Wdrożenie programu do kadr i płac w bankowości –  enova365 w Banku Gospodarstwa Krajowego

Bank Gospodarstwa Krajowego to jedyny bank należący w całości do Skarbu Państwa. Ta klasyfikacja czyni go jedynym tego rodzaju podmiotem w Polsce. Misją BGK jest wsparcie zrównoważonego rozwoju społeczno-gospodarczego naszego kraju. Dzięki swoim działaniom buduje zaangażowanie społeczne w obszarze ekonomicznym i społecznym. Głównym celem podejmowanych działań przez Bank jest rozwijanie kapitału społecznego.

Aby w pełni realizować wyznaczone cele i dalej się rozwijać Bank Gospodarstwa Krajowego potrzebował nowego systemu klasy ERP, który byłby w pełni zgodny z jego potrzebami, oferował możliwości dostosowania go do dodatkowych, rosnących potrzeb Instytucji oraz był otwarty na integracje i bezpieczną wymianę danych, z innymi rozwiązaniami informatycznymi działającymi dotychczas wewnątrz banku.  

Wdrożenie w obszarze bankowości wymaga nie tylko doświadczonego w danym systemie partnera, ale przede wszystkim firmy stabilnej, odpowiedzialnie podchodzącej do kwestii bezpieczeństwa, posiadającej odpowiedniej skali zasoby oraz potrafiącej udźwignąć kilkuletni łączny przebieg współpracy serwisowej.

Centrum Wdrożeń Informatycznych przystąpiło do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu ograniczonego. Przystąpienie do postępowania wymagało nie tylko złożenia najkorzystniejszej cenowo oferty, ale przede wszystkim wykazania się portfolio zrealizowanych wdrożeń oraz wykazania kompetencji technicznych całego zespołu projektowego. Zespół analityków, programistów, wdrożeniowców systemu enova365, który pracuje w Centrum Wdrożeń Informatycznych, został bardzo wysoko oceniony, a firma została zakwalifikowana w ramach dialogu technicznego jako kompetentna do zrealizowania celów wynikających z postępowania.

Stan przed wdrożeniem i założenia projektowe

Instytucje bankowe, w tym Bank Gospodarstwa Krajowego to zaawansowane technologicznie przedsiębiorstwo, korzystające z wielu systemów. To również instytucja charakteryzująca się swoim działem IT, administracyjnym oraz zespołem programistycznym. Różnorodność potrzeb banku odnośnie do oprogramowania, wymusza konieczność zewnętrznego wsparcia informatycznego, w obszarach szczególnie dynamicznych takich jak kadry i płace, księgowość czy działania handlowe. Tutaj oprócz partnera technologicznego, potrzebne jest wsparcie merytoryczne z tematyki przepisów prawa pracy, umów czy wynagrodzeń oraz system w pełni dostosowany i adaptowany do zmian, praktycznie w czasie rzeczywistym.

W momencie rozpoczęcia prac Centrum Wdrożeń Informatycznych zastało tematykę kadrowo płacową realizowaną w innym systemie oraz infrastrukturę, na której prowadzone mogły być prace. W ramach specyficznych założeń Banku Gospodarstwa Krajowego, wobec systemu oraz partnera wdrażającego, znajdowały się:

• przygotowanie obszaru kadrowo-płacowego do obsługi około 1700 użytkowników,
• systemowe wsparcie w obszarze handlowym i administracyjnym,
• unowocześnienie procesów i wdrożenie ich do wybranego systemu,
• przygotowanie procesów samoobsługi pracowniczej,
• migracja danych historycznych,
• integracja systemu z pozostałymi rozwiązaniami,
• odwzorowanie potrzebnych raportów i wniosków,
• adaptacja systemu do dotychczasowej, codziennej pracy użytkowników,
• dedykowane szkolenie i warsztaty dla użytkowników na różnych poziomach.

Rola Centrum Wdrożeń Informatycznych

Każdorazowo a szczególnie przy większych przedsięwzięciach, nasza rola rozpoczyna się zdecydowanie wcześniej niż przy podpisaniu umowy wdrożeniowej. Zespół Centrum Wdrożeń Informatycznych miał za zadanie wstępne poznanie infrastruktury i potrzeb BGK oraz upewnienie się odnośnie do adekwatności proponowanego rozwiązania. Po raz kolejny system enova365 okazał się bezkompromisowym wyborem, spełniającym wyspecyfikowane przez bank założenia oraz otwartym na wdrożenie rozwiązań i integracji niestandardowych.

Naszą podstawową rolą było wdrożenie i uruchomienie dla Banku Gospodarstwa Krajowego, systemu enova365 w obszarach finansowo – księgowo – handlowych, poprzez wykorzystanie procesu wdrożeniowego prowadzonego w oparciu o wypracowane przez nas know-how, w efekcie którego bank otrzymał dostosowane do potrzeb narzędzie oraz zespół pierwszej, drugiej i trzeciej linii wsparcia serwisowo – administracyjnego od naszej firmy oraz producenta systemu enova365 – firmy Soneta.

Proces wdrożenia enova365 w bankowości

Proces wdrożeniowy został podzielony na etapy, z których pierwszym etapem była analiza przedwdrożeniowa. W jej trakcie zebraliśmy wszystkie potrzeby BGK i określiliśmy dla nich priorytety i możliwości realizacji. Wyspecyfikowaliśmy kluczowe obszary do parametryzacji, sposoby przeniesienia danych historycznych, krytyczne elementy infrastruktury oraz zmapowaliśmy wszystkie procesy, które bezpośrednio oraz pośrednio wspierane miały być poprzez system enova365. Wszystkie ustalenia z tego etapu, trafiły później do projektu wdrożenia. 

Zbudowanie środowiska, instalacja i wstępna konfiguracja

System enova365 został uruchomiony na dostosowanej infrastrukturze technicznej zamawiającego, skonfigurowany oraz zasilony danymi, potrzebnymi do wykonania ustalonego zakresu migracji danych oraz do dalszych prac parametryzacyjnych i programistycznych. Przetestowaliśmy zgodność z założeniami, jak np. jednoczesna możliwość pracy przez 25 pracowników z zespołu BGK.

Prace programistyczne

W ramach kolejnych etapów, zostały zrealizowane prace programistyczne, dostosowujące system do szczególnych wymogów i potrzebnych funkcjonalności z punktu widzenia banku. Przykładowe prace programistyczne, wykonane w ramach wdrożenia to:

• optymalizacja procesów zakupowo-rozliczeniowych,
• automatyzacja procesu wystawiania faktur sprzedaży,
• elektroniczna dokumentacja pracownicza, w tym wnioski związane z home office oraz benefitami,
• przygotowanie raportów zgodnych ze wzorami dostarczonymi przez bank, w obszarach amortyzacji i ruchu środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, składników majątku, rejestru podróży służbowych itp.,
• przygotowanie interfejsów do zewnętrznych systemów banku (DefBankPro2000, Hurtowania Danych, eB2B, Planner, EOD),
• przygotowanie procesów Workflow.

Łączna liczba godzin wykonanych prac konfiguracyjnych i programistycznych to około 500 roboczogodzin, wykonanych przez CWI na przestrzeni kilku miesięcy.

Migracja danych

Przeniesienie danych z obecnego systemu finansowo – księgowego, stanowiło bardzo ważny etap procesu wdrożeniowego, dzięki którym mogła pozostać zachowana ciągłość działania i dostępu do danych, pomimo zmiany rozwiązania informatycznego. W ramach prac, przeniesieniu podlegały dane z różnych obszarów – między innymi:

• składniki majątku, WNiP, wyposażenie,
• kartoteki kontrahenta, aktywne umowy, zlecenia i zamówienia,
• rozliczenia i transakcje, plany i salda kont.

Procedura migracji została podzielona na mniejsze składowe, w tym migracje testowe, dzięki którym mogliśmy zapewnić kompletność i zgodność danych a zamawiający mógł je zweryfikować. W ramach migracji, w systemie enova365 odtworzono również elementy współistniejąc, takie jak różnego rodzaju: listy, cechy, słowniki czy definicje.

Integracje

W ramach wyspecjalizowanych dziedzinowo systemów, wchodzących w skład struktury informatycznej banku BGK, przetwarzanych jest wiele danych. Kryterium prawidłowego działania enova365 jest możliwość ustalonej, dwukierunkowej wymiany danych pomiędzy tymi systemami.

System enova365 został zintegrowany z typowo bankowym rozwiązaniem Def Bank Pro. Integracja została zaimplementowana poprzez szynę integracyjną (API) i zawierała m.in. zaksięgowane dokumenty, propozycje płatności, dane księgowe, wpłaty i wypłaty.

W organizacjach tej wielkości, działają również hurtownie danych. W przypadku omawianego wdrożenia nie jest inaczej. Integracja enova365 z hurtownią danych wykonana została w oparciu o plik danych o odpowiedniej strukturze, generowany wg ustalonego harmonogramu. W obrębie pliku znajdują się między innymi dane z ewidencji księgowej (sprzedażowe i zakupowe, zagregowane księgowania listy płac czy rejestr operacji VAT) słowniki i kartoteki, składniki majątku.

Kolejnym ważnym obszarem, a od strony technicznej integrowanym poprzez webservice, była integracja systemu enova365 z własnym, bankowym systemem EOD. Na podstawie eksportu, importu i stanu dokumentów np. faktur, opracowane są procesy workflow.

Dokumentacja i szkolenia

Zwieńczeniem prac było przeprowadzenie rozbudowanych szkoleń, w postaci warsztatów dla administratorów systemu i działu IT banku oraz dla kluczowych użytkowników systemu, wraz z upewnieniem się odnośnie do stanu przyswojonej wiedzy. Ponadto, nasz zespół wykonał dokumentacje stanowiskowe dla użytkowników, dla administratorów, powdrożeniową dokumentację techniczną oraz dokumentacje i wytyczne dla administratora bezpieczeństwa.

Efekty

Efektem współpracy było unowocześnienie oraz przeniesienie obsługi procesów kadrowo – płacowych oraz administracji wynagrodzeniami w Banku Gospodarstwa Krajowego, do systemu enova365. Po wielu testach, przy asyście i wsparciu przy starcie produkcyjnym oraz przeszkoleniu pracowników został uruchomiony nowy system. Istotną cechą wdrożenia było dostosowanie działań w tym obszarze do obowiązujących przepisów prawa polskiego, ze szczególnym uwzględnieniem bezpieczeństwa systemu, ochrony danych osobowych oraz informacji poufnych.

W ramach wdrożenia spełniliśmy wszystkie założone potrzeby Banku Gospodarstwa Krajowego a dzięki umówionej, otwartej puli godzin prac programistycznych, spełniliśmy również te, które pojawiły się w trakcie prac. Wdrożenie zostało zrealizowane w przyjętym terminie a załoga Centrum Wdrożeń Informatycznych dała się poznać jako rzetelny, miły i kompetentny zespół ekspertów.

Współpraca powdrożeniowa

W ramach wdrożenia zakontraktowane mieliśmy dodatkowe miesiące wsparcia serwisowego, przez które mogliśmy jeszcze lepiej poznać codzienną specyfikę pracy zespołu BGK.

Rzetelne przeprowadzenie wdrożenia oraz okres współpracy serwisowej, zaowocował dla naszej firmy możliwością kontynuacji współpracy w zakresie bieżącej obsługi serwisowej enova365 w Banku Gospodarstwa Krajowego. Dostrzegliśmy także szereg nowych możliwości, dzięki którym bank zdecydował się na rozszerzenie posiadanych licencji i uruchomienie funkcjonalności Pulpitów Kierownika.

W myśl naszej dywizy #znamimoznawiecej, oprogramowanie enova365 po raz kolejny mogło wspomóc dużą organizację o krajowym zasięgu działania, a my w zespole Centrum Wdrożeń Informatycznych dołączyliśmy do nielicznych autoryzowanych partnerów, wspierających informatycznie sektor bankowy.

Więcej o możliwościach dla bankowości przeczytasz klikając w ten link.