Migracja lidera usług outsourcingu HR i Biura Rachunkowego „GRUPA PROKAD SOSIŃSCY SP. J.” do systemu enova365

Z narastającymi specjalistycznymi potrzebami, zgłosiła się do nas firma outsourcingowa „GRUPA PROKAD SOSINSCY Sp. J.” – jedna z bardziej rozpoznawalnych firm z sektora obsługi kadr i płac w Polsce.

Spółka oferuje rozwiązania, które pomagają przedsiębiorstwom w efektywnym zarządzaniu procesami HR związanymi z zatrudnieniem, wynagrodzeniami oraz obowiązkami kadrowymi. Grupa obsługuje ponad 150 klientów – w tym firmy zatrudniające w granicach 1.500 pracowników. Firmy te potrzebują zaufanego Partnera Biznesowego, który zapewni im bezpieczeństwo procesów kadrowo-płacowych na dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym i technologicznym – stąd wybór do stałej współpracy firmy GRUPA PROKAD SOSINSCY Sp. J.

Stan przed wdrożeniem i założenia projektowe

Decyzja o zmianie systemu była konsekwencją rosnącej skali i złożoności obsługiwanych procesów. W przypadku firmy outsourcingowej system kadrowo-płacowy nie jest jedynie narzędziem wspierającym wewnętrzny dział HR. W grupie PROKAD stanowi podstawowe środowisko pracy, od którego zależą terminowość, poprawność i efektywność usług świadczonych klientom.

Znaczny wpływ na decyzję o sposobie pracy na systemie enova365, miały również czynniki biznesowe związane z działalnością biura rachunkowego, takie jak chęć unowocześnienia oferty, podniesienia efektywności operacyjnej oraz wzrost konkurencyjności.

Jednym z kluczowych założeń projektu i celów stawianych nowemu systemowi była obsługa i rozliczanie czasu pracy w systemach zmianowych, w tym w równoważnych okresach rozliczeniowych. Istotne było również uwzględnienie benefitów i szkoleń zapewnianych pracownikom oraz możliwość sprawnego prowadzenia rozliczeń przy dużej liczbie obsługiwanych danych.

System oraz wybrana firma wdrożeniowa musiały więc zapewnić obsługę wielu kluczowych potrzeb, między innymi: umożliwiać automatyzację powtarzalnych czynności kadrowo-płacowych, ograniczać ryzyko błędów operatorskich, wspierać bardziej złożone modele czasu pracy oraz pozostawać zgodny ze zmieniającymi się przepisami.

Istotnym założeniem projektu była również jego długofalowość. PROKAD potrzebował nie tylko odpowiedniego oprogramowania, ale Partnera, który będzie w stanie rozwijać środowisko wraz ze zmieniającymi się potrzebami organizacji.

Partnerstwo i rola Centrum Wdrożeń Informatycznych Sp. z o.o.

W przypadku organizacji specjalizującej się w outsourcingu kadr i płac wybór odpowiedniego Partnera był równie istotny jak wybór samego rozwiązania informatycznego. Po dokładnym rozeznaniu dostępnych firm Partnerskich do współpracy została wybrana firma Centrum Wdrożeń Informatycznych Sp. z o.o. Wybór został podyktowany sposobem w jaki Partner rozumie specyfikę procesów kadrowo-płacowych i potrafi przełożyć wymagania organizacji na możliwości systemu enova365. Równie ważny był sposób zaplanowania procesu przygotowania i przeprowadzenia migracji danych oraz wdrożenia rozwiązania zarówno w Grupie Prokad jak i u Klientów Grupy.

W pierwszym etapie współpraca objęła opracowanie projektu rozwiązania odpowiadającego na specjalistyczne potrzeby Grupy PROKAD, konfigurację systemu enova365, przygotowanie i przeprowadzenie zaawansowanej migracji danych oraz przygotowanie zespołu do pracy w nowym środowisku. W kolejnym etapie Dostawca zapewnił Grupie RPOKAD usługi wsparcia serwisowego oraz rozwój dostarczonych rozwiązań.

Proces wdrożenia

Ze względu na specyfikę działalności PROKAD oraz zakres realizowanych procesów, podstawą nowego środowiska został system enova365 w wersji dla biur rachunkowych.
Pierwszym etapem projektu wdrożeniowego, była szczegółowa analiza, nakierowana na poznanie sposobu, w jaki PROKAD realizuje poszczególne procesy kadrowo-płacowe.

Analiza objęła m.in. strukturę organizacyjną, stosowane systemy i okresy rozliczania czasu pracy, zasady naliczania wynagrodzeń, obsługiwane rodzaje nieobecności, obsługę PPK, umowy cywilnoprawne, badania, szkolenia oraz uprawnienia pracowników, sposób przypisywania pracowników do MPK, raportowanie indywidualnie i skonsolidowane.

Na jej podstawie możliwe było określenie docelowego sposobu działania systemu, zakresu jego konfiguracji oraz przygotowanie szczegółowego planu migracji.

Projekt rozwiązania i parametryzacja enova365

Wnioski z analizy zostały przełożone na projekt docelowego środowiska enova365, tak aby po migracji danych system wspierał rzeczywisty sposób pracy organizacji, uwzględniając wprowadzone unowocześnienia i automatyzacje.

Projekt zawierał między innymi sposób konfiguracji kalendarzy i różnych systemów czasu pracy, zasad rozliczania nieobecności czy obsługę zaawansowanych składników wynagrodzeń.

Migracja danych

Jednym z najbardziej złożonych etapów projektu była migracja danych z dotychczasowego środowiska, która została podzielony na kolejne, kontrolowane etapy.

1. Przygotowanie i uporządkowanie danych
   Zespół Centrum Wdrożeń Informatycznych wspólnie z osobami odpowiedzialnymi za kadry i płace po stronie PROKAD weryfikował sposób ewidencjonowania danych, analizował je, ujednolicał ich strukturę oraz określał sposób odwzorowania poszczególnych informacji w enova365.
2. Opracowanie arkuszy migracyjnych
   Uporządkowane dane pozwoliły przygotować kilkadziesiąt arkuszy migracyjnych, związanych z poszczególnymi obszarami informacji kadrowych. Wśród nich znalazły się szczegółowe wytyczne i szablony do migracji: wydziałów, danych osobowych pracowników, danych ubezpieczeniowych, podatków, rachunków bankowych, urzędów skarbowych pracowników, badań i szkoleń BHP, uprawnień i ich definicji, informacji o członkach rodziny pracownika, historii wykształcenia, historii etatu, umów cywilnoprawnych, norm czasu pracy, arkuszy czasu pracy, nieobecności, zajęć komorniczych, poszczególnych rodzajów list płac oraz informacji o uczestnictwie w PPK, e-teczki.
3. Migracje testowe i weryfikacja
   Przed właściwym przejściem na nowe środowisko przeprowadzono migracje testowe, które pozwalały wychwycić różnice pomiędzy sposobem ich zapisu w dotychczasowym systemie i w systemie enova365. Ich znaczenie było szczególnie istotne w przypadku elementów bezpośrednio wpływających na późniejsze rozliczenia, m.in. czasu pracy, nieobecności czy składników wynagrodzeń.
4. Etapowe przenoszenie danych
   Ze względu na zakres informacji migracja została przeprowadzona w 5 turach, z zachowaniem odpowiedniej kolejności przenoszenia wzajemnie zależnych danych. Najpierw przygotowywane były m.in. dane kadrowe i ubezpieczeniowe, następnie informacje dotyczące zatrudnienia i umów, czasu pracy i nieobecności, a w kolejnych etapach dane płacowe. Takie podejście pozwalało kontrolować poprawność procesu na każdym etapie i ograniczyć ryzyko przeniesienia błędu na kolejne obszary systemu. Po zakończeniu migracji testowych oraz zasileniu bazy systemu enova365 potrzebnymi słownikami, firma PROKAD rozpoczęła pracę na dwóch systemach.
5. Praca równoległa
   Po zweryfikowaniu danych przeprowadzona została migracja finalna. Szczególne znaczenie miało ograniczenie okresu, w którym organizacja musiała równolegle korzystać z dotychczasowego i nowego środowiska. Ostatnim elementem weryfikacji było wykonanie równoległych naliczeń wynagrodzeń w enova365 i porównanie ich z wynikami uzyskiwanymi w dotychczasowym systemie. Analizowano poszczególne składniki wynagrodzeń, a ewentualne różnice były wyjaśniane i korygowane. Pozwoliło to potwierdzić poprawność zarówno przeniesionych danych, jak i konfiguracji nowego systemu przed przejściem na wyłączną pracę operacyjną w enova365.

Szkolenia i przygotowanie zespołu

Istotnym etapem projektu wdrożeniowego było przygotowanie użytkowników do pracy w nowym środowisku. Szkolenia zostały przeprowadzone jeszcze przed etapem migracji, dzięki czemu osoby odpowiedzialne za kadry i płace mogły nie tylko poznać obsługę enova365, ale również aktywnie uczestniczyć w weryfikacji przeniesionych danych.
Praca odbywała się więc na procesach i przypadkach odpowiadających rzeczywistej działalności organizacji – od obsługi czasu pracy i nieobecności po naliczanie wynagrodzeń. Dzięki temu szkolenie było jednocześnie elementem przygotowania zespołu do późniejszej, samodzielnej pracy z systemem.

Przeprowadzone szkolenia umożliwiły również uczestnikom poznanie sposobów, jak efektywnie wykorzystać system enova365 w wersji dla biur rachunkowych, podczas pracy z wieloma bazami klientów.

Efekt wdrożenia

Wdrożenie enova365 pozwoliło Grupie PROKAD SOSIŃSCY stworzyć stabilne środowisko do obsługi złożonych procesów kadrowo-płacowych, odpowiadające zarówno skali działalności, jak i specyfice firmy outsourcingowej. Automatyzacja części procesów przełożyła się na oszczędność czasu i zasobów, jednocześnie zwiększając dokładność rozliczeń i ograniczając ryzyko błędów.

Nowy system umożliwił sprawną obsługę rozbudowanych modeli czasu pracy, wynagrodzeń, benefitów i innych procesów kadrowych, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z obowiązującymi przepisami. Wersja enova365 dla biur rachunkowych zapewniła również środowisko dostosowane do pracy z wieloma obsługiwanymi podmiotami.

Efektem projektu było jednak nie tylko uruchomienie nowego systemu, ale stworzenie rozwiązania, które może być rozwijane wraz ze zmieniającymi się potrzebami organizacji. Potwierdzeniem skuteczności przyjętego modelu jest niemal 20-letnia współpraca Grupy PROKAD SOSIŃSCY z Centrum Wdrożeń Informatycznych oraz dalsze wykorzystywanie enova365 jako kluczowego narzędzia wspierającego realizację procesów kadrowo-płacowych.

Bieżące wsparcie serwisowe

Współpraca z firmą GRUPA PROKAD SOSIŃSCY ma obecnie charakter ciągły i obejmuje zarówno wsparcie bieżącej działalności, jak i realizację kolejnych potrzeb pojawiających się wraz z rozwojem Grupy i jej klientów.

Centrum Wdrożeń Informatycznych Sp. z o.o. wspiera Grupę we wdrożeniach nowych klientów, zapewniając wsparcie przy uruchamianiu kolejnych środowisk i dostosowaniu ich do specyfiki obsługiwanych organizacji. Ważnym elementem bieżącej współpracy są również kompleksowe migracje danych dużych, międzynarodowych firm, dla których GRUPA PROKAD SOSIŃSCY realizuje obsługę kadrowo-płacową.

W ramach stałego wsparcia prowadzony jest również rozwój technologiczny wykorzystywanego środowiska enova365. Pozwala to na bieżące odpowiadanie na nowe potrzeby Grupy oraz rozwijanie sposobu wykorzystania systemu w kolejnych obszarach działalności.

Uzupełnieniem tych działań jest tworzenie i rozwój dedykowanych rozwiązań. Odpowiadają one na wymagania, których standardowe funkcjonalności systemu nie pokrywają w wystarczającym zakresie, w szczególności w obszarze specyficznego raportowania danych wymaganego przez klientów Grupy.

Taki model współpracy pozwala GRUPIE PROKAD SOSIŃSCY korzystać ze stałego wsparcia Partnera również przy kolejnych projektach i wymaganiach pojawiających się w toku bieżącej działalności.