prawa oraz wspieramy dalszy rozwój środowiska enova365, odpowiadając na nowe potrzeby rozwijającej się organizacji.

Projekt zrealizowany dla LINK4 potwierdza, że skuteczna transformacja cyfrowa procesów kadrowo-płacowych wymaga połączenia nowoczesnej technologii z doświadczeniem wdrożeniowym.

Możliwości enova365, wsparte kompetencjami zespołu Centrum Wdrożeń Informatycznych, pozwoliły stworzyć rozwiązanie odpowiadające zarówno obecnym potrzebom organizacji, jak i jej dalszemu rozwojowi.