Strona główna 9 Dla biznesu 9 Automatyzacja pracy w sektorze administracji publicznej. Poznaj najważniejsze możliowści, sposoby działania i korzyści.

Automatyzacja pracy w sektorze administracji publicznej. Poznaj najważniejsze możliowści, sposoby działania i korzyści.

Automatyzacja procesów w urzędzie lub w instytucji administracji publicznej to jeden z elementów transformacji cyfrowej takiej organizacji. Jej celem jest przekształcenie jednostki w miejsce przyjazne, wygodne i nowoczesne, zarówno dla petentów jak i pracowników. Zadbanie o procesy wewnętrzne, automatyzacje pracy czy usprawnienie zarządzania dokumentacją to istotne składniki podniesienia efektywności pracy jednostki. Nie bez znaczenia pozostają również aspekty inwentaryzacji i zarządzania zasobami, efektywnej sprawozdawczości i skutecznej wymiany danych z pozostałymi systemami funkcjonującymi w jednostkach.

Spis treści artykułu

  1. Możliwości systemu ERP enova365 dla obszaru administracji publicznej
  2. Korzyści z wdrożenia automatyzacji w obszarze administracji publicznej
  3. Praktyczne zastosowanie enova365 w urzędzie
  4. Wyzwania i rekomendacje podczas wdrażania automatyzacji w obszarze administracji publicznej i w urzędzie
  5. Podsumowanie

Możliwości systemu ERP enova365 dla obszaru administracji publicznej

Obszar administracji publicznej, choć różni się od typowego biznesu, posiada rozbudowane potrzeby względem systemu ERP.
Pracownicy oczekują unowocześnienia narzędzi pracy, poprawy procesów i organizacji, a petenci szybszej obsługi wniosków i spraw, rzetelniejszej realizacji zadań i automatyzacji niektórych kroków. W przypadku instytucji prowadzących również działalność gospodarczą, np. muzeów, oczekiwania odnośnie do systemu ERP rosną i zdecydowanie wykraczają poza zbyt często kojarzoną z nim rolę w obszarze kadr, płac czy księgowości.

System taki jak enova365 oferuje możliwości, które mogą wspomóc i usprawnić działanie urzędów. Oto niektóre z nich:

  • Elektroniczny obieg dokumentów – digitalizacja dokumentów w urzędzie, to nie tylko fakt posiadana ich w wersji elektronicznej. To możliwości przetwarzania danych i tworzeniu obiegów, w których nie jest konieczne akceptowanie i podpisywanie papierowych wersji dokumentów. Digitalizacja może dotyczyć wewnętrznych spraw pracowniczych, jak również wniosków składanych przez petentów. Dzięki możliwościom OCR, dokument złożony przez petenta w formie papierowej, może być dalej procedowany przez urząd w wersji cyfrowej, z pełną historią zmian. Umożliwia to szybsze przesyłanie dokumentów, , np. wniosków o wydanie zaświadczeń, między wewnętrznymi działami urzędu. Dzięki temu czas odpowiedzi znacznie się skraca. Ponadto wnioski składane online przez petentów mogą być automatycznie przekierowywane do odpowiednich działów i osób uprawnionych.
  • Obsługa działań zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej. W systemie możemy odtworzyć pełen obieg dokumentu: od momentu rejestracji pisma w punkcie kancelaryjnym do zamknięcia teczki sprawy.
  • Automatyzacja procesów – system enova365 wspiera automatyzację procesów w całej instytucji. Na przykładzie cyfrowej obsługi wniosków, może automatycznie przekazywać wnioski między wydziałami, zgodnie z przyjętym procesem obiegu dokumentów oraz powiadamiać pracowników o konieczności wykonania zadania, np. weryfikacji lub wydaniu decyzji administracyjnej. Umożliwia również stałe monitorowanie statusu wniosku.
  • Efektywne zarządzanie zasobami – system enova365 umożliwia katalogowanie oraz zarządzanie zasobami, między innymi takimi jak sprzęt biurowy, pojazdy, budynki, zbiory czy wystawy. W systemie mamy również możliwość łączenia tych czynności z inwentaryzacją i spisami z natury. Moduł Księga Inwentarzowa pozwala na prowadzenie ewidencji majątku organizacji według Krajowych (KSR) lub Międzynarodowych (MSR) standardów Rachunkowości.
  • Zarządzanie zespołem i HR – system enova365 wspiera procesy kadrowo-płacowe, np. naliczanie wynagrodzeń, ewidencję urlopów czy nadgodzin i delegacji. Umożliwia również przeprowadzenie i bieżące monitorowanie procesu rekrutacji. Wprowadza narzędzia do samoobsługi pracowników. Wspiera różne modele i systemy czasu pracy.
  • Księgowość i rozrachunki – poza standardowymi funkcjonalnościami jak wystawianie czy ewidencjonowanie faktur różnego typu, system wspiera zarządzanie budżetem, kontrolę wydatków, a także sprawozdawczość finansową. System enova365 umożliwia tworzenie zestawień księgowych na podstawie wielu elementów, np. kont księgowych, prowadzonych projektów czy inaczej zdefiniowanych kategorii. Pozwala również automatyzować cykliczne czynności księgowe.
  • Zarządzanie projektami – system enova365 wspiera planowanie, realizację i monitorowanie projektów oraz inwestycji, np. budowy lub modernizacji budynków użyteczności publicznej, realizację programów o określonym celu czy automatyczne rozpisywanie kosztów i przychodów na pozycje.
  • Integracje z innymi systemami – enova365 można zintegrować z systemami wewnętrznymi urzędu, kasami fiskalnymi, platformami do obsługi klientów / petentów, a także z aplikacjami i portalami rządowymi.

Dzięki takim rozwiązaniom administracja publiczna oraz urzędy zyskują większą kontrolę nad procesami, mogą skuteczniej obsługiwać petentów, eliminując wewnętrzną, dodatkową „papierologię” oraz efektywnie zarządzać swoimi zasobami.
Automatyzacja w kluczowych obszarach, takich jak obieg dokumentów, księgowość czy kadry i płace, pozwala urzędom działać szybciej i sprawniej, odpowiadając na potrzeby nowoczesnego pracownika i społeczeństwa.

Korzyści z wdrożenia automatyzacji w obszarze administracji publicznej

Wdrożenie automatyzacji procesów w administracji publicznej przynosi liczne korzyści, które wpływają zarówno na codzienną pracę urzędników, jak i na jakość świadczonych usług. Przekształcenie tradycyjnych procesów w zautomatyzowane rozwiązania pozwala urzędom działać szybciej i skuteczniej. Dzięki wdrożeniu systemu enova365, administracja publiczna staje się bardziej nowoczesna i dostępna dla interesariuszy.

Wdrożenie systemu ERP w administracji publicznej przynosi zauważalne korzyści, np.:

  • Eliminację wykonywania powtarzalnych zadań.
  • Podniesienie sprawności obsługi spraw lub klientów.
  • Minimalizowanie liczby popełnianych błędów.
  • Zwiększenie dostępności usług – digitalizacja procesów umożliwia szybsze załatwianie spraw przez petentów / klientów, a integracja z innymi systemami używanymi w urzędzie gwarantuje sprawniejszą komunikację i zbierania danych w jednym miejscu.
  • Potencjalne zmniejszenie kosztów operacyjnych – urzędy i administracja publiczna opierają swoje działania na środkach rządowych, których sposób pozyskiwania oraz wydatkowania należy realizować efektywnie.

Wprowadzenie automatyzacji w sektorze administracji publicznej to krok w stronę nowoczesnych, efektywnych i przyjaznych urzędów. Większa dostępność usług, obniżenie kosztów ich funkcjonowania oraz przyspieszenie procesu załatwienia sprawy przez petenta to tylko niektóre z korzyści wynikających z wdrożenia systemów ERP.

Praktyczne zastosowanie enova365 w urzędzie

Wśród naszych Klientów znajdują się instytucje z obszaru administracji publicznej, m.in. Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych czy Muzeum Łazienki Królewskie. W obu przypadkach rolą CWI było wprowadzenie nowoczesności w obszarze kadrowo-płacowym, z pomocą systemu enova365.

Proces wdrożenia w RARS rozpoczęliśmy od analizy przedwdrożeniowej, gdzie zdefiniowane zostały potrzeby oraz zakres wdrożenia. Efekty, które udało nam się osiągnąć:

  • unowocześnienie i przeniesienie procesów kadrowo-płacowych do systemu enova365,
  • połączenie wielu oddziałów w jedną spójną całość w systemie klasy ERP,
  • zwiększenie stopnia samoobsługi pracowniczej poprzez Pulpity Pracownicze, gdzie pracownicy mogą przeglądać prywatne dane kadrowe czy paski wypłat,
  • migracja danych kadrowo-płacowych z poprzedniego systemu oraz swobodny dostęp do nich w enova365,
  • integracja z zewnętrznym systemem księgowym oraz integracja z systemem SAP, który służy do innych celów w jednostce,
  • usprawnienie w kluczowym obszarze, który związany jest z ocenami okresowymi, procesami rekrutacji i działaniami samoobsługi, np. wnioski urlopowe, wnioski o szkolenia, wnioski do ZFŚS, dzięki wykorzystaniu pełni możliwości modułu Workflow i wprowadzeniu automatyzacji.

To tylko niektóre z możliwości, jakie oferuje system enova365 dla jednostek administracji publicznej. Więcej na temat wdrożenia systemu enova365 w RARS przeczytaj tutaj.

Wyzwania i rekomendacje podczas wdrażania automatyzacji w obszarze administracji publicznej i w urzędzie

Wdrożenie automatyzacji w administracji publicznej wiąże się z licznymi korzyściami. Należy je jednak dokładnie zaplanować.

Duże znaczenie odgrywa działanie zgodne z obowiązującymi przepisami oraz odpowiednie szkolenie użytkowników z obsługi systemu. Te wszystkie czynniki mają wpływ na maksymalne wykorzystanie potencjału automatyzacji w urzędzie.

Wybór enova365 pozwala bez przeszkód sprostać wyzwaniom jakie niesie ze sobą wdrożenie systemu ERP w urzędzie i administracji publicznej:

  • Przepisy prawne, które obowiązują jednostki – każdy urząd musi działać zgodnie z regulacjami, które są na niego nałożone, m.in. Ustawa o Finansach Publicznych, Prawo Zamówień Publicznych czy Ustawa o gospodarce nieruchomościami. W trakcie procesu wdrożeniowego, dostosowujemy moduły enova365 tak, aby realizowane czynności były zgodne z wymaganiami regulacyjnymi.
  • Obsługa systemu i szkolenia – płynne poruszanie się przez zespół w swoim systemie, jest podstawą efektywnego działania całej jednostki. Szkolenie oraz wsparcie serwisowe, to kwestie traktowane przez CWI na równi z pozostałymi etapami prac. Zależy nam na tym, aby obsługa systemu nie stanowiła problemu, a sam system wspierał codzienną pracę, a nie był przeszkodą.
  • Wybór systemu i partnera wdrożeniowego – bez cienia wątpliwości rekomendujemy system enova365 jako stabilny i zgodny z przepisami trzon informatyzacji w jednostkach administracji publicznej. Wybierając firmę do współpracy, warto postawić na taką, która zna specyfikę działania urzędu i instytucji publicznych, a także potrafi zaproponować sprawdzone rozwiązania dla tego obszaru. Warto również zweryfikować możliwość i zakres wsparcia serwisowego.

Dostosowanie systemu do aktualnych przepisów prawa, wybór odpowiednich szkoleń dla pracowników oraz uwzględnienie specyfiki instytucji publicznych to klucz do sukcesu. W rezultacie automatyzacja nie tylko usprawnia działanie urzędów, ale także umożliwia lepsze wykorzystanie zasobów i poprawę jakości świadczonych usług.

Podsumowanie

Poprzez transformację cyfrową jednostek administracyjnych z wykorzystaniem systemu ERP enova365, przekształcamy organizacje w miejsca przyjazne i nowoczesne, zarówno dla pracowników, jak i interesariuszy.

Osoby pracujące w jednostkach administracji publicznej, oczekują unowocześnienia i podniesienia atrakcyjności swojego miejsca pracy. To właśnie można osiągnąć wprowadzając nowe narzędzia, usprawniając procesy i automatyzując zadania.

Dzięki enova365 procesy takie, jak obsługa wniosków, automatyczne przekazywanie ich między wydziałami, zgodnie z przyjętym procesem obiegu dokumentów, są wykonywane sprawniej. Pracownicy odzyskują czas na inne czynności, a interesariusze są zadowoleni z przyspieszenia realizacji ich wniosków.

Automatyzacja tradycyjnych procesów pozwala na szybszą i skuteczniejszą obsługę interesariuszy. Przekonały się o tym m.in. Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych oraz Muzeum Łazienki Królewskie w obszarze kadr, płac, elektronicznego obiegu dokumentów czy koordynacji i cyfryzacji obiegu danych, między oddziałami rozmieszczonymi w różnych miejscach Polski.
Wybór enova365 jako systemu ERP dla urzędu pozwala na skuteczne usprawnienie codziennej pracy.

Serdecznie zapraszamy do współpracy z CWI!

#znamimoznawiecej