Wdrożenie systemu ERP to krok, który powinien zostać poprzedzony głęboką analizą w wielu obszarach. Jest to złożony proces oraz niemała inwestycja, dlatego warto unikać błędów, które powodują, że zainwestowane pieniądze zwracają się z opóźnieniem. Poniżej dowiesz się, jakie nieprawidłowości występują najczęściej, aby wyeliminować ryzyko niepowodzenia.
Brak poinformowania pracowników o wdrożeniu systemu ERP
Pracownicy są kluczowymi użytkownikami systemu ERP, z pomocą którego działa przedsiębiorstwo. To właśnie oni wykorzystują program na co dzień, dlatego ich wpływ na proces wdrożenia systemu jest olbrzymi. Jeżeli zatem podejmiesz decyzję, że wprowadzasz do swojej firmy ERP lub zmieniasz dotychczasowy system, to warto skonsultować tę decyzję nie tylko z najważniejszymi osobami, pełniącymi funkcje zarządcze, ale także z pracownikami, którzy na co dzień z niego korzystają. To właśnie oni znają mankamenty systemu, utrudniające i wydłużające ich pracę. Nierzadko korzystają także z większej liczby funkcjonalności, niż kadra kierownicza, dlatego lepiej wiedzą, co można by poprawić, a co działa bez zarzutu. Ponadto pracownicy będą czuli się jak partnerzy, będący częścią procesu decyzyjnego. Dzięki temu na etapie wdrażania nowego systemu chętniej pomogą Ci go zainstalować i zaimplementować. Znacznie zmaleje również ryzyko, że pracownicy będą niezadowoleni z wprowadzanych zmian, co mogłoby doprowadzić do jego sabotowania. To z kolei ostatecznie może prowadzić nie tylko do przeciągania się prac wdrożeniowych, ale nawet do rezygnacji z zastosowania nowego oprogramowania.
Nieprawidłowa metoda wdrożenia systemu ERP
Zanim rozpoczniesz wdrożenie systemu ERP, musisz dokładnie przemyśleć, jakie są indywidualne potrzeby Twojego przedsiębiorstwa. Na rynku występuje bowiem wiele rodzajów oprogramowania – można je dopasować do konkretnej działalności, biorąc pod uwagę, w jakim sektorze się ona znajduje, ilu ma pracowników, jak dużo zamówień obsługuje. Jeżeli zatrudniasz kilku lub kilkunastu pracowników, powinieneś wybrać system przeznaczony dla firm z sektora MŚP. Metodologia jego wdrażania znacznie różni się od metodologii wykorzystywanej dla systemu przeznaczonego do wielkich korporacji, zatrudniających setki pracowników czy posiadających wiele oddziałów. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw wdrażanie ERP cechuje się zachowaniem pewnej elastyczności. W spotkaniach dotyczących systemu nie muszą uczestniczyć wszyscy jego przyszli użytkownicy. Nieuzasadniona i niepotrzebna jest także nadmierna biurokracja. Tego typu czynniki powodują bowiem, że już na początkowym etapie przyszli użytkownicy oprogramowania zniechęcają się do niego, przez co wydajność projektu jest znacznie mniejsza.
Brak znajomości wewnętrznych procesów
Aby dopasować system ERP odpowiednio do Twojej działalności, musisz wiedzieć, jakie zachodzą w niej wewnętrzne procesu. Głównym celem oprogramowania jest bowiem zacieśnienie relacji pomiędzy różnymi działami oraz poprawa ich współpracy. Jeżeli nie wiesz, jakie są najbardziej problematyczne kwestie w stosunkach pomiędzy różnymi pionami, w jaki sposób działają wewnętrzne procesy ani czy sposób ich działania jest prawidłowy, to nie uda Ci się sprawnie wdrożyć systemu ERP. Dopiero po rozpoznaniu powyższych zagadnień będziesz mógł bowiem wybrać odpowiednie moduły systemu, a także ocenić, w jaki sposób powinny one działać, aby być dla zarządzanego przez Ciebie przedsiębiorstwa jak najbardziej funkcjonalne.
Niewłaściwe tempo wdrażania ERP
Częstym błędem jest także narzucenie niewłaściwego tempa wdrażania systemu ERP. Zdarza się bowiem niejednokrotnie, że początkowo kadra kierownicza podchodzi do projektu z wielkim zapałem, widząc szereg potencjalnych korzyści. Im dłużej jednak przygląda się możliwym do wyboru opcjom, tym rozmach staje się mniejszy. Konkretną decyzję trudno jest podjąć, zwłaszcza, że aby decyzja była prawidłowa, najpierw należy przemyśleć wiele kwestii, jak chociażby wewnętrzna organizacja procesów biznesowych. W konsekwencji wdrożenie systemu ERP przeciąga się w czasie i to nie z powodów finansowych. Zmniejszenie tempa wdrażania projektu prowadzi natomiast do utraty entuzjazmu nie tylko wśród kadry kierowniczej, ale także wśród przyszłych potencjalnych użytkowników systemu. W związku z powyższym dobrze już na samym początku założyć sobie pewien harmonogram wdrożenia nowego systemu i ściśle go przestrzegać.
Niewłaściwe podejście do problemów po wdrożeniu
Oprócz właściwego podejścia do wdrożenia systemu, niezmiernie ważne jest także odpowiednie podejście do późniejszej pracy z systemem. Jeżeli dopiero poznajesz nowe oprogramowanie, to na początku mogą pojawić się błędy. W takim wypadku nie należy jednak się poddawać, a zweryfikować, z jakiego powodu doszło do powstania problemu. W większości cierpliwość oraz weryfikacja źródła problemu spowodują, że niedogodność da się z łatwością wyeliminować. Choć na początku może wydawać się, że program nie działa tak, jak powinien, ponieważ nie odnotowujesz od razu zwiększonych zysków, to po pewnym czasie zauważysz, że wydajność pracy zwiększyła się znacznie, co będzie miało przełożenie także na osiągane przez Ciebie przychody.
Skontaktuj się z nami i dowiedz się jak szybko i łatwo możesz przeprowadzić wdrożenie w swojej organizacji!
