Wdrożenie systemu kadrowo-płacowego enova365 w Okręgowej Spółdzielni Mleczarskiej Garwolin

Okręgowa Spółdzielnia Mleczarska Garwolin to firma produkcyjna, z ponad 100-letnią tradycją. Na co dzień wytwarza produkty mleczne, takie jak: mleko, masło, twarogi, serki, jogurty, śmietany, a nawet kefiry, powstające w procesie fermentacji mleka. W OSM Garwolin priorytetem jest jakość produkcji, bazująca na pozyskiwaniu dobrego surowca – mleka, od lokalnych dostawców, z ekologicznych regionów Mazowsza i Lubelszczyzny.

Przedsiębiorstwo stawia na ciągły rozwój i aktywnie bierze udział w wydarzeniach branżowych, targach czy programach dotacji unijnych. Spółdzielnia inwestuje w swoich pracowników oraz w rozwiązania informatyczne, podnoszące wydajność operacyjną.

Stan przed wdrożeniem i założenia projektowe

W Spółdzielni działał autorski system kadrowo-płacowy „SATURN.NET”, który stopniowo blokował dalszy rozwój firmy. Przy zatrudnieniu na poziomie 350 osób na umowie o pracę oraz kilkunastu w oparciu o umowy cywilno-prawne, coraz trudniejsze stawało się manualne wykonywanie operacji, w tym pilnowanie zmieniających się przepisów prawa pracy.

Narastającym problemem była również liczba popełnianych błędów, podczas ręcznego liczenia składników wynagrodzeń. Czas poświęcany każdego miesiąca na te czynności był bezpowrotnie tracony, bez realnego przełożenia biznesowego.

Głównymi założeniami zmiany systemu w OSM Garwolin, były:

• wyeliminowanie pracy manualnej oraz powiązanych z nią błędów,
• odzyskanie i optymalizacja czasu operacyjnego,
• procesowe podejście, dostosowujące system do zmian w przepisach,
• możliwość bezproblemowego zastąpienia dotychczas działającego systemu wraz z dostępem do danych w nim istniejących.

Poprzez wdrożenie nowego systemu kadrowo-płacowego, firma liczyła również na zdecydowane unowocześnienie pracy działu kadr i płac. Wybór systemu opierał się na kryteriach związanych z korzyściami krótkoterminowymi, adresującymi główne założenia zmiany jak również z długoterminową perspektywą rozwoju. Wśród nich znalazły się:

• możliwość dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb mleczarni, bez wykluczania dostępu do jego aktualizacji w przyszłości,

• możliwość rozbudowy i rozwoju systemu, pod kątem rosnących potrzeb firmy,

• wprowadzenie nowoczesności i automatyzacji procesów w obszarze komunikacji z pracownikami w ich sprawach kadrowych,

• otwartość na integracje z zewnętrznymi systemami oraz własnymi rozwiązaniami firmy.

Zaproponowany przez nas system enova365, w unikalnej konfiguracji i pomyśle na wdrożenie, spotkał się z pozytywną oceną wszystkich zaangażowanych w projekt osób i działów.

Rola Centrum Wdrożeń Informatycznych

Naszą rolą było zaprojektowanie wdrożenia systemu enova365 tak, aby stanowił odpowiedź na bieżące wyzwania firmy oraz umożliwił jej rozwój w przyszłości. Na podstawie analizy, opracowany został harmonogram prac i projekt dedykowanych rozwiązań.

Prace wdrożeniowe prowadzone były etapami i dotyczyły kompleksowego wdrożenia modułu Kadry i Płace systemu enova365. W tym zakresie sporządzona została dokładna lista obsługiwanych czynności, procesów oraz sposobów ich realizacji. Oprócz dostarczenia licencji na oprogramowanie, istotnymi obszarami wdrożenia było przeprowadzenie migracji danych kadrowo-płacowych z okresu dwóch lat oraz dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb, typowych dla Spółdzielni mleczarskiej. Zostały one zrealizowane poprzez zaprogramowanie dodatkowych rozwiązań.

Proces wdrożenia

Prace zapoczątkowała instalacja i konfiguracja systemu od strony technicznej. Następnie w systemie została odwzorowana specyfika wydziałów, uwzględniająca sposób pracy firmy związany z produkcją wyrobów mleczarskich. Wraz z wprowadzeniem i zmapowaniem składników płacowych z poprzedniego systemu oraz utworzeniem nowych, brakujących elementów, prace umożliwiły poprawny import danych.

Parametryzacja systemu enova365 na potrzeby OSM Garwolin, dotyczyła m.in.:

• złożonego systemu wynagrodzeń,
• niestandardowych dodatków płacowych,
• uzgodnień zbiorowego układu pracy,
• systemu premiowania,
• obsługi zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Sposób konfiguracji elementów pozwolił na zautomatyzowanie naliczeń i ograniczenie możliwości popełnienia błędów. Wyeliminowana została konieczność ręcznego liczenia składników. Jednym z nich jest dodatek szkodliwy, którego wskaźnik został zaszyty w systemie. Jest prosty do obsługi przez pracownika działu HR oraz aktualizowany wraz z zachowaniem jego historyczności. Typowymi dla mleczarni są również dodatek za dyżur dla kierowców spółdzielni mleczarskiej oraz dopłaty za dodatkowe godziny, inne niż przewidziane w Kodeksie pracy, a ujęte w układzie zbiorowym.

Wdrożenie systemu enova365 pozwoliło na uporządkowanie rozliczeń nieobecności. System otworzył również firmę na współpracę z nowoczesnymi rozwiązaniami zewnętrznymi, w tym możliwość pobierania danych z systemu PUE, eksportu deklaracji podatkowych, ubezpieczeniowych czy tych, związanych z obsługą PPK.

Kolejne etapy prac uszczegółowiały działanie systemu i podnosiły zakres jego wykorzystania. W firmie funkcjonuje szeroki wachlarz premiowania pracowników, którego skuteczne odwzorowanie wymagało prac programistycznych. OSM Garwolin posiada również Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, który w pełni został obsłużony w systemie enova365, w zakresie elementów zwolnionych z opodatkowania do określonego limitu jak również w zakresie obsługi Kasy Zapomogowo Pożyczkowej. W ramach PKZP został również przygotowany wydruk umowy pożyczkowej zgodnie z przekazanym wzorem.

W ramach prac zaprojektowane oraz zrealizowane zostały również nowe procesy, nieobsługiwane przez poprzedni system oraz przygotowane raporty i indywidualne widoki dla użytkowników, które nie są ujęte w standardzie.

Efekty wdrożenia

Efektem współpracy było unowocześnienie oraz przeniesienie realizacji procesów kadrowo – płacowych spółdzielni mleczarskiej do systemu ERP enova365. Okres wdrożenia, pozwolił na przeanalizowanie algorytmów naliczanych elementów i został wykorzystany do ich usystematyzowania. Dzięki temu wprowadzona została większa przejrzystość w poszczególnych obszarach HR, np. składkach przekazywanych do PKZP.

Dzięki wdrożeniu systemu o budowie modułowej, firma zyskała możliwość dalszego rozwoju. Już w ramach wdrożenia, omówiony został zakres prac rozwojowych, dotyczący m.in.:

• podniesienia stopnia samoobsługi pracowniczej,

• wdrożenia Pulpitu Pracownika i Pulpitu Kierownika,

• automatycznej dystrybucji pasków wynagrodzeń na adresy mailowe.

Na zakończenie prac przeprowadzone zostało szkolenie, dzięki któremu wszystkie osoby nabyły praktyczną umiejętność posługiwania się systemem i szybko zapomniały o ręcznie wykonywanych do tej pory czynnościach.

Założenia OSM Garwolin odnośnie do zmiany systemu zostały spełnione, a w okresie trwania wdrożenia już zauważono spadek liczby popełnianych błędów. Wyeliminowane zostały czynności, które do tej pory trzeba było kilkukrotnie wykonywać.

Po raz kolejny udowodniliśmy, że #znamimoznawiecej, a system enova365, dzięki dobrze przeprowadzonemu wdrożeniu sprawdzi się w każdej branży.