Modernizacja procesów kadrowych i poprawa organizacji pracy w PKO Leasing przy pomocy enova365

PKO Leasing to nowoczesna oraz innowacyjna instytucja finansowa, należąca do grupy PKO Banku Polskiego. Posiada około 40 oddziałów w Polsce i specjalizuje się w finansowaniu zakupów, przedsięwzięć i inwestycji biznesowych w różnych branżach. Posiada rozbudowane portfolio ofertowe, uwzględniające leasing oraz pożyczki na zakup pojazdów, sprzętu, linii technologicznych czy rozwiązań z zakresu odnawialnych źródeł energii.

Obsługa procesów finansowania, wymaga wielu specjalistów i analityków. Dział HR organizacji jest wymagającą jednostką, przetwarzającą dużą liczbę danych pochodzących z rozproszonych źródeł. Ponadto jako instytucja z sektora usług finansowych, PKO Leasing rygorystycznie podchodzi do standardów bezpieczeństwa. W instytucji działa kilka wyspecjalizowanych systemów, do których dostęp mają wyłącznie upoważnione osoby. Dane pomiędzy systemami wymieniane są w ustalonym zakresie, poprzez integracje programistyczne.

Stan przed wdrożeniem i założenia projektowe

Okres współpracy ściśle korelował z wymuszonymi potrzebami oraz rosnącym trendem pracy zdalnej. Osoby odpowiedzialne za HR, jak również zespół Klienta, musieli sprostać wszelkim nowym wyzwaniom w tym obszarze. PKO Leasing jako firma innowacyjna, od razu postanowiła otworzyć się na nowe możliwości, wspierające swój zespół. Okres dynamicznych zmian w obszarze HR wykorzystała na rozwój funkcjonującego w firmie systemu enova365.

Celem prac było unowocześnienie działu kadr w oparciu o możliwości systemu enova365 i znane partnerowi wdrażającemu praktyki w tym zakresie. Prace zostały podzielone na etapy i w głównej mierze dotyczyły rozwoju systemu w zakresie obsługi nowych funkcjonalności i integracji z innymi systemami podmiotu, tak aby usprawnić codzienne działania operacyjne w dziale kadr oraz zbudować przejrzystą formę interakcji i komunikacji z przełożonymi w sprawach pracowniczych. W jednostce występuje kilkustopniowa i zregionalizowana hierarchia kadry zarządzającej o różnych zakresach odpowiedzialności. System miał zapewnić wsparcie dla wszystkich z nich.

Rola Centrum Wdrożeń Informatycznych

W projekcie wdrożeniowym wykorzystaliśmy nasze wielowymiarowe kompetencje. Każdy z etapów prac został poprzedzony szczegółową analizą, która nie tylko pogłębiała i porządkowała wiedzę potrzebną do realizacji prac, ale od razu zawierała szczegółowe propozycje rozwiązań. Prace prowadzone były z wykorzystaniem modułu Kadry i Płace enova365. Podstawową rolą Centrum Wdrożeń Informatycznych było doprecyzowanie potrzeb biznesowych PKO Leasing, a następnie przełożenie ich na konkretne rozwiązania w ramach możliwości enova365.

W etapie związanym z integracją enova365 z innym systemem Klienta, w ramach przeprowadzonej analizy określone zostały m.in.:

• zakres danych z kartoteki pracownika, który przesyłany będzie do drugiego systemu,
• sposób zabezpieczenia i szyfrowania danych, w tym zakrywanie danych wrażliwych czy anonimizacja,
• mechanizm komunikacji oraz inicjacji procesu przesłania danych,
• obsługa wyjątków i przypadków szczególnych,
• struktury poszczególnych plików XML używanych w dwukierunkowej synchronizacji,
• schematy poglądowych danych wraz z opisem i szczegółowym mapowaniem do pól w obu systemach,
• procedura obsługi pobranych do systemu enova365 danych,
• potrzebne do zaprogramowania dodatkowe pola.

Kolejnym zaplanowanym etapem prac, był rozwój systemu enova365 o obsługę dodatkowych wniosków i funkcjonalności związanych z systemem czasu pracy w poszczególnych departamentach. W ramach prac założono również zwiększenie możliwości samoobsługi pracowniczej. Istotą przeprowadzonej do tego etapu analizy, było przełożenie listy wymagań klienta na rozwiązania systemowe oraz zaproponowanie dodatkowych automatyzacji i ulepszeń. W ramach etapu, oprócz szczegółowych opisów pogłębionych serią wywiadów, powstały konkretne projekty procesu obiegu dokumentów, wraz z ich szablonami.

Proces wdrożenia – kluczowe elementy

W pierwszym etapie prac, szczególną rolę odegrał nasz dział programistyczny, który odpowiadał za integrację systemu enova365 z innym systemem Klienta. Struktura danych kadrowo-płacowych do integracji oraz późniejsze procesy z nimi powiązane, dotyczyły między innymi:

• podstawowych danych identyfikacyjnych z kartoteki pracownika w enova365,
• danych o jego nieobecnościach i zastępstwach, na podstawie wniosków urlopowych,
• danych o zajęciach komorniczych i płatnościach,
• kalendarz świąt i specyficznych dni w jednostce.

Wszelkie prace programistyczne poprzedzone były przygotowaniem środowiska deweloperskiego oraz planu testów i weryfikacji, przez odpowiedzialne osoby.

Do drugiego etapu, zastosowano moduł Workflow wspomagający elektroniczny obieg dokumentów i wniosków oraz Pulpity enova365. W oparciu o wykonane w ramach analizy projekty, zrealizowano systemową obsługę następujących potrzeb:

• e-wniosek o zmianowy system pracy,
• samodzielne zgłaszanie dyspozycyjności przez pracowników,
• możliwość zaznaczania obecności w zabezpieczonej aplikacji mobilnej,
• ewidencję czasu pracy zleceniobiorców i przedstawicieli,
• indywidualny rozkład czasu pracy,
• e-wniosek o polecenie pracy zdalnej,
• możliwość weryfikacji ilości dni pracy zdalnej w miesiącu,
• możliwość rezygnacji z pracy zdalnej.

Istotą wzajemnej kompatybilności modułów enova365 jest nie tylko możliwość zrealizowania danej potrzeby, ale przede wszystkim osadzenie jej w ustalonych, zakładowych sposobach funkcjonowania, wewnętrznych regulaminach i wprowadzonych wcześniej do modułów regułach. Dzięki nim wdrożone obiegi wniosków, były kompatybilne z zasadami rozliczeń czasu pracy, naliczania wynagrodzeń czy dodatkowych składników wynagrodzeń modułu Kadry i Płace.

Realizacja procesów Workflow, oprócz zaprogramowania dedykowanych formularzy, wymagała również obsłużenia wszelkich przypadków ich obsługi: akceptacji, odrzucenia, wstrzymania, propozycji zmian itp. wraz z odpowiednimi zapisami w bazie, widokami w systemie oraz komunikatami.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, zakładało również przeszkolenie wskazanych osób z ich obsługi, uwzględniając różne zakresy odpowiedzialności i role. Ponadto ustawione zostały mailowe powiadomienia, usprawniające prace i informujące o kolejnych statusach wniosków.

Efekty wdrożenia

Wprowadzone innowacje w obszarze kadr pozwoliły firmie szybko zaadoptować się do potrzeb rynku. Otwarcie firmy na pracę zdalną oraz pełne wsparcie dla procesów kadrowo-płacowych z tym związanych, podniosły elastyczność firmy na rynku pracy i atrakcyjność w oczach nowych kandydatów. Obecni pracownicy firmy bez przeszkód mogli kontynuować prace, a kadra zarządzająca otrzymała narzędzia, dzięki którym efektywność podejmowanych decyzji nie została zachwiana.

Dzięki systemowemu podejściu do zmian w organizacji, zespół odczuwał większą pewność odnośnie do swojego zatrudnienia i stabilnej pozycji firmy w otoczeniu dynamicznych zmian rynkowych.

Oprócz powyższych korzyści, firma osiągnęła również nowe, trwałe rozwiązania systemowe, takie jak:

• elektroniczny obieg wniosków i dokumentów,
• zwiększenie poziomu samoobsługi pracowniczej,
• ułatwienie czynności kierowniczych,
• poprawę efektywności przetwarzania danych,
• automatyzację w istniejących procesach,
• nowy zakres integracji ze współistniejącymi systemami,
• wsparcie dla mobilności.

Jest nam niezmiernie miło, że PKO Leasing jako kolejna instytucja z sektora finansów, dołączyła do grona klientów Centrum Wdrożeń Informatycznych i skorzystała z możliwości systemu enova365.